office manager.

• Planering: Det primära ansvaret i rollen som office manager är att planera arbetsflödet, för att säkerställa att allting i verksamheten flyter på utan problem. Som verksamhetschef är det ditt ansvar att sätta en struktur för de arbetsuppgifter som behöver utföras i enlighet med företagets målsättningar. När du har fått grepp om hur målsättningarna ser ut i företaget kommer du att behöva sätta en strategi för att uppnå dessa. 
• Personal: Personalfrågor är en viktig del av jobbet som voffice manager. I rollen kommer du att behöva arbeta nära HR-avdelningen för att assistera när det gäller befordringar, lönefrågor, rekrytering av ny personal och pensioneringen av äldre kollegor. Om du arbetar i ett mindre företag eller verksamhet kan du även vara ansvarig för rekryteringen på egen hand. 
• Motivera medarbetare: Det är viktigt att leda och motivera dina medarbetare i rollen som office manager, eftersom det är centralt för att kunna nå företagets målsättningar. Med det sagt är inspiration viktigt för att se till att personalen utvecklas och levererar på en bra nivå. Genom att motivera medarbetarna kan du göra hela sammanhållningen och stämningen på arbetsplatsen mycket bättre. Det i sin tur leder förhoppningsvis till en förbättrad produktivitet. För att uppmuntra dina medarbetare till ett så bra jobb som möjligt kan du använda olika former av motivation. 
• Kommunicera med personalen: Att ha förmågan att kommunicera på ett effektivt sätt är en kritisk del av jobbet som office manager. Utan en effektiv kommunikation blir det svårt att leda en framgångsrik avdelning. Som office manager behöver du därför ha en god dialog med din personal och informera om deras olika ansvarsområden. Det är viktigt att lära sig effektiva sätt att kommunicera med dina chefer också, för att tillsammans hitta nya sätt att göra företaget bättre. 
• Organisera resurser: Det är ditt ansvar att organisera verksamhetens resurser, planera och arbeta tillsammans med dina medarbetare för att säkerställa att målsättningarna uppfylls. För att det ska lyckas behöver du i din roll som office manager delegera uppgifter till relevanta expertisroller och ge tillgång till övriga resurser som behövs. 
• Samarbeta med IT-avdelningen: Att arbeta i ett modern företag och kontor innebär att tekniken i olika former är en del av det dagliga arbetet. För att säkerställa att det dagliga flyter på effektivt behöver du använda dig av olika mjukvaror och program, däribland spreadsheets, emails och olika databaser. Det är centralt att du får utbildning i viktiga datorprogram, så att du kan hålla videokonferenser och digitala-möten. För att få hjälp med all möjlig teknisk support behöver kontakten och dialogen med IT-avdelningen vara bra.
• Dokumentera relevanta delar av verksamheten: För att verksamheten ska kunna nå målsättningarna är dokumentation en viktig del. Det handlar inte minst om att få en överblick över vilka utgifter som finns i verksamheten och hur man eventuellt kan hitta sätt att förbättra marginalerna. För att kunna göra det krävs att en office manager är duktig på att dokumentera verksamhetens olika delar. Det är också ditt ansvar att förhålla dig till budgeten och säkerställa att alla utgifter och kostnader går i linje med att försöka göra verksamheten bättre. 

Större delen av dagen spenderas inomhus, på kontoret. Det är valet av arbetsgivare som styr hur kontoret är utformat och hur stort det är. I de flesta fall har en office manager ett eget kontor, men det är inte ovanligt med en öppen kontorslösning, som gör att man arbetar nära övriga kollegor. Som office manager kan du ofta själva välja om du vill arbeta hemifrån vissa dagar i veckan, men det är bra att dela upp veckan så att du även är på plats på kontoret och finns där för medarbetarna. 

En office manager jobbar vanligtvis heltid, med 40 timmar i veckan och under vanliga kontorstider. Men det är inte ovanligt att en office manager också har förtroendetid och behöver vara anträffbar även när kontoret är stängt, för att kunna besvara frågor från medarbetare, kunder eller chefer. Vid sidan om den ordinarie arbetstiden kan du behöva närvara på konferenser, mässor och möten för att gynna företagets intressen. Många företag kompenserar för övertiden du lägger, men i vissa fall kvalar det in under förtroendetid och är inräknat i den befintliga månadslön. 

Som office manager kommer du att ha dialog med olika avdelningar, medarbetare, chefer och kunder. Det gör att din erfarenhet och kompetens kommer att växa inom flera områden, vilket även kommer bidra till möjligheten att avancera i karriären. Om du arbetar i ett mindre företag eller verksamhet kan din arbetslivserfarenhet göra dig aktuell för ett jobb inom ett större företag och en högre chefsroll. Många som arbetat som office manager tidigare i karriären, har också vad som krävs för att starta och driva ett eget företag. Ju mer erfarenhet och kunskap du har, desto större möjligheter har du till en högre lön som office manager. 

Det finns många fördelar med att hitta ett ledigt jobb som office manager via Randstad: 

• Olika utvecklings- och karriärmöjligheter
• En erfaren kontaktperson som kan hjälpa dig vid behov 
• Många lediga jobb inom ditt område
• Hel- eller deltidsarbete beroende på jobb/uppdrag 

Vill du ha en tillsvidareanställning som office manager? Ett vikariat eller tillfälligt jobb som office manager är ofta ett bra första steg mot en fast anställning. Varje år får flertalet personer en fast anställning hos arbetsgivare, tack vare ett tillfälligt jobb som gått via oss på Randstad. Dessutom är det många företag som rekryterar sina tillsvidareanställda direkt genom Randstad.

En office manager har ett ansvar för att den dagliga och löpande verksamheten på ett kontor, företag eller verksamhet, så att det fungerar och flyter på enligt planerna. I det ingår att planera för resurser, delegera arbetsuppgifter och samarbeta med flera olika avdelningar på arbetsplatsen. Det är ditt ansvar att motivera och driva på medarbetarna så att den målsättning som man satt som företagt uppnås. 

En roll som office manager kan vara utformad på olika sätt i olika verksamheter. Det gör att namnet på rollen kan variera. En office manager kan också kallas för en kontorschef eller kontorsansvarig. Det finns också exempel på namn som administrativ specialist. Det är roller som påminner om rollen som en office manager. 

Det behövs ofta en office manager både i ett stort företag och i en mindre verksamhet. I ett litet företag är en office manager inblandad i fler projekt och behöver hantera fler uppgifter på egen hand. I ett större företag handlar jobbet som office manager om att delegera ansvar och planera för att verksamheten ska fungera som den ska.

I stort sett alla verksamheter behöver en office manager för att den dagliga verksamheten ska fungera. Detta gör att framtidsutsikterna ser bra ut om man vill satas på att jobba som office manager. Det går att arbeta inom flera olika branscher och på många olika typer av företag, både stora och små samt inom olika verksamheter. För den som har meriter från både arbetslivet och utbildning har en mycket bra utgångspunkt för ett jobb som office manager.

Det är enkelt att söka ett jobb som office manager. Sök bland våra lediga jobb i ditt område. Skicka sedan in ditt CV och ditt personliga brev eller sök via LinkedIn. 

Om du behöver hjälp med din jobbansökan kan du läsa alla våra jobbtips här!