hybrid, distans eller på plats - vilken arbetsmodell passar er bäst?

Ingen kunde ha förutsett den enorma påfrestning som den globala pandemin inneburit för arbetsplatser runt om i världen. På några månader blev miljontals arbetstagare uppsagda eller permitterade tillsvidare och tiotals miljoner tvingades övergå till distansarbete. Andra bedömdes istället som samhällsbärande och ställdes inför den osäkerhet det innebär att gå till jobbet under en global pandemi.

Den goda nyheten är att 78 % av arbetskraften globalt är redo att gå tillbaka till arbetsplatsen, enligt 2021 års upplaga av vår Workmonitor-rapport. Vidare anser 7 av 10 av de tillfrågade arbetstagarna att deras arbetsgivare gav dem stöd under pandemin.

Arbetstagarna är dock fortfarande oroliga för hur framtidens arbete kommer att se ut. Denna oro kan leda till lägre arbetstillfredsställelse, minskad produktivitet och ökad utbrändhet.

En färsk global studie visar att arbetsgivarna kan minska oron genom tydlig kommunikation. Emellertid uppger 40 % av de tillfrågade arbetstagarna att deras arbetsgivare inte har kommunicerat någon tydlig bild av hur arbetsplatsen ska se ut efter pandemin. En orsak till denna brist på kommunikation är att vissa arbetsgivare fortfarande är osäkra på vilken arbetsmodell de ska införa.

Vi hoppas att den här artikeln, där vi tar en titt på de olika arbetsmodellerna, kan underlätta planeringen av den postpandemiska arbetsplatsen och valet av den modell som passar er bäst.

vad är en arbetsmodell?

Enkelt uttryckt beskriver en arbetsmodell hur en verksamhet fungerar på daglig basis samt hur personalens arbete organiseras. Det är inte ovanligt att företag har olika arbetsmodeller för olika avdelningar. Ett företag kan exempelvis ha en distansmodell för säljteamet, men låta HR-teamet arbeta på plats.

I decennier har den standardiserade arbetsmodellen varit fem dagars arbetsvecka, där de flesta jobbar på plats. Redan före pandemin hade de tekniska framstegen dock gjort det möjligt för många arbetstagare att jobba hemifrån. En studie från 2019 visade faktiskt att 40 % av de USA-baserade företagen erbjöd åtminstone någon typ av möjlighet till distansarbete, och experter ansåg redan innan pandemin slog till att minst hälften av de brittiska arbetstagarna var redo att börja jobba på distans

3 huvudsakliga arbetsmodeller

Utvecklingen i riktning mot distansarbete hade så smått börjat ta fart, när pandemin slog till och tvingade även de företag som egentligen inte var intresserade att haka på trenden. När effekterna av covid-19 nu börjar avta står många företag världen över inför valet mellan tre gångbara arbetsmodeller.

1. arbete på plats

I en modell där man helt förlitar sig på att arbetet utförs på plats tillbringar samtliga medarbetare alla arbetsdagar på respektive arbetsplats. Däremot kan distansarbete vara möjligt i särskilda fall, t.ex. vid vård av sjukt barn eller extrema väderförhållanden. Det kan alltså finnas en viss flexibilitet, men arbetsuppgifterna måste till största delen utföras på plats.

I typfallet förväntas arbetstagarna vara på jobbet under de specifika tider som angetts av arbetsgivaren. Vissa företag erbjuder dock numera större flexibilitet i form av alternativ som deltidsarbete eller komprimerade skift.

fördelar

Arbete på plats har många fördelar, såsom:

• realtidskommunikation

Även om kommunikationstekniken har utvecklats mycket på senare år är det svårt att ersätta mänsklig kontakt ansikte mot ansikte. 86 % av affärsvärldens yrkespersoner föredrar i och för sig att kontakta kunder via e-post – men studier visar att kommunikation ansikte mot ansikte är 34 gånger så effektivt! Vid sådan kommunikation finns det också utrymme att fatta omedelbara beslut, vilket kan öka effektiviteten.

• bättre samarbete

Även med bästa möjliga programvara för virtuella möten kan det vara svårt att samarbeta utan att träffas. Studier tyder på att 93 % av all effektiv kommunikation delvis bygger på icke-verbala signaler. Sådana signaler är lätta att missa under virtuella möten. När hela teamet är på plats är det dessutom möjligt att direkt samla in och utbyta idéer, lösa problem eller godkänna beslut.

• bättre internetsäkerhet

Arbete på plats säkerställer en högre internetsäkerhetsnivå. När alla medarbetare använder samma server har företaget kontroll över säkerheten för samtliga data. Denna faktor är särskilt viktig för företag som lagrar känsliga uppgifter, t.ex. ett sjukförsäkringsföretag som lagrar sina kunders journaler.

nackdelar

Det finns också flera nackdelar med en personalstyrka som helt och hållet arbetar på plats, såsom:

• begränsad talangpool

När arbetet sker på plats kan företaget endast rekrytera bland kandidater som bor i närområdet eller är beredda att flytta dit. Om ditt företag har sitt huvudkontor i en storstad är det kanske inget problem. Men för företag på landsbygden kan en modell där allt arbete utförs på plats avsevärt begränsa företagets tillgängliga talangpool och möjligheter att bygga upp en mångsidig personalstyrka.

• större säkerhetsproblem

Effekterna av covid-19 börjar avta, men många arbetstagare känner fortfarande oro inför att återgå till arbetsplatsen på heltid. Faktum är att studier visar att mer än varannan arbetstagare är orolig för covid-exponering på arbetsplatsen. För att motivera dessa arbetstagare att gå tillbaka till arbetsplatsen måste arbetsgivarna investera i att öka säkerheten genom t.ex. obligatoriska sjukdagar, covid-19-testning och skyddsutrustning som handskar och munskydd.

• motvilja bland medarbetarna

Många arbetstagare, särskilt de som tvingades börja distansarbeta under pandemin, är ovilliga att gå tillbaka till arbetsplatsen, eller i alla fall att göra det på heltid. Det är en realitet att många arbetstagare uppskattar den flexibilitet och förbättrade balans mellan jobb och fritid som distansarbetet medfört. En färsk studie visade till och med att mer än en av fyra av de tillfrågade arbetstagarna skulle överväga att byta jobb om de tvingades gå tillbaka till arbete på plats på heltid.

när är arbete på plats den rätta modellen?

Många företag har inget annat val än att behålla denna arbetsmodell. Till följd av arbetets karaktär kan de helt enkelt inte ens överväga distansarbete. På ett sjukhus måste läkare och sjuksköterskor vara på plats hela tiden; ett byggföretag måste ha anställda på byggarbetsplatserna varje dag och ett tillverkningsföretag måste ha arbetare och maskinoperatörer på fabriksgolvet.

Arbete på plats medger ett effektivare samarbete – något som kan vara nödvändigt när ett företag är nystartat eller går in i en tillväxtfas. Det är viktigt att arbetsgivaren utvärderar sina behov och mål och fastställer om några uppgifter kan skötas på distans (och i så fall vilka) eller om det krävs en modell där allt görs på plats.

2. distansarbete

I en distansbaserad arbetsmodell jobbar alla medarbetare på distans. I typfallet saknas arbetsplats eller kontor helt, men vissa företag har lokaler som används för möten och utbildningar.

I de flesta fall spelar det ingen roll var arbetet utförs; medarbetarna kan jobba hemifrån, på ett lokalt kafé, i ett kontorskollektiv eller medan de reser. Det finns dock företag som kräver att personalen ska arbeta från en viss plats, t.ex. ett hemmakontor.

Både arbetstagare och arbetsgivare förbereder sig nu för den postpandemiska arbetsplatsen, men många är osäkra på hur effektivt det egentligen är att fortsätta arbeta fullt ut på distans. För sådana företag är det av största vikt att överväga alla för- och nackdelar med arbetsmodellen för att sedan välja det alternativ som är rätt för just dem.

fördelar

Bland fördelarna med distansarbete kan nämnas:

• global talangpool

Företag som investerar i helt distansbaserade arbetsmodeller kan rekrytera medarbetare från vilken plats i världen som helst. Denna faktor är särskilt viktig för arbetsgivare som har svårt att attrahera och behålla kvalificerade medarbetare och kan underlätta för företagen att öka mångfalden i personalstyrkan.

• bättre balans mellan jobb och fritid

Vissa företag som använder en distansbaserad arbetsmodell kräver ändå att medarbetarna är tillgängliga på vissa tider. En kundtjänstmedarbetare måste t.ex. gå att nå under vissa tider på dagen. Andra arbetsgivare erbjuder sina distansarbetare större flexibilitet, så länge de är tillgängliga för schemalagda möten och svarar snabbt när så krävs.

Det här är goda nyheter för både arbetstagare och arbetsgivare. Enligt 2021 års upplaga av vår globala Employer Brand Research, ser 1 av 4 arbetstagare flexibilitet på arbetsplatsen som ett idealiskt arbetsarrangemang. Flexibilitet kan alltså bidra till att ge arbetsgivare en konkurrensfördel när det gäller rekrytering.

• ingen pendling

En av de största fördelarna för den som arbetar hemifrån är att slippa resorna till och från jobbet; det sparar både tid och pengar. Även arbetsgivaren kan vinna på detta, genom att oväntad frånvaro, förseningar och avbrott till följd av ex. dåligt väder minskar.

nackdelar

Bland nackdelarna med denna arbetsmodell kan nämnas:

• större säkerhetsrisker

När du leder en personalstyrka på distans kan det innebära att de data ni lagrar online exponeras för större risker. Eftersom medarbetarna kan befinna sig var som helst, inklusive t.ex. kaféer och hotellrum, kan du räkna med att de inte alltid arbetar mot ett säkert nätverk. Utan de rätta säkerhetsåtgärderna kan detta innebära risker för dataintrång.

• distraktioner i hemmet

När covid-19 slog till tvingades många arbetstagare att snabbt och med knappa resurser inrätta ett provisoriskt hemmakontor. Företag som vill införa distansarbete som permanent modell måste dock uppmuntra medarbetarna att ordna långsiktiga lösningar för arbete såväl hemma som på resande fot. Enligt Randstads Workmonitor-studie anser 14 % av distansarbetarna att de distraktioner som ligger i distansarbetets natur påverkar deras produktivitet.

• företagskultur

36 % av cheferna anser att distansarbete har skadat företagskulturen. Det bästa en arbetsgivare kan göra för att undvika detta är att investera i en bra kommunikationsplattform, så att kontakten med distansarbetarna kan upprätthållas. Parallellt med detta måste arbetsgivaren vidta proaktiva åtgärder för att stärka relationerna och bevara företagskulturen.

när är distansarbete den rätta modellen?

Enligt en nyligen genomförd studie är det endast 16 % av alla företag globalt som uteslutande använder sig av distansarbete. Anledningen till den låga siffran är att en helt distansbaserad arbetsmodell för många företag inte är den idealiska lösningen.

Emellertid kan den här arbetsmodellen, om ditt företag utför en typ av arbete som kan skötas på distans samt har byggt upp en robust plattform för kommunikation och samarbete, göra det möjligt för er att förbli konkurrenskraftiga och bygga upp er beredskap inför en osäker postpandemisk framtid.

3. hybridarbete

Som tur är behöver du som arbetsgivare inte binda dig till en modell där allt arbete utförs antingen på distans eller på plats. Om du vill ha det bästa av två världar väljer du en hybrid arbetsmodell. Som namnet antyder innebär denna typ av upplägg att en del av arbetet utförs på plats och en del på distans.

Hybrida arbetsmodeller fungerar på ett av två sätt. I den första typen av hybrid arbetsmodell får medarbetarna jobba på distans vissa dagar, medan de kommer in till arbetsplatsen andra dagar. En medarbetare kan till exempel arbeta två dagar hemifrån och tre på kontoret.

I den andra hybridmodellen tillåts vissa i personalen arbeta på distans, medan andra måste arbeta på plats. Detta är vanligt på företag där endast vissa av uppgifterna kan utföras på distans. Exempelvis kanske en organisation kräver att handläggarna ska arbeta på plats så att de kan träffa klienterna, medan ekonomi- eller marknadsföringsteamen får arbeta hemifrån.

fördelar

Det finns flera fördelar med en hybrid arbetsmodell, till exempel:

• ökad produktivitet

En nyligen genomförd studie visade att 34 % av arbetsgivarna såg en ökad produktivitet när medarbetarna jobbade hemifrån. När personalen har möjlighet att arbeta hemifrån åtminstone en del av arbetsveckan har de möjlighet att distansarbeta med begränsade distraktioner, samtidigt som de hinner samarbeta med sina team de dagar de befinner sig på arbetsplatsen.

• ökad trivsel i arbetet

Enligt våra undersökningar vill arbetstagarna ha ett jobb där det är möjligt att upprätthålla en sund balans mellan jobb och fritid. Vidare har vi kunnat konstatera att en majoritet av arbetstagarna uppfattar hybridarbete som den idealiska arbetsmodellen. Att erbjuda en hybrid arbetsmodell kan ge nöjdare medarbetare, vilket i sin tur kan öka produktiviteten, minska personalomsättningen och ge bättre stämning och arbetsmoral.

• attrahera kvalificerade talanger

Med en hybridarbetsmodell kan du utöka din rekryteringspool till arbetstagare som kan tänka sig att pendla en bit till jobbet om de bara behöver göra det ett par dagar i veckan. När distansarbete erbjuds som alternativ kan det också locka duktiga kandidater som söker större flexibilitet på arbetsplatsen.

nackdelar

Även om fördelarna är stora, finns det också några nackdelar med hybridmodellen, såsom:

• glapp i kommunikationen

En av de största utmaningarna i en hybrid arbetsmodell är att se till att alla är uppdaterade och har samma uppfattning om hur läget ser ut. När vissa medarbetare jobbar på distans och andra på plats kan det vara svårt att se till att alla kommunicerar effektivt med varandra. Faktum är att distansarbetarna kan börja känna sig isolerade om de inte hålls uppdaterade om allt som gäller arbetet.

• digital utbrändhet

I en studie som nyligen genomfördes av Monster fann man att 69 % av distansarbetarna hade problem med utbrändhet. Redan innan pandemin slog till var många arbetstagare uppkopplade över 7 timmar om dagen. Den här typen av utbrändhet förekommer även på kontor, men distansarbetare utför ju en majoritet av sina uppgifter via nätet. Lägg därtill alla de virtuella möten och samarbetssessioner som distansarbetare hanterar varje dag, och det är inte svårt att förstå att kan gå snabbt att bränna ut sig.

• anpassning av arbetsplatsen

Såvida ni inte använde en hybrid arbetsmodell redan före pandemin behöver ditt företag kanske tänka igenom och förändra ert arbetssätt. Inrättandet av en permanent hybridmodell sker inte över en natt. Teamet måste se över arbetsuppgifter och scheman, men kanske måste ni också omorganisera den fysiska miljön på arbetsplatsen. När färre medarbetare är på plats varje dag behöver ni kanske omstrukturera kontoret och avsätta mer plats för samarbete och möten.

när är hybridarbete den rätta modellen?

En djupanalys av 800 olika jobb, utförd av McKinsey Global, visade att 20 % av arbetskraften skulle kunna jobba hemifrån åtminstone tre dagar i veckan. Våra undersökningar visar också att 54 % av arbetsgivarna globalt tillåter att medarbetarna arbetar på distans, åtminstone vissa dagar. Ytterligare forskning visar att mer än 1 av 3 arbetstagare världen över vill ha ett hybridbaserat arbetsschema.

Mot bakgrund av dessa siffror måste arbetsgivarna noggrant gå igenom alla arbetsuppgifter och roller och överväga vad som kan göras på distans och vad de helst ser att medarbetarna sköter på plats.