chefsassistent.

Några centrala arbetsuppgifter som chefsassistent kan vara följande: 

• Hålla koll på chefens kalender och schema: Du är ytterst ansvarig för att se till att chefens kalender och schema går ihop, och behöver även tänka strategiskt för att tiden ska räcka till. Du planerar deras schema baserat på målsättningar och prioriteringar som finns i verksamheten. Du tar emot mötesbokningar och skapar ett arbetsschema som fungerar, och ser till att företagsledningen får sina arbetsdagar och arbetsveckor att gå ihop. 
• Ta emot samtal och svara på mail: I rollen som chefsassistent kommer du att sköta all kommunikation med företagsledningen. I det ingår att ta emot telefonsamtal och hålla koll på deras inkorgar i mailsystemen. Du behöver också organisera och rangordna all korrespondens som de får utifrån prioritet. Allt går ut på att förenkla jobbet för chefer. 
• Planera möten: En av dina huvudsakliga uppgifter som chefsassistent är att planera och hantera möten. Det kan vara olika typer av möten, allt från kundmöten till möten med företagsledningen eller andra medarbetare. Du behöver planera in personliga, fysiska möten eller digitala möten genom att hitta en tid som passar alla inblandade parter. Du behöver också förbereda företagsledningen och cheferna för mötena. Under tiden som mötena pågår antecknar du vad som sägs och vad man kommer fram till, och i vissa fall transkriberar du hela möten åt personer som inte kunde närvara. 
• Koordinera resor: Som chefsassistent är man också ansvarig för att planera allt resande som chefen eller företagsledningen behöver göra i tjänsten. Du ser till att reseplaneringen går ihop med arbetsschemat och att det blir ett bekvämt sätt att resa genom att organisera flyg eller annat färdsätt, transport till och från tågcentraler eller flygplatser samt boende. Du behöver också planera ditt schema därefter, om du skulle behöva följa med på resan. 

Som chefsassistent arbetar du vanligtvis i en kontorsmiljö. Du har friheten och förtroendet att arbeta på egen hand, men att vara samarbetsvillig och finnas där för andra medarbetare är en viktig del av jobbet. Delar av ditt jobb kan du utföra hemifrån, men det krävs också fysisk närvaro för att kunna sköta vissa av dina arbetsuppgifter. Du bör också förvänta dig att vara nåba hela tiden för ledningsgruppens medlemmar och andra chefer, när de får ny information. Det innebär att du alltid bör vara professionell och bra klädsel på ditt jobb. 

Som chefsassistent är din viktigaste kollega den chef eller de chefer som du arbetar nära. Men du kommer också att arbeta nära administratörer, office managers, ekonomichefer och löneadministratörer. Det är heller inte ovanligt att du arbetar i tätt ihop med projektledare, verksamhetschefer och PR-chefer. Säljavdelningen kan också vara en viktig avdelning att arbeta nära, eftersom deras prestationer är centrala för företaget. 

Chefer och företagsledningen på ditt företag arbetar heltid och ditt arbetsschema kommer att behöva anpassas utifrån hur chefen lägger upp sitt arbete. Vanligtvis arbetar du 40 timmar i veckan med vanliga kontorstider mellan kl 8-17. En del arbete kan även förekomma utanför planerad arbetstid, på kvällar och helger, men i de flesta fall har du som chefsassistent ledigt på helgerna, om rutinerna och arbetsflödet fungerar som de ska på företaget. 

I rollen som chefsassistent har du en viktig operativ roll. För att nå en sådan roll krävs att man är flexibel och har en öppen inställning till sitt jobb. För att bli framgångsrik som chefsassistent krävs att man har en förståelse för att så kan bli fallet. 

På många stora, framgångsrika företag har chefer och företagsledningen en utmaning i att maximera sin produktivitet utan att få avlastning med viktiga administrativa uppgifter och annat som dyker upp en arbetsdag. Detta gör att framtidsutsikterna ser bra ut för chefsassistenter, där rollen är just att avlsta cheferna och ledningen med administrativa uppgifter så att de kan fokusera på det som är viktigt för verksamheten och nå uppsatta mål.

En fungerande företagsledning ger företaget bättre förutsättningar att hantera alla möjliga utmaningar. Det gör att rollen som chefsassistent är viktig och att du över tid kan få en allt viktigare roll. Ju längre du jobbat som chefsassistent, desto högre lön kommer du att kunna få. Under tiden som du arbetar som chefsassistent kan du både arbeta med en enskild chef eller med en större grupp av chefer.

Det finns många fördelar med att hitta ett ledigt jobb som chefsassistent via Randstad: 

• Olika utvecklings- och karriärmöjligheter
• En erfaren kontaktperson som kan hjälpa dig vid behov 
• Många lediga jobb inom ditt område
• Hel- eller deltidsarbete beroende på jobb/uppdrag 

Vill du ha en tillsvidareanställning som chefsassistent? Ett vikariat eller tillfälligt jobb som chefsassistent är ofta ett bra första steg mot en fast anställning. Varje år får flertalet personer en fast anställning hos arbetsgivare, tack vare ett tillfälligt jobb som gått via oss på Randstad. Dessutom är det många företag som rekryterar sina tillsvidareanställda direkt genom Randstad.

Att kunna planera och organisera är viktiga egenskaper för att bli en duktig chefsassistent. Det är kompetenser som gör att du kan underlätta arbetet för chefen eller cheferna du assisterar, genom att organisera deras kalendrar, arbetsscheman och resor. Du behöver en god planeringsförmåga för att sätta upp arbetsflöden med deadlines, målsättningar och prioriteringar. 

Som chefsassistent behöver du vara duktig på att kommunicera både i tal och skrift. Detta är viktigt i flera delar av ditt arbete, däribland när du korrekturläser dokument och kommunicerar med olika parter i ett projekt. En god kommunikativ förmåga är viktigt då man har mycket dialog med både interna och externa personer. 

Det är ett dynamiskt arbete som väntar i rollen som chefsassistent, vilket kräver en god förmåga att anpassa sig och vara flexibel när nya situationer eller utmaningar uppstår. Det innefattar att vara öppen för att arbeta på obekväma arbetstider, utanför planerad arbetstid. 

En chefsassistent är öron, ögon och händer till chefer som har mycket att göra under sina arbetsdagar. Du hanterar små men tidskrävande arbetsuppgifter som frigör tid för högre chefer. Ditt jobb är att minimera olika distraktioner som gör att arbetsflödet påverkas negativt. Du är också ett ständigt stöd till chefen. 

För att lyckas i en roll som chefsassistent krävs att du är lyhörd, är duktig på att kommunicera i skrift och tal, och har en god förmåga att planera och organisera. Med ett gott öga för detaljer kommer du att kunna se potentiella förbättringar i verksamheten och se till att undvika missförstånd. Du behöver föra anteckningar, organisera filer och kommunicera med externa och interna parter för att arbetet ska flyta på. 

Det finns en viss möjlighet att bli chef eller till och med VD efter att tidigare ha varit verksam som chefsassistent på arbetsplatsen. Många chefsassistenter får en stor förståelse för hela verksamheten i sin krävande roll och i vissa fall kan det leda till en chefsroll.

Det krävs vanligtvis en akademisk utbildning för att bli aktuell för ett jobb som chefsassistent, men också för att kunna sköta sitt jobb på ett bra sätt. Genom att läsa en akademisk utbildning får man många av de verktyg som behövs för att bli en framgångsrik chefsassistent och det är meriterande med en kandidat- eller masterexamen inom något studieområde som är relevant, som företagande, ekonomi eller projektledning. 

Det är enkelt att söka ett jobb som chefsassistent. Sök bland våra lediga jobb i ditt område. Skicka sedan in ditt CV och ditt personliga brev eller sök via LinkedIn. 

Om du behöver hjälp med din jobbansökan kan du läsa alla våra jobbtips här! 

Här kan du hitta mer information om rollen som chefsassistent.