6 sätt för företag att minska personalkostnaderna.

I tider av ekonomisk oro och lågkonjunktur överväger företagsledare i nästan alla branscher olika åtgärder för att minska kostnaderna. Personalkostnaderna är ofta ett av de områden man ser över för att kunna göra kostnadsbesparingar.

Att minska personalkostnaderna kan dock vara lite knepigt. Å ena sidan utgör personalkostnaderna vanligtvis en stor del av företagets totala budget. Att kunna sänka kostnaderna inom detta område kan alltså ha en betydande inverkan. Å andra sidan måste du ha konkurrenskraftiga löner och förmåner för att kunna rekrytera och behålla de talanger som du behöver för att få ditt företag att växa.  

Det är viktigt att ha ett brett synsätt och överväga en rad olika sätt att minska personalkostnaderna. Detta bör inkludera att undersöka de ekonomiska effekterna av trender i din befintliga personalstyrka – såsom frånvaro och personalomsättning.

I den här artikeln tittar vi på sex områden där företagsledare kan bidra till kostnadsbesparingar och lyfter fram några specifika lösningar som kan ge värdefulla fördelar för ditt företag.

1. minska personalomsättningen och frånvaron

Om du är allt för fokuserad på dina direkta personalkostnader, som annonseringskostnader och att nyanställa, kan det hända att du missar de ekonomiska följderna av det som händer i din befintliga personalstyrka. Medarbetare som säger upp sig eller som ofta tar ledigt är exempel på sådana tendenser.

Ett företag är beroende av att ha rätt personalresurser tillgängliga vid rätt tidpunkt om produktiviteten ska kunna upprätthållas och kundernas efterfrågan mötas. Följaktligen kan hög personalomsättning och hög frånvaro orsaka betydande problem för företag.

Den mest uppenbara ekonomiska konsekvensen av uppsägningar och frånvaro är kostnaden för den extra personal som måste kallas in för att fylla luckorna. Men det finns också indirekta kostnader som inte är lika enkla att spåra i budgeten, så som de produktivitetsförluster som uppstår när en erfaren medarbetare slutar eller behöver ta ledigt.

Dessa konsekvenser kan märkas inom olika delar av företaget, eftersom människor från olika avdelningar måste omplaceras för att hålla kärnverksamheten igång.

Lösningar: 

• Minska personalomsättningen med en särskild plan för att behålla medarbetare, där fokus kan ligga exempelvis på ert arbetsgivarvarumärke, personalens utvecklingsmöjligheter eller hur ni kan underlätta en god balans mellan arbete och fritid.
• Skapa närvaropolicyer där det tydligt framgår vad som förväntas av medarbetarna. Se sedan till att reglerna tillämpas konsekvent i hela arbetsstyrkan.
• Följ frånvarotalen. Belöna medarbetare med låg frånvaro, och ta upp problemet med de medarbetare som ofta är frånvarande, så att du får reda på den bakomliggande orsaken och kan söka en lösning.
• Förbättra era rekryterings- och urvalsprocesser för att säkerställa att ni anställer rätt personer, och därigenom minskar personalomsättningen. Ett erfaret bemannings- eller rekryteringsföretag kan hjälpa er med detta.

2. anlita tillfällig personal

En vanlig kostnadsutmaning för företagen är behovet att ta in tillfällig personal för att hålla uppe produktionskapaciteten under de perioder när efterfrågan är som högst eller när personalstyrkan tillfälligt minskat till följd av frånvaro och semestrar. Genom att ha möjlighet att skala upp och ned personalstyrkan efter behov kan företaget uppfylla produktionsmålen och samtidigt sänka de totala kostnaderna.

Utöver de direkta kostnader detta medför, exempelvis för annonsering av tjänster och för den tillfälliga personalens lön, måste även andra aspekter övervägas. Hur mycket tid måste läggas på att introducera nya medarbetare? Hur påverkas produktiviteten? Om befintliga medarbetare måste lägga tid på att lära upp den tillfälliga personalen kanske de inte hinner producera lika mycket som normalt.

Vidare måste HR-avdelningen beakta kostnaderna för regelbunden rekrytering och urval av kandidater, som i sin tur påverkar hur mycket tid du kan lägga på att förbättra din befintliga arbetsstyrka.

Inköpsteamet å sin sida måste ta hänsyn till kostnaderna för utbildningsmaterial och andra resurser som behövs för att introducera de nyanställda så att de kan göra ett bra jobb.

Om du ofta använder tillfällig arbetskraft för att täcka luckor i bemanningen eller öka kapaciteten vid produktionstoppar kan du ha stor nytta av samarbeta med en HR-partner med specialistkompetens inom flexibel bemanning.

Lösningar: 

• Ett bemanningsföretag kan sköta administrationen kring rekryteringen av tillfällig personal och ta hand om centrala uppgifter som introduktion, skiftplanering och tillhandahållande av arbetskläder. Vissa bemanningsföretag kan även ta över hela processen för hantering av tillfällig arbetskraft.
• En dedikerad partner kan också fungera som företagets ”front office” i ärenden som rör tillfällig bemanning eller för frågor som uppstår på plats. På så sätt kan ditt team fokusera på att hantera den befintliga personalstyrkan.
• Centrala processer som tidrapportering och fakturering kan skötas elektroniskt, för större tillförlitlighet och effektivitet.
• Motverka produktivitetsförluster t.ex. genom en proaktiv kompetenshantering, som kan ha formen av ett utbildningsprogram i kombination med en effektiv personalplanering.

3. optimera löner och förmåner

Löner och förmåner utgör naturligtvis en betydande del av personalkostnaderna. Med tanke på hur stort det ekonomiska åtagandet är, särskilt för större organisationer, är det väl värt att tänka igenom och optimera lönenivåerna.

Är lönerna för högt satta kan arbetskostnaderna helt enkelt bli ohållbart stora, men är de för låga kan du å andra sidan få svårt att attrahera och behålla kompetenta, kvalificerade kandidater.

Lösningar:

• Försäkra dig om att lönerna för olika tjänster är korrekt satta genom att grundligt analysera det jobb som ska utföras samt göra en bedömning av vilken kompetens och erfarenhet som krävs för att prestera väl i respektive roll.
• Håll dig uppdaterad om trender och insikter på arbetsmarknaden för att bättre förstå kandidaternas förväntningar och jämför ert nuvarande löneerbjudande med andra arbetsgivare i er bransch.
• Minska resekostnaderna genom att arbeta med ett rekryteringsföretag för att förbättra strukturen i din kandidatbank samt prioritera lokal rekrytering.
• Se till att du har koll på lagar och förordningar i de länder där ni verkar. Exempelvis är reglerna inom EU ofta strängare än i andra regioner, och löneskalor och andra aspekter regleras ofta i avtal.

4. minska överbemanningen

Överbemanning – där du betalar för större kapacitet och fler medarbetare än du behöver – är en vanlig källa till ineffektivitet i tillverkningssektorn. Det uppstår ofta under perioder i produktionscykeln där efterfrågan är låg, till följd av exempelvis säsongsbundna trender eller bredare ekonomiska faktorer.

Genom att minimera överbemanningen betalar du bara för den arbetskraft du behöver, och kontrollerar därmed kostnaderna – något som kan vara extra viktigt när det gäller tillfällig personal. Det främjar också produktiviteten, i och med att de resurser du har till förfogande utnyttjas så effektivt som möjligt.

Lösningar:

• Analysera kapacitetsutnyttjandet avseende er personal för att få en bättre bild av hur effektivt ni använder era resurser samt hur ofta ni är överbemannade och varför.
• Titta på alternativa sätt att fördela personalen: kan medarbetarna vara produktiva på andra sätt när de inte behövs i själva produktionen?
• Ta hjälp av ett HR-företag och studera trenderna i branschen så att du på ett underbyggt sätt kan förutsäga svängningar i aktivitet och efterfrågan.
• Skapa en strategi för att förutse organisationens framtida behov av kompetens och arbetskraft.

5. begränsa nyanställningarna

Att rekrytera ny personal är ofta nödvändigt. Om du t.ex. går igenom en period av snabb tillväxt eller träder in på en ny marknad, kommer du sannolikt att behöva mer arbetskraft och specialiserad kompetens för att stödja expansionen.

Men det är också viktigt att tänka på kostnaden och det hårda arbete som nyrekryteringar innebär, från rekrytering och introduktion till utbildning och handledning på arbetsplatsen. Kan du vidta åtgärder för att undvika nyanställningar, finns det mycket att vinna på det..

Lösningar:

• Överväg möjligheten att tillgodose företagets kompetensbehov genom omskolning eller kompetensutveckling för befintlig personal.
• För en dialog med de medarbetare som är mest värdefulla för organisationen, så att du är säker på att de är nöjda och känner ett engagemang för företaget. Att erbjuda löneförhöjning eller förbättrade förmåner för att behålla värdefull kompetens – i den mån gällande avtal medger detta – kan visa sig vara mer ekonomiskt hållbart och bättre för verksamheten än att anställa någon ny.
• Se till att du har en pool av granskade och beprövade kandidater som kan kallas in och stärka upp verksamheten vid produktionstoppar. På så sätt kan du, när du verkligen behöver nyanställa, rikta in dig på kandidater som inte behöver särskilt mycket stöd eller utbildning.
• Utveckla ett program för medarbetarutveckling så att du kan hjälpa dina bästa medarbetare att avancera inom företaget. Detta steg minskar kompetensgapet inom organisationen och kan bidra till att fler stannar kvar.

6. samarbeta med ett bemanningsföretag

Du kanske inte ens är medveten om hur mycket tid, pengar och resurser som går åt till att anställa nya medarbetare och hantera din personalstyrka. Direkta kostnader, som löner och förmåner, övertidstimmar och platsannonser, kan vara lätta att spåra. Indirekta kostnader, som personalomsättning och produktivitetsförluster, är kanske inte lika tydliga, men kan ändå ha en betydande inverkan på företagets budget och resultat.

Att inleda ett samarbete med ett bemanningsföretag är ett av de snabbaste och mest effektiva sätten att få kontroll över dina personalkostnader. Att betala avgifter för att arbeta med ett bemanningsföretag kan verka kontraproduktivt för dina kostnadsbesparingar. Men den expertis och de tjänster som tillhandahålls av ett professionellt bemanningsföretag kan faktiskt hjälpa din organisation att uppnå minskade personalkostnader.

En av de största fördelarna med att arbeta med ett bemanningsföretag är att de kan säkerställa rätt person på rätt plats, vilket i sin tur kan leda till att ni behåller era medarbetare längre och ökar produktiviteten.

Lösningar:

• Rätt bemanningsföretag kan hjälpa dig att hitta de bästa kandidaterna snabbt och enkelt genom att ge tillgång till en pool av förhandsgranskade kandidater.
• En HR-partner, som Randstad, kan ta fram en skräddarsydd strategi för att minska kostnaderna, som är helt anpassad efter ditt företags specifika behov. Det säkerställer att du bara betalar för de tjänster inom rekrytering och personalhantering som din organisation behöver.  
• Den expertis som ett erfaret bemanningsföretag besitter kan hjälpa dig att optimera din flexibla personalstyrka och anpassa den efter produktionscyklerna. 
• På Randstad Inhouse Services är vi specialiserade på att arbeta sida vid sida med våra kunder för att analysera HR-processer och identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar. Vi kan arbeta direkt med era ledningsgrupper för att utveckla effektiva strategier för kostnadsbesparingar.