effektivisera rekryteringsprocessen med people analytics.

Dagens arbetskraftsutmaningar – ökad personalomsättning, ökad kompetensbrist och en fortsatt brist på arbetskraft – har påverkat snart sagt alla branscher världen över. Arbetsgivare som behöver stora volymer arbetskraft, såsom tillverkningsföretag, call centers, större detaljhandelsaktörer, lager och logistikföretag, har dock drabbats särskilt hårt.

Dessa arbetsgivare måste tillsätta ett stort antal tjänster på kort tid utan att sätta kvaliteten på spel. Om tjänsterna inte tillsätts kan det leda till kostsamma produktionsförseningar, överträdelser av säkerhetsföreskrifter eller lägre produktkvalitet. Många företag håller fortfarande på att hämta sig från den globala pandemin, och de flesta arbetsgivare letar efter sätt att kontrollera kostnaderna.

Tack vare datateknikens framsteg, särskilt inom AI och maskininlärning, har företagen idag tillgång till mängder av data, som när de analyseras korrekt kan förbättra rekryteringsprocessen, särskilt för arbetsgivare med ett stort personalbehov. Med denna strategi, som kallas people analytics, kan du samordna dina rekryterings- och affärsstrategier så att de driver bättre rekryteringsresultat.

Nedan kan du läsa mer om people analytics och hur metoden kan användas för att utforma en effektiv rekryteringsprocess som hjälper företaget att attrahera och behålla talanger, trots den hårda konkurrensen på dagens arbetsmarknad.

Ladda även ner vår steg för steg-guide om hur du effektiviserar rekryteringsprocessen med data som underlag. 

dra nytta av people analytics

Sannolikheten är stor att ditt företag sedan flera år tillbaka samlar in olika typer av data om personalstyrkan. Tyvärr är denna information inte särskilt användbar så länge den inte omvandlas till meningsfulla analyser. Det är här people analytics kommer in i bilden. Med denna metod kan du analysera stora mängder data och omvandla dem till realtidsinsikter om arbetsplatsen. Sedan kan företaget använda dessa insikter för att fatta välgrundade affärsbeslut om rekrytering och om personalhantering i stort.

People analytics, inklusive viktiga komponenter som HR- och kandidatanalys, är särskilt användbart för företag med stora personalvolymer. People analytics ...

• underlättar för dig att hitta kandidater av hög kvalitet,
• förkortar rekryteringsprocessen,
• reducerar de totala rekryteringskostnaderna,
• förbättrar medarbetarretentionen,
• stärker engagemanget hos medarbetarna,
• ökar produktiviteten och
• förbättrar personalplaneringen.

så använder du people analytics vid volymrekrytering 

Programvaror för people analytics passar arbetsgivare av alla storlekar och i alla branscher. Verktygen är dock särskilt användbara för att förbättra kvaliteten på rekryteringen och tiden till anställning – mått som är kritiska för arbetsgivare med stora personalbehov. Här är några tips för hur du kan integrera people analytics i er rekryteringsstrategi för volymrekrytering.  

sätta upp mål för företaget

Första steget i alla affärsstrategier är att sätta tydliga mål. När det gäller HR-analys hanterar HR-avdelningen vanligtvis denna process, med liten eller ingen input från ledningen. People analytics är annorlunda. Eftersom vi här söker företagsomfattande insikter snarare än bara HR-data är det av avgörande betydelse att ledningen, HR-teamet och cheferna samtliga deltar i att sätta upp målen. Detta steg kräver god kommunikation om vilka data som ska samlas in, vem som ska ha tillgång till dem och hur resultaten ska levereras.

Glöm inte att people analytics handlar om att förstå varför och hur olika problem uppstår. Undvik därför enkla mål som ”att följa personalomsättningens utveckling”, och gräv lite djupare med mål av typen ”att fastställa varför personalomsättningen ökar”. Du behöver inte heller begränsa målen till HR-området, utan kan sätta upp mål som ”att förutsäga kommande kandidatbehov och kostnaden för att förvärva den kompetensen”.

fastställ parametrar för datainsamling

Ett av de första stegen när du tar fram en people analytics-strategi är att fastställa tydliga parametrar för datainsamling. Bestäm exakt vilka typer av data som får samlas in och vilka som faller utanför avgränsningen. Rådfråga juridikavdelningen för att säkerställa att insamlingen och hanteringen av data inte bryter mot arbetsmarknadslagar eller dataskyddsbestämmelser som allmänna dataskyddsförordningen.

Eftersom people analytics rör hela företaget kan även medarbetare utanför HR-teamet behöva ha tillgång till vissa eller alla datapunkter. Bestäm redan från början exakt vem som ska ha tillgång till vilken information. När du använder dataanalys inom rekrytering är det oftast rimligt att ge alla som är involverade i något skede av rekryteringsprocessen, t.ex. HR-teamet, ledningen och de anställande cheferna, åtminstone viss dataåtkomst.

Slutligen måste IT-teamet involveras för att säkerställa skyddet av insamlade data. Det sista du vill ha är ett dataintrång där medarbetarnas uppgifter läcker ut. Även om en del av de data du samlar in snarare rör företaget som helhet än enskilda medarbetare bör alla datasäkerhetsprotokoll följas och åtkomsten till uppgifterna begränsas.

bygg upp en databaserad kultur

I vissa företag har rekryteringsprocessen, särskilt intervjuer och jobberbjudanden, sett i stort sett likadan ut i decennier. Men med traditionell intervjuteknik kan intervjuarens förutfattade meningar tyvärr slå igenom och förvränga resultaten. Exempelvis visar studier att intervjuare tenderar att fatta ett beslut om en kandidat på under 7 minuter. Så fort kan det inte avgöras hur väl kandidaten passar för jobbet.

Andra företag använder någon typ av analys i urvalsprocessen, t.ex. bedömningar inför anställning, men förlitar sig ändå på magkänsla när det gäller att välja rätt kandidater. Det är en god början, men people analytics kan ge mer användbara insikter som kan ligga till grund för välinformerade rekryteringsbeslut.

Det är därför viktigt att bygga upp en kultur för databaserat beslutsfattande. Alla som deltar i någon del av rekryteringsprocessen måste inse värdet av people analytics och förstå syftet med att tillämpa metoden i denna process. Denna typ av datadriven kultur är avgörande när du behöver anställa ett stort antal medarbetare på kort tid. Ni får dessutom lättare att identifiera de bästa kandidaterna för tjänsterna och minskar risken att förutfattade meningar snedvrider rekryteringen.

ha rätt kompetens på plats 

Även om företaget redan har en strategi för HR-analys måste du se till att det finns specifik kompetens för people analytics. Som nämnts ovan skiljer sig people analytics från HR-analys till såväl syfte som omfattning. För att uppnå bästa möjliga resultat måste du ha medarbetare som förstår people analytics och vet hur resultaten ska tolkas och användas för att förbättra er rekrytering.

Här handlar det om mer än en kurs eller två i HR-analys. Du behöver medarbetare med certifiering i people analytics, exempelvis en People Analytics Specialty Credential från SHRM, en certifiering i people analytics för HR från Human Capital Institute, eller motsvarande. Du kan få tillgång till denna kompetens genom rekrytering eller vidareutbildning av HR-teamet. Om du väljer att rekrytera personer med kompetens inom people analytics kan vi på Randstad hjälpa dig att hitta de rätta kandidaterna.

Som arbetsgivare med stora arbetskraftsbehov behöver du sannolikt mer än analysfunktionerna i en programvara. Det som krävs är intern kompetens att omvandla de data ni samlar in till analysresultat och presentera dessa i lättanvända format som rapporter och diagram. Du måste inte anställa en statistiker, men du behöver medarbetare med datavetenskaplig kompetens att omvandla dina data till meningsfulla resultat

investera i people analytics-verktyg

Om en datadriven strategi för talent acquisition ska lyckas måste du ha rätt verktyg för att samla in, lagra, hantera och analysera medarbetardata.

För det första krävs verktyg för att få tag i denna typ av data. Användbara källor kan vara t.ex. ansökningar och cv:n, pulsundersökningar, utvecklingssamtal, bedömningar inför anställning och närvaroprotokoll. För att nå resultat bör du följa dessa data såväl för enskilda medarbetare och kandidater som för företaget som helhet. Plattformar som HRIS-program (Human Resource Information Systems) är bra verktyg för lagring av denna typ av information.

Du behöver också insikter om externa faktorer såsom trender bland arbetstagarna i din bransch eller region. För att samla in denna information kan du behöva vända dig till en extern leverantör. Vi på Randstad samlar exempelvis in ett brett spektrum av data om arbetstagares förväntningar, beteenden och drivkrafter. Du behöver också ett sätt att integrera affärsdata, t.ex. ekonomisk information.

Att samla in data om medarbetarna är bara första steget. Därefter behöver du ett sätt att omvandla dessa data till meningsfulla analytiska insikter. Många HRIS-plattformar har en viss analyskapacitet. Det är en god början, men om du vill åstadkomma exakta och prediktiva analyser behöver du eventuellt bygga ut kapaciteten för people analytics med hjälp av AI- och maskininlärningsteknik.  

Som större arbetsgivare vill du kanske rekrytera medarbetare med teknisk och datavetenskaplig kompetens som kan hantera statistiska data, metoder och formler. Då är du inte begränsad till de funktioner HRIS-programmet erbjuder, utan kan skräddarsy din people analytics-strategi efter företagets unika behov och justera den när behoven förändras.

glöm inte den mänskliga aspekten 

Trots att data och people analytics kan vara oerhört användbara i rekryteringsprocessen kan de aldrig ersätta den mänskliga aspekten. Det är viktigt att hålla i minnet att kandidaterna är så mycket mer än data och statistik. Det positiva är att teknik och mänsklighet i kombination kan ge fina resultat när det gäller att hitta och attrahera kandidater och introducera nyanställda.

Ett exempel: Lönen är en av de de vanligaste drivkrafterna vid val av arbetsgivare. Men det betyder inte att det ligger i topp för alla kandidater. Det finns de som värdesätter andra förmåner högre, som flexibilitet, friskvård eller kompetensutveckling. Det är alltså viktigt att se varje kandidat som en unik individ så att du kan förstå hans eller hennes behov och förväntningar. På så vis kan du framhäva förmåner som kandidaten uppskattar och få honom eller henne att tacka ja till jobbet.

samarbeta med ett bemanningsföretag 

Vi förstår de personalutmaningar som företag står inför. För att stötta er kan Randstad erbjuda heltäckande rekryteringslösningar som omfattar sourcing, rekrytering, introduktion, utbildning och bemanningsplanering. Som alltid kan de tjänster vi erbjuder inom Randstad Inhouse Services anpassas fullt ut; du bestämmer vilka delar av rekryteringsprocessen du vill lämna över till oss och vilka du vill sköta internt.

Genom att kombinera dina företagsdata med våra insikter om arbetstagarna hjälper vi dig att skapa en rekryteringsprocess där du kan identifiera, attrahera, engagera och introducera kompetenta kandidater som passar in i teamet. Vår omfattande pool av förhandsgranskade kandidater effektiviserar rekryteringsprocessen och möjliggör för oss att snabbt hitta dina nya medarbetare. 

Är du redo att införa en people analytics-strategi i ditt företag? Ladda ned vår guide om hur du effektiviserar rekryteringsprocessen med data som underlag.