anställ extrapersonal för att ligga steget före högsäsongen.

För företag med stora variationer i efterfrågan är högsäsongen en kritisk period – försäljningen under denna tid kan vara avgörande för slutresultatet. Att bemanna upp verksamheten med extrapersonal är ett effektivt sätt att täcka det ökade personalbehovet under denna period. 

Om du redan förlitar dig på tillfällig personal för att ditt företag ska hålla sig flytande under de mest hektiska månaderna på året är genomförandet avgörande. Genom att ta fram en plan i förväg har du alla förutsättningar att lyckas och kan dra nytta av den extra arbetskraften för att uppnå dina affärsmål. 

I den här artikeln kommer vi att beskriva våra bästa metoder för att anställa och hantera extrapersonal. Men innan vi går in på detta bör vi ta oss tid att fundera över fördelarna och nackdelarna med att anställa extrapersonal under högsäsong.

Fördelar med tillfällig personal:

• flexibilitet, så att du kan skala upp eller ner din personalstyrka baserat på behov
• tillgång till specialiserade färdigheter
• mindre intensiv rekryteringsprocess
• mer kostnadseffektivt än att anställa fast personal
• möjligheter att "testa" potentiella nytillskott till eventuella framtida permanenta tjänster

Nackdelar med tillfällig personal:

• lägre grad av engagemang och lojalitet
• begränsad tid för utbildning och introduktion
• ökad personalomsättning som bidrar till till kunskapsförlust

personalplanering före högsäsong

Att planera för högsäsongen är en tidskrävande process. För bästa resultat bör du börja i god tid före din högsäsong och följa dessa best practices:

samla in information

Effektiv planering för högsäsongen börjar med data. Samla all relevant information du kan hitta från tidigare år: försäljningsdata, resultatrapporter, lagernivåer och personalscheman. Ta sedan fram efterfråge- och försäljningsprognoser för de månader då du har mest att göra. Med hjälp av denna information kan du avgöra vilken kapacitet din befintliga personal har och uppskatta behovet av ytterligare arbetskraft under den kommande högsäsongen.

När du ser tillbaka på de senaste åren kan du tänka på poster som t.ex:

• övertidsskift
• anställdas sjukdagar
• kundklagomål

En ökning i någon av dessa kategorier kan tyda på ett behov av att ta in extrapersonal under högsäsongen. När ditt team är överarbetat kan de ökade stressnivåerna leda till fler misstag och konflikter på golvet. En förstärkt personalstyrka under högsäsongen hjälper dig att upprätthålla en rimlig och hanterbar arbetsbelastning för varje medarbetare.

förstå arbetslagstiftningen vid tidsbegränsade anställningar 

När du ska anställa extrapersonal är det viktigt att förstå vad som gäller vid tidsbegränsade anställningar. En tidsbegränsad anställning innebär, precis som det låter, att en arbetstagare anställs under en specifik tidsperiod eller för ett särskilt projekt, uppdrag eller en viss period av arbetsbehov. Det finns olika typer av tidsbegränsade anställningar, och genom att förstå skillnaderna kan du fatta bättre beslut om vilken form som passar din verksamhet bäst. Vilka tidsbegränsade anställningsformer som är tillåtna är bestämt i Lagen om anställningsskydd (LAS) och kollektivavtalen.

Det finns lagar och regler som reglerar användningen av tidsbegränsade anställningar, såsom exempelvis minimilängden för en sådan anställning, arbetsrättigheter och hur anställningsförhållandet övergår till en tillsvidareanställning efter en viss period. Enligt LAS och kollektivavtalen är tillsvidareanställningar huvudregeln, men det finns flera fall där en tidsbegränsad anställning kan vara att föredra.

identifiera kompetenskrav för tillfälligt anställda 

De flesta organisationer kräver en blandning av olika kompetenser och färdigheter hos sina medarbetare för att fungera effektivt. Vissa roller i din verksamhet kräver kanske mycket teknisk kunskap och expertis, medan andra tjänster är mer beroende av god arbetsmoral eller problemlösningsförmåga. När du väljer parametrar för dina tillfälliga medarbetare bör du tänka på vilka färdigheter som är lättare att hitta och som snabbt kan omvandlas till en produktiv medarbetare. På samma sätt bör du fundera över vilka färdigheter du bör eftersträva hos fast anställd personal som komplement till dina tillfälliga medarbetare under högsäsong. 

I vissa situationer kan du behöva anställa extrapersonal med avancerade färdigheter för att hjälpa till med ett visst projekt. Detta är vanligt inom områden som byggnation eller idrottstävlingar. Även om kraven på kompetensnivå är omvända är processen densamma. Tänk noga igenom vad du behöver från dina tillfälliga medarbetare och bestäm sedan hur de kan integreras med din fasta personal för att uppfylla dina mål.

planera för utbildning och introduktion av tillfälligt anställda 

När du har en klar uppfattning om hur många tillfälliga medarbetare du behöver stärka upp din verksamhet med och vilka tjänster de ska fylla är det dags att fundera på utbildning och introduktion. Använd det befintliga utbildnings- och introduktionsprogrammet för varje roll som vägledning. Försök sedan att effektivisera processen utan att kompromissa med säkerhet eller produktivitet:

• färdigställ pappersarbetet digitalt före startdatumet
• kombinera grundutbildning med en rundtur på arbetsplatsen
• använda praktisk utbildning i arbetet för att minska tiden i klassrummet och öka produktiviteten

Med en kort utbildningstid prioriterar de mest effektiva programmen viktiga färdigheter som medarbetarna behöver för att kunna utföra arbetet på ett säkert sätt. För att maximera värdet bör du granska incidentrapporter och felfrekvenser från tidigare år och anpassa utbildningsinnehållet därefter för att förebygga vanliga problem. Att hitta rätt ämnen och längd är en balansgång – i vissa fall är det bättre att spendera mer pengar på utbildning om det kan förhindra dyra eller tidskrävande misstag och flaskhalsar.

Bli inte förvånad om du upptäcker att vissa roller är olämpliga för din extrapersonal på grund av de omfattande utbildningskraven. Jobb som kräver knepiga efterlevnadsrutiner, farlig utrustning eller omfattande institutionell kunskap kan vara bättre att tillsätta med fast anställda.

att anställa extrapersonal 

Att ta in ett stort antal tillfälliga medarbetare under högsäsong kräver en något annorlunda taktik än din traditionella rekryteringsprocess. Du kanske inte behöver en lika strikt urvalsprocess, och du letar sannolikt efter mindre specifika färdigheter eller kunskaper. Du kan också få tillgång till en större pool av tillgängliga kandidater, som utländsk arbetskraft, återvändande pensionärer eller mer oerfarna arbetstagare. Med tanke på den globala arbetskraftsbristen är den här flexibiliteten mycket fördelaktig. 

börja planera tidigt

På en ansträngd arbetsmarknad tar det längre tid att hitta rätt kompetens, oavsett om det gäller permanenta eller tillfälliga tjänster. Företag över hela världen har utmaningar med att hitta rätt personal, oavsett bransch, geografisk plats eller nivå på arbetslöshet i landet. Genom att börja i god tid kan du minska förlusterna och få ett försprång gentemot konkurrenterna.

Uppdatera företagets webbplats och platsannonser med den senaste informationen utifrån din strategi för tillfälliga medarbetare. Om ditt företag planerar att delta i karriärmässor för att rekrytera arbetstagare, beställ broschyrer, skyltar och eventuellt annat tryckmaterial. Träffa HR-personalen och rekryteringsteamet för att gå igenom årets strategi och brainstorma idéer. När allt är i ordning och teamen är enade går rekryteringsprocessen smidigt och effektivt.

använd korrekta arbetsbeskrivningar 

Tänk tillbaka: När var det senast någon uppdaterade företagets arbetsbeskrivningar för tillfällig personal? Många företag återanvänder samma text år efter år – men om det har gått för lång tid finns det en stor risk  att arbetsbeskrivningen inte längre ger en rättvisande bild av befattningen.

En övertygande arbetsbeskrivning är ärlig, korrekt och kortfattad. Det är viktigt att åtminstone inkludera de viktigaste ansvarsområdena och arbetsplatsen. Tänk på att extrapersonal inte nödvändigtvis är ute efter en karriär, så en lång lista med arbetsuppgifter och krav kan kännas överväldigande.

När du beskriver exakt vad arbetssökande kan förvänta sig av en tjänst kan de fatta ett välgrundat beslut om att ansöka eller inte. De kandidater som själva väljer att gå vidare i rekryteringsprocessen kommer att göra det med en tydlig förståelse för jobbet, vilket gör dem mindre benägna att hoppa av processen innan de får ett erbjudande. 

nå ut till tidigare anställda

Tidigare anställda är perfekta kandidater för extrajobb under högsäsong; eftersom de redan har en viss företagskunskap kan de komma igång med mindre utbildning. Gå igenom anställningslistor från tidigare år och identifiera de personer som kan vara intresserade av extrajobb. Tidigare säsongsarbetare är en bra utgångspunkt, men du kan också inkludera personer som arbetat deltid, heltid eller tillfälligt under andra perioder än högsäsong. Gå igenom listan tillsammans med chefer och HR-teamet och ta bort alla som slutat på dåliga villkor.

När företagsledningen har godkänt listan skickar du ut ett mejl till dessa personer med information om att ditt företag just nu har jobbmöjligheter som skulle kunna vara intressanta för dem. 

leta efter mjuka färdigheter

När konkurrensen om talangerna är hård kan du behöva vara ännu mer flexibel än vanligt när det kommer till din strategi för att hitta rätt medarbetare. Det enklaste sättet att anpassa din befintliga strategi är att fokusera på mjuka färdigheter, det vill säga de icke-tekniska färdigheter som hjälper kandidater att lyckas i olika roller. De flesta sökande kan lära sig att använda maskiner eller system, men det är ofta svårare att utbilda dem i den känsla för detaljer och tidshantering som är avgörande för en säker och kvalitetsfokuserad produktionslinje.

Att fokusera på mjuka färdigheter istället för specifika tekniska kvalifikationer ger tillgång till en bredare grupp av arbetssökande: nyutexaminerade och personer som byter karriär, för att nämna två exempel. När andra arbetsgivare ignorerar dessa grupper till förmån för personer med rätt tekniska färdigheter och kompetenser kan det minska både konkurrensen och kostnaderna.

utöka din räckvidd

Få ut det mesta av en rekryteringsstrategi som bygger på mjuka färdigheter genom att möjliggöra att fler personer ser dina jobbannonser. När du inte söker efter hårda kompetenser finns det ingen anledning att begränsa dig till branschens jobbsajter och karriärmässor – vidga dina vyer och nyttja  nya webbplatser som når en bredare målgrupp. Om företaget erbjuder bostäder för extrapersonal kan du besöka rekryteringsevenemang i andra delar av landet. Du kan även ansöka om särskilda visumprogram för att ta in säsongsarbetare från utlandet.

Om din högsäsong sammanfaller med sommarlov eller semesterveckor kan du med fördel rekrytera direkt från folkhögskolor och universitet. Studenter som sommarjobbar får extrainkomst och erfarenhet som är värdefullt att addera till CV:t.

samarbeta med en HR-partner 

För vissa företag är personalstyrkan under högsäsong tre eller fyra gånger större än helårsarbetskraften. I sådana fall är det klokt att ta in en partner för HR-lösningar. Genom att outsourca denna typ av säsongsbaserade anställningar säkerställer du att du har en tillräcklig personalstyrka, samtidigt som de fastanställda kan fokusera på aktuella projekt och förbereda verksamheten inför högsäsongen.

På Randstad är vi specialiserade på både fast och flexibel bemanning. Kontakta oss idag för att ta reda på hur vi kan hjälpa dig att möta säsongsbetonade bemanningsbehov. Vi har också skapat en checklista som hjälper dig att planera din personalstyrka inför högsäsongen.