vad är people analytics och varför är det viktigt?

Allt fler tänker på det som kallas ”big data” som den nya tidens olja. Men är data verkligen lika värdefullt som olja? Svaret är att det beror på hur den används.

Organisationer har samlat in och lagrat stora mängder data i åratal. Faktum är att många företag samlar in ett brett spektrum av data om befintliga och potentiella medarbetare, t.ex. uppgifter om demografi, prestationer, beteenden, personlighet och drivkrafter. Skillnaden är att organisationerna nu har den omfattande beräkningskapacitet som krävs för att omvandla uppgifterna till analysresultat, dvs. att använda sig av people analytics.

Den som vill utnyttja denna affärsstrategi och dess fördelar till fullo måste först förstå vad people analytics är och vilket värde det kan skapa för företaget.

Vill du veta mer om varför ni bör prioritera people analytics. Ladda ner vår guide i ämnet.

vad är people analytics?

Enkelt uttryckt är people analytics en strategisk process för att samla in och analysera data om arbetstagare i syfte att kunna fatta välgrundade HR- och affärsbeslut. Organisationer har under lång tid använt kundanalyser för att lära sig mer om konsumenters beteenden och drivkrafter i samband med inköp. Med hjälp av sådana data och analyser skräddarsyr företagen produktutbud och marknadsföringsstrategier efter behoven i den aktuella målgruppen. 

Idag kan arbetsgivare använda samma datadrivna metod för att bättre förstå medarbetarnas beteenden, behov och drivkrafter. Företag använder denna typ av analysdata för att kunna fatta snabbare och smartare beslut, både i personalfrågor och om verksamheten i stort.

Till exempel har den globala kemikalietillverkaren BASF använt people analytics för att uppnå mångfald och inkludering på arbetsplatsen. Genom att använda rätt analysdata kunde företaget sätta upp tydliga mål, fastställa hur de skulle mäta resultaten samt utveckla en skräddarsydd strategi för att attrahera och kommunicera med kandidater av hög kvalitet. Genom denna kombination kunde företaget uppfylla sina mål. 

Ett annat område där people analytics kan användas för att fatta datadrivna beslut är utformandet av lön- och förmånspaket. Med en robust strategi för arbetet med people analytics kan företaget fastställa det optimala löneintervallet för en tjänst eller ett erbjudande och ta reda på vilka förmåner kandidaterna i målgruppen uppskattar mest. Med ett konkurrenskraftigt förmånspaket som driver resultat kan företaget förbättra sina rekryteringsresultat och minska personalomsättningen.

people analytics vs HR-analys

Arbetar ditt företag redan med HR-analyser? Gör inte misstaget att tro att people analytics är detsamma. Många verkar använda termerna HR-analys och people analytics som om de betydde samma sak, men analyserna skiljer sig åt  både till omfattning och syfte. För den som vill få ut mesta möjliga av sin people analytics-strategi är det viktigt att förstå skillnaden.

Även om vissa av de data som används inom HR-analys också används inom people analytics, kan HR-analys beskrivas som en strategisk metod utformad för att förbättra HR-funktionerna och HR-avdelningens prestationer. Fokus ligger dessutom uteslutande på de befintliga medarbetarna. Man följer grundläggande HR-mått som personalomsättning, medarbetarretention och tid till anställning i syfte att bedöma HR-avdelningens prestationer.

People analytics är liknande men går ett steg längre. Här ligger fokus på övergripande affärsresultat, och medarbetarna studeras mer heltäckande, inte bara i termer av värden som kan mätas på arbetsplatsen. Exempelvis kan omfattande analyser av balansen mellan jobb och fritid och vad det innebär för medarbetarna ingå, eller undersökningar av hur medarbetarna mår.

Målet med people analytics är att hjälpa organisationer att fatta datadrivna beslut i syfte att lättare nå både HR-mål (bättre rekryteringsresultat, bättre prestationer, minskad personalomsättning osv.) och mer övergripande affärsmål som mångfald i personalstyrkan eller en effektiv personalplanering. 

varför är people analytics viktigt just nu?

Under de gångna åren har företagen hanterat en global pandemi, en global arbetskraftsbrist, växande kompetensbrist, ökad personalomsättning och störningar av leveranskedjan. Är det något som dessa utmaningar understrukit så är det vikten av motståndskraft i oroliga tider. Detta nya fokus på motståndskraft har lett till förändringar både vad gäller organisationernas mål och arbetstagarnas förväntningar.

Exempelvis visar en ny global studie att två tredjedelar av organisationerna planerar att öka automatiseringen av verksamheten. En såda övergång medför avsevärda förändringar av personalstyrkan. Antalet anställda kan behöva minskas och det kan krävas andra typer av kompetens än tidigare. Bland arbetstagarna har de senaste årens störningar pressat lönerna uppåt och skapat önskemål om mer flexibilitet.

Vad vi har lärt oss under denna period av störningar och förändringar är att traditionella HR-mått – tid till anställning, övertidskostnader, frånvaro osv. – inte ger oss hela bilden. Faktum är att dessa mått ofta blev missvisande på grund av faktorer som låg utanför företagens kontroll. Exempelvis påverkade karantänsregler och nedstängningar avsevärt företagens frånvarotal, utan att det egentligen fanns några bekymmer med oplanerad frånvaro utöver de som orsakades av restriktionerna.

Här har people analytics en viktig roll i att bygga upp en motståndskraftig personalstyrka. Det är en strategi där du gör mer än att skapa en ögonblicksbild av läget med hjälp av enkla mätvärden. Du undersöker även vad som ligger bakom värdena. En people analytics-strategi kan t.ex. hjälpa dig att förstå varför personalomsättningen stiger. Med denna information behöver företaget inte försöka hantera problemet i blindo. Istället kan ni använda robusta analysdata som grund för en effektiv strategi för att behålla medarbetarna.

People analytics är en pågående process; företaget kan använda erhållna analysdata för att snabbt anpassa sig vid förändrade krav från arbetstagarna, nya arbetssätt eller marknadsstörningar. Rätt använt kan people analytics helt förändra spelplanen för ditt företag och ge den konkurrensfördel som krävs för att förbli framgångsrikt.

vad kan people analytics tillföra för ditt företag?

Är people analytics verkligen den superkraft ditt företag behöver? Det kan det vara! Faktum är att metoden kan skapa värde inom flera olika områden.

rekryteringsprocessen

Kandidatanalys, en ingående del i people analytics där fokus ligger på talent acquisition, kan förbättra rekryteringen i varje steg av processen, t.ex.: 

• sourcing: People analytics kan ge insikter om kandidaters drivkrafter och onlinebeteenden. Den informationen kan hjälpa dig att avgöra hur du bäst hittar och kommunicerar med kandidater, t.ex. via sociala medier, jobbportaler, e-post eller sms.
• ansökningsprocessen: HR-data kan hjälpa dig att se om kandidater fastnar i ansökningsprocessen, men med people analytics kan du också ta reda på varför det händer. Kanske är ansökningsprocessen för lång eller för otydlig?
• intervjuprocessen: När endast traditionell intervjuteknik används kan det leda till partiska anställningsbeslut. Kombinerar du strukturerade intervjutekniker med people analytics-data om t.ex. personlighet, intressen och förväntningar får du en tydligare bild av varje kandidat. Med dessa insikter kan HR-teamet anställa på basis av lämplighet för jobbet och chefen.
• välja rätt kandidat: Med en datadriven talent acquisition-strategi identifierar du lättare de kandidater som passar bäst för rollen och företaget.
• förmånspaket: Att välja rätt kandidat är bara en del av processen. Kandidaten måste också vilja tacka ja till ditt erbjudande. Om andelen ja-svar är för låg kan företaget ta hjälp av people analytics för att skräddarsy förmånspaket som lever upp till kandidaternas förväntningar.
• medarbetarretention för nyanställda: Ett av de bästa måtten på hur väl din rekryteringsstrategi fungerar är andelen nyanställda som stannar kvar på företaget. Detta kan du följa med enkla HR-mått, men med people analytics kan du också hitta anledningarna till varför nyanställda slutar, t.ex. otillräcklig utbildning eller dåligt ledarskap.

People analytics hjälper dig att förstå vad som ligger bakom mätvärdena, så att företaget kan identifiera de aspekter av rekryteringsprocessen som fungerar väl och de som behöver justeras.

produktivitet på arbetsplatsen

People analytics ger insikter i realtid så att organisationen kan fatta välgrundade affärsbeslut. Detta är avgörande när du vill bygga en motståndskraftig personalstyrka. Exempelvis ger realtidsanalyser företaget möjlighet att med precision identifiera kompetensluckor hos personalen, öka medarbetarnas engagemang på alla nivåer, sätta samman team och tilldela dem uppgifter samt identifiera medarbetare som bör befordras.

Den växande kompetensbristen gör att företagen idag behöver prioritera intern kompetensutveckling. Studier visar att utvecklingssamtal kan göra mer skada än nytta och sällan är ett bra sätt att identifiera duktiga medarbetare. Problemet är att vissa saker inte kan mätas genom enkla utvärderingar och att bedömningarna ofta baseras mer på tyckande än på fakta. Med people analytics samlas istället all information om medarbetaren in, från särskild utbildning, produktionsnivåer, ledarroller och kvalitet till tidigare anställningar, så att du får en mer överskådlig bild av personens förmåga och potential.

Oavsett om du tittar på analysdata på individuell nivå eller för hela personalstyrkan kan dessa realtidsdata hjälpa företaget att fatta välgrundade beslut som kan öka produktiviteten avsevärt.

att bygga mångfald

Nya studier visar att företag med en personalstyrka som präglas av mångfald tenderar att prestera så mycket som 36 % bättre än andra. Ditt företag har kanske som många andra satt upp mål avseende mångfald och inkludering – people analytics hjälper er nå dem! Det är viktigt att använda aktuella analysdata för att ta reda på vad som kan ligga bakom svårigheter att attrahera en mångfald av olika kandidater.

Exempelvis saknar företaget kanske kvinnliga ledare. Att använda people analytics för att reda ut vad som hindrar kvinnliga medarbetare från att söka chefstjänsterna kan hjälpa dig att utveckla effektiva strategier för att uppfylla företagets mångfaldsmål.

kostnadsbesparingar

I slutänden kan people analytics hjälpa företaget att spara pengar. För det första kan förbättrade rekryteringsresultat ge minskade rekryterings- och introduktionskostnader. För det andra ger möjligheten att förutse framtida kompetensbehov företaget chans att förbereda sig för kommande förändringar.

hinder för people analytics

People analytics är en metod som revolutionerar lagring, analys och användning av HR-data, så att företaget kan fatta mer välgrundade beslut. Det finns dock några saker du måste vara försiktig med när du planerar din people analytics-strategi.

teknik utan mänskligt perspektiv

Analysdata kan ge stora mängder värdefull information, men aldrig ersätta den mänskliga aspekten. Det är viktigt att företaget inte fokuserar så ensidigt på data att relationsbyggandet med medarbetare och kandidater försummas. På Randstad vet vi att meningsfull förändring bara kan ske när teknik och mänsklighet samspelar.

snedvridning av analysen

Det finns en risk för snedvridning av people analytics-processen. Ibland har företagsledare har en förutfattad mening om de data som samlas in. Även om det ofta är omedvetet kan en sådan inställning snedvrida resultaten. Det kan leda till att personen endast samlar in data som bekräftar hans eller hennes uppfattning. Det är alltså avgörande att fastställa parametrar som säkerställer att resultaten inte snedvrids.

integritetsproblem

Alla typer av datainsamling medför integritetsproblem. Det är viktigt att företaget tar detta på allvar och säkerställer ett system och en process som uppfyller r kraven i GDPR och gällande arbetsmarknadslagar.

kompetensbehov

En effektiv användning av people analytics kräver att företaget har tillgång till rätt kompetens för insamling och analys av data. Kanske finns det medarbetare på ditt företag som gått kurser i HR-analys, men people analytics kräver större erfarenhet. Överväg att ta in personal med certifierade kunskaper i people analytics.

När people analytics används effektivt kan metoden bidra till att göra företaget tillräckligt motståndskraftigt att stå emot befintliga och framtida störningar.

Ladda ned vår guide och läs mer om hur people analytics kan underlätta för ditt företag.