så ökar du produktiviteten genom att ta itu med frånvaron.

Frånvaro på arbetsplatsen är vanligt. Men när frånvaron börjar bli ett problem som i allt större utsträckning påverkar produktiviteten är det viktigt att agera, och förstå orsakerna till varför den uppstår. 

Du har 100 viktiga beställningar som ska slutföras den här veckan. Men måndagen börjar med att en central medarbetare i tillverkningsteamet inte dyker upp på arbetet. Med en person kort kämpar ni på för att klara leveransen ändå. På onsdagen märker du att ett par av medarbetarna på plats har tappat sitt engagemang för arbetet och ni hamnar ännu mer efter. När fredagen kommer står ni inför en stressig situation där ni behöver skynda er för att hinna klart i tid.

Låter det bekant? Om det ofta ser ut såhär hos er kan det bero på oplanerad frånvaro eller problematisk närvaro. I texten nedan presenterar vi båda koncepten, och berättar om hur du kan arbeta med både frånvaro och närvaro för att stärka arbetsstyrkans produktivitet.

vad innebär oplanerad frånvaro?

När medarbetare vid upprepade tillfällen uteblir från arbetet utan giltiga skäl rör det sig om oplanerad frånvaro. Frånvaro som på grund av planerad semester eller akuta familjeangelägenheter räknas inte som oplanerad. Frånvaroproblem är lätta att upptäcka eftersom den aktuella medarbetaren helt enkelt inte är på plats.

varför uppstår frånvaro?

Frånvaro kan bero på många olika faktorer. Några av de vanligare orsakerna är:

• psykisk ohälsa: Enligt en färsk 12-månaders uppföljande studie från amerikanska arbetsmiljöverket är depression en av de vanligaste orsakerna till oplanerad frånvaro.
• mobbning: Teammedlemmar som blir trakasserade på jobbet kan undvika kontoret för att slippa obehagligheter.
• bristande engagemang och intresse: Medarbetarna känner sig oengagerade, missnöjda eller uttråkade på arbetsplatsen.
• utbrändhet: Personer som under en längre tid upplevt stress och utmattning kan till slut gå in i väggen.
• vård av anhöriga: Personer som tar hand om gamla föräldrar eller anhöriga med en funktionsvariation kan behöva extra ledigt från jobbet.

Exempel 1: Peter lider av depression, men han känner inte igen symptomen. Han känner sig ofta så trött och allmänt uppgiven att ringer och sjukanmäler sig.

Exempel 2: Annas kollega Johan kritiserar ofta hennes prestationer på jobbet, och gör oönskade närmanden när deras linjechef inte är närvarande. Hon känner sig hotad, och håller sig borta från kontoret.

hur påverkas en organisation av oplanerad frånvaro och problematisk närvaro?

Både oplanerad frånvaro och problematisk närvaro skadar alla organisationer. När en medarbetare inte dyker upp måste kollegorna jobba extra hårt. En medarbetare som kommer till jobbet, men inte kan koncentrera sig begår ofta misstag eller lämnar uppgifterna halvfärdiga. I båda fallen sjunker den totala produktiviteten, och andra medarbetare måste kompensera för bortfallet.

Både frånvaro och problematisk närvaro leder bokstavligen till förlorade intäkter. Enligt en färsk undersökning från amerikanska folkhälsomyndigheten (CDC), kostar frånvaron de amerikanska arbetsgivarna över 225,8 miljarder dollar (186 miljarder euro) per år. CDC kom fram till denna siffra genom att analysera olika riskfaktorer, där man hittade faktiska kostnader kopplade till var och en av faktorerna.

Det ser inte mycket bättre ut i resten av västvärlden. I Storbritannien uppskattade t.ex. Centre of Economic and Business Research analysis 2017 den totala kostnaden för otillåten frånvaro till 18 miljarder pund (14,8 miljarder euro). Enligt näringslivsexperter kan denna siffra vara uppe i 26 miljarder pund (28,7 miljarder euro) till 2030.

När det gäller kostnaderna för problematisk närvaro har inga större undersökningar gjorts på senare år, och det är därför svårt att fastställa vilka de ekonomiska effekterna är. Under 2002 genomfördes en telefonundersökning som kallades American Productivity Audit. Man uppskattade då den årliga kostnaden för problematisk närvaro till 150 miljarder dollar. I Europa uppskattades i en studie från 2002 kostnaderna endast för arbetsrelaterad stress till 20 miljarder euro per år, och de ekonomiska konsekvenserna av arbetsrelaterad sjukdom till mellan 185 och 289 miljarder euro per år.

Med tanke på att riskfaktorer som depression, diabetes och andra hälsoproblem tenderar att öka i den utvecklade världen, kan vi anta att de ekonomiska konsekvenserna av den problematiska närvaron är större idag än vid sekelskiftet.

hur kan du minska oplanerad frånvaro och problematisk närvaro?

De direkta och indirekta kostnaderna för frånvaro och bristande uppmärksamhet är avsevärda – särskilt för små och medelstora företag. Arbetsgivare som lyckas minska den problematiska frånvaron och den problematiska närvaron uppnår stora fördelar, exempelvis:

• minskade personalkostnader
• bättre stämning och högre arbetsmoral bland medarbetarna
• högre produktivitet

Hur kan du då gå tillväga för att blir av med den otillåtna frånvaron och se till att medarbetarna är närvarande även mentalt när de är på jobbet? Svaret handlar om att planera framåt, lyssna på medarbetarna och ge stöd. Så främjar du också produktiviteten på ett nytt sätt. Exempel på lösningar:

• uppmuntra anställda att återhämta sig hemma: När en sjuk medarbetare återhämtar sig hemma kostar det i slutändan mindre för arbetsgivaren. Medarbetaren smittar inte sina kollegor, och utför inget felaktigt eller undermåligt arbete som sedan måste rättas till.
• kostnadsfri screening för vanliga sjukdomar: Företagsomfattande screeningprogram för diabetes, cancer eller problem med blodtrycket kan vara ett sätt att upptäcka hälsoproblem innan de blir så allvarliga att de påverkar närvaron.
• stödprogram: Medarbetare som får stöd i samband med kroniska sjukdomar tenderar att känna sig mer positiva och produktiva än de som inte får det. Det leder till förbättringar både när det gäller närvaron och koncentrationen.
• anpassningar för föräldrar: Det gör mycket stor skillnad för arbetande föräldrar om arbetsgivaren erbjuder flexibla lösningar. Möjligheter att arbeta hemifrån eller att gå ned i tid kan stärka produktiviteten.

Om du vill lära dig mer om hur du kan förstå och hantera problemen med frånvaro på arbetsplatsen kan jag tipsa dig om en guide vi har skrivit, som går in på ämnet i detalj och förklarar varför det är så viktigt för arbetsgivare att ha en tydlig och väl övervägd plan för frånvaro.