do's and don'ts för den hybrida arbetsplatsen.

När covid-19-pandemins effekter nu börjar avta gör sig arbetsgivare och arbetstagare redo för ännu en omvandling – övergången till en postpandemisk arbetsmarknad. Många arbetsgivare är just nu i färd med att besluta om de ska fortsätta med den distansbaserade arbetsmodell som utvecklats under pandemin, låta alla medarbetare gå tillbaka till arbetsplatsen på heltid eller utveckla en ny modell med alternativ för både distans- och platsbaserat arbete, dvs. en hybridmodell.

Våra undersökningar tyder på att arbetstagarna kan vara redo att avsluta perioden med distansarbete på heltid. Enligt Randstad Workmonitor är 78 % av arbetstagarna globalt redo att återgå till arbetsplatsen, i alla fall på deltid. Däremot är många av dessa arbetstagare inte så pigga på att komma tillbaka på heltid. Faktum är att en av tre arbetstagare anser att en hybrid arbetsmodell är den bästa modellen, och nästan en av fyra vill ha flexibla arbetstider.

Mot bakgrund av dessa siffror är det inte förvånande att stora företag som Microsoft, Google, Randstad Global och Ford Motors redan har börjat investera i hybridarbete.

Vad är en hybrid arbetsmodell och kan den fungera för ditt företag? I den här artikeln hittar du mer information om hybrida arbetsmodeller samt tips för dig som vill skapa en produktiv hybrid arbetsplats.

vad är en hybrid arbetsmodell?

En hybrid arbetsmodell omfattar aspekter av både distansarbete och arbete på plats. Det kan fungera på två olika sätt. Det vanligaste är att arbetsgivaren låter medarbetarna jobba hemifrån vissa dagar och på kontoret andra dagar. I den andra modellen kan vissa medarbetare jobba på distans, medan andra måste vara på plats på arbetsplatsen enligt schema, beroende på arbetsuppgifterna.

Det finns stora fördelar med att investera i en hybrid arbetsmodell, exempelvis:

• ökad produktivitet: Våra undersökningar visar att 34 % av arbetsgivarna noterade en produktivitetsökning hos de som arbetar på distans.
• nöjdare medarbetare: Undersökningar har också visat att 35 % av arbetstagarna anser att en hybrid arbetsmodell är den bästa.
• större talangpool: När det inte är ett måste att medarbetarna ska arbeta på plats mer än ett par dagar i veckan kan det locka kandidater som önskar större flexibilitet eller som vill undvika att pendla till jobbet varje dag.
• bättre beredskap: Visserligen börjar effekterna av covid-19 att avta, men framtiden är fortfarande oviss. Med en hybrid arbetsmodell är medarbetarna förberedda för framtida störningar och förändringar på arbetsplatsen.

Vill du lära dig mer om den hybrida arbetsmodellen? Ladda gärna ner vår guide om hur du stärker medarbetarnas engagemang på den hybrida arbetsplatsen.

do's and don'ts för den hybrida arbetsplatsen

Om du funderar på att införa en hybrid arbetsmodell är det viktigt att du från början har en utarbetad plan. För att hjälpa dig att komma igång har vi sammanställt våra bästa tips med praxis och varningar för vanliga misstag.

do's – att tänka på:

1. sätt dig in i medarbetarnas behov

När covid-19 dök upp kavlade arbetstagare världen över upp ärmarna och gjorde det som krävdes för att klara pandemin. Medan saker och ting nu långsamt börjar återgå till det normala kvarstår många av de stressfaktorer som tillkommit i medarbetarnas arbets- och privatliv. Självklart kan du inte skapa en arbetsmodell som tillgodoser varje enskild medarbetares behov, men du kan bilda dig en uppfattning om de stora utmaningar som personalen står inför.

Med en sådan förståelse kan du skapa en hybridmodell som främjar produktivitet och trivsel och bidrar till en sund balans mellan jobb och fritid. Lika viktigt är det att planera in täta tillfällen för avstämning med medarbetarna, så att du kan identifiera styrkor och svagheter hos den nya modellen och justera den efter behov.

2. sätt upp tydliga förväntningar

Forskning visar att medarbetarna vill ha mer vägledning när det gäller hybridarbete. De vill helt enkelt veta vad som förväntas av dem. Enligt vår undersökning Randstad Workmonitor vill 27 % av arbetstagarna ha tydligare riktlinjer för arbetstider, medan 24 % önskar strängare protokoll för både distansarbete och arbete på plats.

När du inför nya regler för hybridarbetsplatsen bör du alltid vara tydlig och kortfattad. Arbetstagarna måste kunna förstå vad som förväntas av dem (arbetstider, krav på kommunikation osv.), oavsett om de arbetar hemifrån eller på kontoret. De bör också veta exakt hur deras prestationer mäts och vem de ska kontakta vid olika typer av problem.

3. investera i kommunikationsverktyg

Kommunikationen är en av de största utmaningarna i den hybrida arbetsmodellen. Det är dock absolut nödvändigt att alla medarbetare, oavsett varifrån de jobbar, är uppdaterade och delar samma lägesbild. Annars riskerar ni att skada företagets rykte till följd av kommunikationsmissar.

Om ni bedrivit distansarbete sedan pandemins intåg har du säkert redan hanterat ett flertal kommunikationsproblem. Som tur är har de senaste årens tekniska framsteg medfört att en rad olika kommunikationsverktyg utvecklats. Ta dig tid att identifiera ditt just företags problem på kommunikationsområdet. Hitta sedan alternativa kommunikationsvägar som kan hjälpa er att övervinna svårigheterna.

4. anpassa kontorsmiljön

En ny arbetsmodell innebär ett nytt arbetssätt, som i sin tur kan kräva en ny arbetsmiljö. Tänk på hur medarbetarna kommer att jobba, såväl hemifrån som på kontoret. När medarbetarna är på plats bör fokus ligga på teambuilding, samarbete, möten, brainstorming och utbildning. När företaget övergår till hybridarbete är det oerhört viktigt att det finns plats för denna typ av möten.

Det betyder inte att företaget måste investera i kostsamma renoveringar eller flytta till nya lokaler. Däremot betyder det att du måste tänka nytt, och anpassa arbetsplatsen efter det nya arbetssättet. Om det t.ex. bara är hälften av medarbetarna som arbetar på plats varje dag kan du kanske skapa delade kontorsplatser och göra om resten av kontorsytan till mötesrum.

5. prioritera säkerheten

Många arbetstagare är redo att återgå till arbetsplatsen, men de upplever också oro inför återgången. Av dem som är oroliga inför återgången till arbetsplatsen rankar 45 % oro för bristande covid-19-säkerhet som det största problemet. Arbetsgivarna kan i stor utsträckning lindra denna oro genom att vidta åtgärder för en säker postpandemisk arbetsplats.

Att tillhandahålla säkerhetsutrustning som munskydd och handsprit, införa förfaranden för covid-testning, främja social distansering och ge utrymme för flexibel schemaläggning kan bidra till att få medarbetarna att känna sig säkra på arbetsplatsen.

don’ts – att undvika:

1. överlåta alla beslut till den enskilde medarbetaren

Det kan framstå som idealiskt att bara låta var och en i personalen bestämma vilka dagar de vill jobba hemifrån och vilka de vill tillbringa på kontoret. Så länge inte varje medarbetare jobbar helt oberoende av sina kollegor kan ett sådant upplägg emellertid skapa stora utmaningar.

För det första vill de flesta arbeta hemifrån på måndagar och/eller fredagar. Är ditt mål att ha färre medarbetare på arbetsplatsen alla dagar kan det vara ett problem. För det andra kan arbetsplatsen, om teammedlemmarna har olika distansarbetsdagar, inte användas för att förbättra innovation, kreativitet och teambuilding.

En bättre modell är att låta teamledare och medarbetare tillsammans fastställa principer för distansarbetet. Du kan fortfarande erbjuda viss flexibilitet avseende tiderna, men distansmodellen fungerar bäst om schemat läggs på team-, avdelnings- eller företagsnivå.

2. stressa fram permanenta beslut

Det är viktigt att redan från början förstå att det tar tid att utveckla en hybrid arbetsmodell. Det är högst troligt att de policyer du inför idag kommer att behöva ändras under de kommande veckorna och månaderna. Faktum är att det i slutändan kan ta flera år att utveckla en hybrid arbetsplats som är idealisk för ditt företag. Ändringarna utgör inget problem; det är sådant som händer när nya affärsprocesser införs.

Det finns egentligen bara ett misstag du absolut bör undvika: att lova medarbetarna att det nya upplägget är permanent. Berätta istället att utvecklandet av den hybrida arbetsmodellen är ett pågående projekt och att modellens effektivitet kommer att utvärderas regelbundet så att nödvändiga ändringar kan införas.

3. skapa en ”vi och dem”-stämning bland medarbetarna

”Vi och dem”-tänkande är ett annat problem som snabbt kan uppstå i en hybrid arbetsmodell. Det är en särskilt stor utmaning när vissa medarbetare jobbar uteslutande på plats och andra på distans eller på båda sätten. Många arbetstagare är så vana vid att arbeta på plats att de lätt glömmer att kollegor som jobbar på distans missar samtal eller händelser som äger rum på arbetsplatsen.

Det är viktigt att inrätta mekanismer som säkerställer att alla medarbetare hålls uppdaterade och har tillgång till det material de behöver när de behöver det. Exempelvis kan en teamledare på plats sammanställa ett PM med de viktigaste uppdateringarna i slutet av varje arbetsdag. När medarbetare på plats hålls ansvariga för att informationen överförs anstränger de sig mer för att se till att all relevant information delas.

4. tillåta digital överbelastning

Digital utbrändhet är ett reellt problem, och det kan påverka produktiviteten. Färska undersökningar från Microsoft visar att antalet teammöten fördubblats mellan 2020 och 2021 och att mötenas längd mer än tredubblats, från tio minuter 2020 till i genomsnitt 35–45 minuter 2021. Även antalet skickade chatt- och e-postmeddelanden per dag hade skjutit i höjden.

Om distansarbete ska fungera i praktiken måste arbetsgivarna omedelbart ta sig an denna utmaning. Här är några metoder för att lindra stressen:

• Uppmuntra chefer att skicka medarbetarna en dagordning inför mötena, så att bara de som verkligen behöver vara med deltar.
• Ge medarbetarna möjlighet till ”stör ej”-perioder, då de kan arbeta ostört.
• Uppmana medarbetarna att tänka efter innan de skickar e-post. Varför och till vem ska meddelandet skickas?

5. lägga allt fokus på arbete

Du har säkert hört att pauser och omväxling får oss att trivas och göra ett bättre jobb. Och det stämmer. Studier visar att avsaknad av raster under dagens lopp kan blockera kreativitet och nytänkande. Enligt andra studier tenderar arbetstagare som tar pauser att vara mer produktiva än de som inte gör det.

Samtidigt uppger 27 % av arbetstagarna att en av de stora utmaningarna med distansarbete är känslan av isolering. Ditt företag kan lindra den känslan och samtidigt stärka kreativiteten genom att anordna sociala pausaktiviteter för både distans- och kontorsbaserade medarbetare under dagens lopp. Överväg att införa raster i form av t.ex. virtuella fikapauser, sällskapsspel på lunchrasten eller kanske till och med en virtuell after work.

i korthet

• 78 % av arbetstagarna världen över är redo att återgå till arbetsplatsen, åtminstone på deltid
• Mer än en av tre arbetstagare vill ha ett hybridbaserat arbetsschema
• 54 % av de tillfrågade arbetstagarna har redan möjlighet att arbeta enligt ett hybridbaserat arbetsschema
• 24 % av arbetstagarna vill att arbetsgivarna ska ta fram tydligare riktlinjer kring arbete på plats respektive på distans
• Arbetsgivarna måste leda arbetet med att ta fram hybrida arbetsscheman
• Det är ett måste att anpassa miljön på arbetsplatsen så att den främjar samarbete och smittsäkerhet
• Arbetsgivarna kan minska risken för digital utbrändhet genom att ta fram rutiner som minimerar antalet digitala beröringspunkter

Om du vill ha fler tips för hur du utvecklar en effektiv hybridbaserad arbetsmodell som ger ökad produktivitet och trivsel och minskad personalomsättning kan du ladda ned vår guide om hur du stärker medarbetarengagemanget i en hybrid arbetsmiljö.