best practice för hybridarbete: dos and don’ts.

Hur fungerar en hybrid arbetsplats och kan det vara något för ditt företag? I den här artikeln hittar du mer information om hybrida arbetsmodeller samt tips för dig som vill skapa en produktiv hybrid arbetsplats.

vad är en hybrid arbetsplats?

En hybrid arbetsplats har anammat en arbetsmodell som inkluderar både distansarbete och arbete på plats. Det kan fungera på två olika sätt. Det vanligaste är att arbetsgivaren låter medarbetarna jobba hemifrån vissa dagar och på kontoret andra dagar. I den andra modellen kan vissa medarbetare jobba på distans, medan andra måste vara på plats på arbetsplatsen enligt schema, beroende på arbetsuppgifterna.

Det finns stora fördelar med att investera i en hybrid arbetsmodell, exempelvis:

• ökad produktivitet: Vår undersökning visar att 34 % av arbetsgivarna noterade en produktivitetsökning hos de som arbetar på distans.
• nöjdare medarbetare: Undersökningar har också visat att 35 % av arbetstagarna anser att en hybrid arbetsmodell är den bästa.
• större talangpool: När det inte är ett krav att medarbetarna ska arbeta på plats mer än ett par dagar i veckan kan det locka kandidater som önskar större flexibilitet eller som vill undvika att pendla till jobbet varje dag.
• bättre beredskap: Något som blev väldigt tydligt under covid-19-pandemin är att saker snabbt kan förändras, och att framtiden är oviss. Med en hybrid arbetsmodell är medarbetarna förberedda för framtida störningar och förändringar på arbetsplatsen.

dos and don’ts för den hybrida arbetsplatsen 

Om du funderar på att införa en hybrid arbetsmodell är det viktigt att du från början har en utarbetad plan. För att hjälpa dig att komma igång har vi sammanställt våra bästa tips med praxis och varningar för vanliga misstag.

dos – att tänka på:

sätt dig in i medarbetarnas behov

När covid-19 dök upp kavlade arbetstagare världen över upp ärmarna och gjorde det som krävdes för att ta sig igenom pandemin. Även om allt har återgått till det normala kvarstår många av de stressfaktorer som tillkommit i medarbetarnas arbets- och privatliv. Självklart kan du inte skapa en arbetsmodell som tillgodoser varje enskild medarbetares behov, men du kan bilda dig en uppfattning om de stora utmaningar som personalen står inför.

Med en sådan förståelse kan du skapa en hybridmodell som främjar produktivitet och trivsel och bidrar till en sund balans mellan jobb och fritid. Lika viktigt är det att planera in täta tillfällen för avstämning med medarbetarna, så att du kan identifiera styrkor och svagheter hos den nya modellen och justera den efter behov.

sätt upp tydliga förväntningar

Tydlighet är viktigt i många avseenden, så även när det gäller hybridarbete. Dagens arbetstagare vill helt enkelt veta vad som förväntas av dem. När du skapar nya policyer för den hybrida arbetsplatsen ska du alltid vara tydlig och koncis. Medarbetarna ska förstå vad de har för ansvar (arbetstider, kommunikationsskyldigheter etc.) oavsett om de arbetar hemifrån eller på kontoret. Dina medarbetare ska också veta exakt hur prestationen kommer att mätas och vem de ska kontakta i olika frågor.

investera i kommunikationsverktyg

Intern kommunikation är en av de största utmaningarna med den hybridbaserade modellen. Det är dock absolut nödvändigt att se till att både medarbetare på plats och på distans är uppdaterade och och delar samma lägesbild. Annars riskerar du ditt företags rykte på grund av bristande kommunikation.

Om dina medarbetare har arbetat på distans sedan pandemin är det troligt att du redan har hanterat flera kommunikationsproblem. Lyckligtvis har de senaste årens tekniska utveckling inneburit att ett stort antal kommunikationsverktyg har utvecklats. Ta dig tid att identifiera eventuella kommunikationsutmaningar på ditt företag. Sök sedan efter alternativa kommunikationsmöjligheter som kan hjälpa ditt företag att övervinna dessa hinder.

anpassa kontorsmiljön

En ny arbetsmodell innebär ett nytt arbetssätt, som i sin tur kan kräva en ny arbetsmiljö. Tänk på hur medarbetarna kommer att jobba, såväl hemifrån som på kontoret. När medarbetarna är på plats bör fokus ligga på teambuilding, samarbete, möten, brainstorming och utbildning. När företaget övergår till hybridarbete är det oerhört viktigt att det finns plats för denna typ av möten.

Det betyder inte att företaget måste investera i kostsamma renoveringar eller flytta till nya lokaler. Däremot betyder det att du måste tänka nytt, och anpassa arbetsplatsen efter det nya arbetssättet. Om det t.ex. bara är hälften av medarbetarna som arbetar på plats varje dag kan du kanske skapa delade kontorsplatser och göra om resten av kontorsytan till mötesrum.

don’ts – att undvika:

överlåta alla beslut till den enskilde medarbetaren

Det kan framstå som idealiskt att bara låta var och en i personalen bestämma vilka dagar de vill jobba hemifrån och vilka de vill tillbringa på kontoret. Så länge inte varje medarbetare jobbar helt oberoende av sina kollegor kan ett sådant upplägg emellertid skapa stora utmaningar.

För det första vill de flesta arbeta hemifrån på måndagar och/eller fredagar. Är ditt mål att ha färre medarbetare på arbetsplatsen alla dagar kan det vara ett problem. För det andra kan arbetsplatsen, om teammedlemmarna har olika distansarbetsdagar, inte användas för att förbättra innovation, kreativitet och teambuilding.

En bättre modell är att låta teamledare och medarbetare tillsammans fastställa principer för distansarbetet. Du kan fortfarande erbjuda viss flexibilitet avseende tiderna, men distansmodellen fungerar bäst om schemat läggs på team-, avdelnings- eller företagsnivå.

stressa fram permanenta beslut

Det är viktigt att redan från början förstå att det tar tid att utveckla en hybrid arbetsmodell. Det är högst troligt att de policyer du inför idag kommer att behöva ändras under de kommande veckorna och månaderna. Faktum är att det i slutändan kan ta flera år att utveckla en hybrid arbetsplats som är idealisk för ditt företag. Ändringarna utgör inget problem; det är sådant som händer när nya affärsprocesser införs.

Det finns egentligen bara ett misstag du absolut bör undvika: att lova medarbetarna att det nya upplägget är permanent. Berätta istället att utvecklandet av den hybrida arbetsmodellen är ett pågående projekt och att modellens effektivitet kommer att utvärderas regelbundet så att nödvändiga ändringar kan införas.

skapa en ”vi och dem”-stämning bland medarbetarna

”Vi och dem”-tänkande är ett annat problem som snabbt kan uppstå i en hybrid arbetsmodell. Det är en särskilt stor utmaning när vissa medarbetare jobbar uteslutande på plats och andra på distans eller på båda sätten. Många arbetstagare är så vana vid att arbeta på plats att de lätt glömmer att kollegor som jobbar på distans missar samtal eller händelser som äger rum på arbetsplatsen.

Det är viktigt att inrätta mekanismer som säkerställer att alla medarbetare hålls uppdaterade och har tillgång till det material de behöver när de behöver det. Exempelvis kan en teamledare på plats sammanställa ett PM med de viktigaste uppdateringarna i slutet av varje arbetsdag. När medarbetare på plats hålls ansvariga för att informationen överförs anstränger de sig mer för att se till att all relevant information delas.

tillåta digital överbelastning

Digital utbrändhet är en realitet och kan påverka produktiviteten. Enligt uppgifter från Microsoft har den månatliga aktiva användarbasen för Teams ökat från cirka 20 miljoner 2019 till 320 miljoner 2023. 

För att distansarbete ska bli en realitet måste arbetsgivarna ta itu med utmaningen. Några taktiker som kan hjälpa till att lindra stress inkluderar:

• Uppmuntra ledare att skicka ut en dagordning till medarbetarna före mötena för att säkerställa att endast de personer som behöver vara där närvarar
• Ge medarbetarna möjlighet till ”stör ej”-perioder, då de kan arbeta ostört.
• Uppmana medarbetarna att tänka efter innan de skickar e-post. Varför och till vem ska meddelandet skickas?

lägga allt fokus på arbete

Du har säkert hört att pauser och omväxling får oss att trivas och göra ett bättre jobb. Och det stämmer. Studier visar att avsaknad av raster under dagens lopp kan blockera kreativitet och nytänkande. Enligt andra studier tenderar arbetstagare som tar pauser att vara mer produktiva än de som inte gör det.

Samtidigt uppger 27 % av arbetstagarna att en av de stora utmaningarna med distansarbete är känslan av isolering. Ditt företag kan lindra den känslan och samtidigt stärka kreativiteten genom att anordna sociala pausaktiviteter för både distans- och kontorsbaserade medarbetare under dagens lopp. Överväg att införa raster i form av t.ex. virtuella fikapauser, sällskapsspel på lunchrasten eller kanske till och med en virtuell after work.

viktiga lärdomar

• Nästan 2 av 5 anställda insisterar bestämt på att få arbeta hemifrån

• 41% av de tillfrågade medarbetarna har redan möjlighet att ha ett hybridarbete

• 24% av medarbetarna vill att arbetsgivarna ska utveckla striktare policyer för arbete på plats och distansarbete

• Arbetsgivarna måste ta ledningen när det gäller att skapa scheman för hybridarbete

• Att skapa en arbetsplatsmiljö som främjar samarbete är ett måste

• Arbetsgivare kan hjälpa till att undvika digital utbrändhet på arbetsplatsen genom att utveckla meningsfulla arbetsplatsrutiner som begränsar digitala beröringspunkter

Om du vill ha fler tips för hur du utvecklar en effektiv hybrid arbetsplats som ger ökad produktivitet och trivsel och minskad personalomsättning kan du ladda ned vår guide om hur du stärker medarbetarengagemanget i en hybrid arbetsmiljö.

Detta är en uppdaterad version av en artikel som ursprungligen publicerades den 21 februari 2022.