strategier för att skapa en positiv medarbetarupplevelse.

I en tid där arbetsmarknaden blir allt mer konkurrensutsatt och medarbetarnas behov ständigt förändras, är det viktigt för organisationer att förstå betydelsen av att skapa en positiv och givande medarbetarupplevelse för att attrahera och behålla sina medarbetare.

Att fokusera på medarbetarupplevelsen handlar om att skapa en positiv och meningsfull arbetsmiljö där medarbetarna trivs, är engagerade och kan utvecklas. Det handlar om att skapa en kultur där medarbetarna känner sig sedda, uppskattade och inspirerade att prestera sitt yttersta.

Genom att prioritera medarbetarupplevelsen kan organisationer främja medarbetarnas välbefinnande, motivation och produktivitet. Det är en investering som ger avkastning genom ökad lojalitet, minskad personalomsättning och bättre företagsresultat. 

vad är en medarbetarupplevelse?

Medarbetarupplevelsen avser den totala upplevelsen och interaktionen som en anställd har med sin arbetsplats och arbetsmiljö. Det handlar om medarbetarens känslor, attityder och uppfattningar gentemot arbetsgivaren, arbetsuppgifterna och arbetsmiljön. 

Faktorer som påverkar medarbetarupplevelsen inkluderar ledarskap, arbetslivets balans, utvecklingsmöjligheter, belöningssystem och arbetsmiljön. En positiv medarbetarupplevelse bidrar till välbefinnande, motivation och produktivitet för medarbetarna, samtidigt som det kan minska personalomsättning och stärka organisationens framgång.

strategier för att skapa en positiv medarbetarupplevelse

Medarbetarupplevelsen måste stå i centrum för alla ansträngningar att förstå och förbättra arbetsmiljön. Nedan har vi sammanställt några strategier för att skapa en positiv medarbetarupplevelse genom hela medarbetarresan.

anpassa rekryteringsprocessen

Rekryteringsprocessen påverkar inte bara företagets förmåga att hitta och rekrytera rätt medarbetare. Den säger också mycket om företagets kultur i stort. Bristfälliga rekryteringsmetoder kan leda till en dålig arbetsmiljö. 

Varje kontaktpunkt i rekryteringsprocessen måste vara felfri och sätta människan i fokus. Av denna anledning kan det vara en god idé att ta hjälp av ett rekryteringsföretag, som kan hjälpa till att förbättra hela, eller delar av, er befintliga rekryteringsprocess. Detta säkerställer rätt person på rätt plats och medarbetare som delar era värderingar och som kommer trivas på sin nya arbetsplats. 

Nedan följer några exempel på vad som kan bidra till en mer positiv rekryteringsresa för dina kandidater:

• se till att jobbeskrivningarna stämmer; ingen vill slösa tid på ett jobb som inte passar honom eller henne
• undvik tidskrävande ansökningsprocesser, särskilt i det inledande skedet
• se till att företagets karriärsida är användarvänlig, uppdaterad och har ett tydligt och representativt budskap om hur det är att jobba hos er
• håll de sökande ständigt informerade om var de befinner sig i processen genom att kontakta dem och meddela antingen att de inte gått vidare, att du vill veta mer eller att du vill boka in en tid för intervju 

fokusera på onboardingen 

Introduktionen är en annan viktig milstolpe i medarbetarupplevelsen eftersom dess funktion är att integrera nya medarbetare i företaget. Ett effektivt introduktionsprogram ger nya medarbetare en positiv start genom att de får den kunskap och utbildning och det stöd de behöver för att bli produktiva teammedlemmar. 

Faktum är att introduktionen har visat sig vara en nyckelfaktor när det gäller att behålla medarbetare och stärka deras engagemang. Statistik visar att över två tredjedelar av de nyanställda som genomgått en lyckad introduktion stannar på företaget i minst tre år. En effektiv introduktionsprocess kan dessutom öka produktiviteten hos nyanställda med 50 %. 

Med strukturerade introduktionsrutiner säkerställer du att alla nyanställda får ta del av all nödvändig information och ges samma goda förutsättningar att komma in i allt från processer till företagskultur och mål.

Glöm dock inte de utmaningar som hybrid- eller distansarbete kan utgöra när det gäller introduktion av nya medarbetare. Var beredd att vid behov anpassa dig på det sätt som krävs för att engagera medarbetare som jobbar på distans.

Här följer några tips att ha i åtanke när ni ser över er introduktionsprocess:

• varje nyanställd måste fylla i den dokumentation som krävs enligt lag och för löneutbetalning
• teknisk utrustning och inloggningsuppgifter bör delas ut snabbt
• om den utbildning som krävs delas upp på flera perioder minskar risken att den nyanställde känner sig överväldigad 
• att ge den nya medarbetaren en mentor är ett bra sätt att hjälpa honom eller henne att komma in i de nya rutinerna, lära sig hitta i lokalerna och lära känna sina nya kollegor
• schemalagda möten med en chef eller företrädare för HR-avdelningen är ett sätt säkerställa att den nyanställde inte glöms bort eller hamnar utanför

investera i utbildning och utveckling

Många medarbetare vill bli bättre på sina jobb, utveckla nya kompetenser inom sitt område eller förbereda sig för andra roller via omskolning. Genom att erbjuda utbildningsprogram och kurser visar du att du också vill investera i medarbetarnas framtid. 

Medarbetare som har möjligheter att växa och utvecklas är mindre oroliga att förlora sina jobb till följd av tekniska framsteg. Data från University of Phoenix för Society for Human Resource Management stödjer detta. Över hälften av de tillfrågade arbetstagarna är oroliga för att deras jobb kan ersättas, och 40 % anser att ny teknik kan komma att göra deras jobb överflödiga. 

Det mest talande resultat av undersökningen är dock att över 65 % av arbetstagarna uppger att de skulle stanna hos sin nuvarande arbetsgivare om de fick möjlighet till kompetensutveckling och omskolning. Detta sätter press på arbetsgivare som vill behålla värdefulla medarbetare. 

Randstads undersökning Workmonitor för 2023 visade dessutom att anställningstrygghet och ekonomisk trygghet prioriteras högt av 92 % av arbetstagarna. Arbetstagarna känner sig ändå relativt trygga i att de kan hitta ett nytt jobb om de skulle bli av med arbetet, men nedskärningar och automatisering ger upphov till osäkerhet. Att erbjuda medarbetarna karriärcoachning utöver kompetensutveckling och omskolning kan hjälpa såväl medarbetare som företag att förbli konkurrenskraftiga. 

Medarbetarna i din organisation går säkerligen flera obligatoriska utbildningar, t.ex. inom säkerhet, varav vissa genomförs varje år. Sådana kurser är nödvändiga och nyttiga, men de bör skiljas från kurser som ger möjlighet att växa och utvecklas. Att se till att alla medarbetare förstår vilka utbildningsmöjligheter som finns tillgängliga och hur man tar del av dem är en viktig uppgift för HR-avdelningen.

visa uppskattning

Belöningar kan vara ett sätt att skapa extra incitament och att visa uppskattning för medarbetarna. Belöningar behöver inte nödvändigtvis vara ekonomiska, även om ingen tackar nej till pengar, och särskilt inte i inflationstider. Faktum är att många arbetstagare hoppas på någon form av kompensation för de ökade levnadsomkostnaderna från sin arbetsgivare.

Förutom att hålla koll på lönenivåerna för att säkerställa att du erbjuder tillräcklig ersättning kan du överväga följande icke-ekonomiska belöningar, som bidrar till en bättre arbetsmiljö:

• flexibel schemaläggning, där skift, ledighet och arbetsdagar kan anpassas
• möjlighet att jobba hemifrån eller enligt en hybridmodell
• erkännande genom utmärkelser, omnämnanden på möten eller i nyhetsbrev eller genom personliga meddelanden
• diverse förmåner såsom betald parkering, presenter från företaget eller möjlighet att välja mellan olika projekt
• gemensamma belöningar för hela avdelningar är ett bra sätt att höja stämningen och främja lagandan. Överväg cateringmat, sociala aktiviteter eller förlängda raster.

stärk ledarskapet

Alltför ofta befordrar företag medarbetare till ledande befattningar på helt fel grunder, t.ex. tjänstgöringstid eller arbetsprestationer. Men tyvärr är det inte alls säkert att den som är en utmärkt säljare också blir en utmärkt försäljningschef.

Det finns många andra aspekter av att leda och organisera en avdelning. Använd analysverktyg för att bedöma vilken kompetensuppsättning en viss tjänst kräver. Ta dig tid att diskutera arbetsuppgifterna noggrant med varje kandidat. Tanken på bättre lön eller högre status kan leda till att kandidater förhastar sig när de tackar ja till en tjänst, ibland med olyckliga följder.

Ett annat sätt att säkerställa en god arbetsmiljö är att stödja nya (och äldre) avdelningschefer genom att erbjuda utbildning och utveckling. Alla chefer behöver kunskaper i arbetsrätt. Andra kompetenser som en framgångsrik ledare behöver, och som en nyligen befordrad medarbetare kan sakna, är konflikthantering, beslutsfattande, förmåga att motivera andra och att organisera arbetet.

Om du har tillräckliga personalresurser kan du utse en mentor på chefsnivå som kan stödja den nya chefen i sina uppgifter. Se också till att det är tydligt vem som rapporterar till vem. Det händer exempelvis ofta att teamledare rekryteras ur ett team, så att den som befordrats måste börja förhålla sig som chef till sina gamla kollegor. Det är endast genom att erbjuda omfattande stöd som du kan bidra till en mer positiv medarbetarupplevelse för både chefen och teamet.

öka flexibiliteten

Det finns bland dagens arbetstagare en önskan att trivas med både arbetet och livet, snarare än att leva ett gott liv trots arbetet. Arbetsgivare som vill erbjuda en positiv arbetsmiljö måste därför ge möjlighet till en god balans mellan jobb och fritid. 2023 års upplaga av Randstad Workmonitor om arbetstagares attityder visar på detta.

• 94 % anser att balans mellan jobb och fritid är viktigt
• 61 % skulle inte arbeta för ett företag som lägger hinder i vägen för en sådan balans

Ett sätt för en organisation att påverka balansen mellan jobb och fritid är att erbjuda större flexibilitet kring var och när arbetet utförs. Även om möjligheterna till distansarbete inte är på samma nivå som under pandemin utgör sådana möjligheter fortfarande ett sätt att attrahera och behålla medarbetare. 

Använd HR-data för att fastställa vad dina medarbetare vill ha när det kommer till flexibilitet på arbetsplatsen. Att inrätta en modell för hybridarbete, där medarbetarna kan jobba hemifrån ett visst antal dagar i veckan, kan vara allt som krävs för att lyfta medarbetarupplevelsen för vissa av de anställda. Andra kanske föredrar fyradagarsvecka eller större inflytande över arbetstiden. 

lyssna och lär

Att genomföra förändringar utan att först ta in synpunkter och förslag kan ge ödesdigra resultat. Se medarbetarna som värdefulla resurser när du skapar en positiv arbetsmiljö. När du genomför undersökningar och tar in synpunkter bör du, även om du får in en mängd mycket olika förslag, hålla utkik efter bredare trender. Exempelvis kanske 20 personer uttrycker helt olika åsikter om hur fikarummet bör förändras. Eftersom så många tar upp ämnet kan du trots skillnaderna dra slutsatsen att fikarummet har vissa brister.

Det är också viktigt att inse att medarbetarna är mer förtrogna med arbetsprocesserna än du, och att de därför ofta har en bättre bild av hur produktiviteten kan förbättras. Var inte för snabb med att avfärda förslag från golvet.

Ett sätt att flytta fokus från ledningen till medarbetarna är att låta medarbetarna leda mötet. Ditt jobb är att lyssna, anteckna och ge lyhörd respons. Visserligen kan det komma upp idéer som kräver mer tid eller pengar än företaget kan investera, men det finns alltid ett taktfullt sätt att påtala det, utan att omedelbart skjuta förslaget i sank.