medarbetarens livscykel: från anställning till avslut.

Medarbetarnas livscykel speglar den resa som dina medarbetare gör från det ögonblick då de får kontakt med ditt varumärke till att de lämnar din organisation. Att förstå medarbetarnas livscykel är avgörande för att skapa en effektiv strategi för en bra medarbetarupplevelse. Genom att analysera de olika moment som formar medarbetarnas upplevelse kan du börja identifiera gap och förbättringsområden och skapa strategier för att hantera dem. 

I den här artikeln går vi igenom varje steg av medarbetarnas livscykel och hur var och ett av stegen påverkar medarbetarnas helhetsupplevelse av ditt företag som både arbetsgivare och varumärke.

förstå stegen i medarbetarnas livscykel

Modellen för medarbetarnas livscykel består vanligtvis av sju steg, som börjar med rekrytering och slutar med offboarding. Även om detta kan variera beroende på verksamhet, är följande sju steg allmänt erkända som en standardmodell för medarbetarnas livscykel.

1. attrahera

Medarbetarupplevelsen börjar långt före den första dagen på jobbet. Den första kontakten sker vanligtvis genom jobbannonser, rekommendationer eller inlägg i sociala medier. Det primära målet i detta första steg är att fånga potentiella medarbetares intresse och göra ett positivt första intryck.

För att lyckas i detta skede är det viktigt att skriva engagerande jobbannonser som innehåller följande delar:

• Korrekt arbetsbeskrivning: Din jobbannons bör ge en korrekt bild av rollen och hur det är att arbeta för företaget.
• Inkluderande språk: Dina jobbannonser ska vara fria från diskriminerande eller exkluderande språk. Var till exempel noga med att använda könsneutrala termer i alla jobbannonser. Det här kommer att hjälpa dig att attrahera en bredare grupp kandidater.
• Nå ut i rätt kanaler: Genom att ha en strategi för vilka kanaler du ska använda dig av beroende på målgrupp kommer du kunna öka räckvidden för din jobbannons och därmed nå flera.

Hur din organisation positionerar sig under attraktionsfasen har en direkt inverkan på ditt rekryteringsresultat. Därför är det av högsta vikt att bygga upp ett starkt employer brand. Ditt employer brand bör genomsyras av företagets uppdrag och mål och stämma överens med verkligheten för att få stor genomslagskraft hos dagens arbetstagare.

2. rekrytering 

Om ni lyckats i attraktionsfasen och fångat potentiella kandidaters uppmärksamhet är nästa steg att övertyga dem om att söka era lediga tjänster. Denna fas av medarbetarresan inkluderar flera olika steg, bland annat: 

• Ansökan: Ansökningsformuläret som kandidater skickar in för att uttrycka sitt intresse för en tjänst. 
• Urval: I detta steg granskar ni CV:n och utvärderar kandidaterna utifrån den aktuella kravprofilen för att avgöra deras lämplighet för tjänsten.
• Rekryteringstester: Det finns olika typer av rekryteringstester, exempelvis färdighetstester och personlighetstester, som du kan använda för att utvärdera hur väl en kandidat passar för en specifik tjänst.  
• Intervju: Det strukturerade samtalet mellan arbetsgivaren och kandidaten, som syftar till att få en bättre bild av om kandidaten har de nödvändiga kompetenserna och  för rollen. 
• Bakgrunds- och referenskontroller: En bakgrundskontroll är en grundlig undersökning av en kandidats bakgrund, som kan omfatta verifiering av identitet, kontroll av eventuella brottsregister eller granskning av anställnings- och utbildningshistorik. Referenskontroller å andra sidan syftar till att samla in feedback från kandidatens tidigare arbetsgivare, kollegor och andra professionella kontakter.
• Beslut och anställningserbjudande: I detta skede har en kandidat valts ut som slutkandidat och ett anställningserbjudande har lämnats.

I alla dessa steg är det viktigt att du ser till kandidaternas upplevelse av processen och har detta i åtanke när du utformar den. Om ansökningsfasen är komplicerad eller väldigt tidskrävande riskerar ni exempelvis att tappa kompetenta kandidater på vägen. Försök därför att göra varje steg så enkelt som möjligt, utan att för den sakens skull tumma på kvalitén eller att få den information ni behöver för att kunna göra en bedömning. 

Något annat som behöver genomsyra hela rekryteringsprocessen är transparens. Att ha en nära kontakt med kandidaterna och en bra rutin för återkoppling i processen är avgörande för att inte riskera missnöje.

3. onboarding

Introduktionsfasen löper från det att en kandidat accepterar jobberbjudandet till dess att kandidaten är insatt i sin nya roll. Nyanställda är vanligtvis förväntansfulla inför att börja på sitt nya jobb. Det här är din chans att bygga vidare på denna förväntan genom att introducera medarbetaren till företagets värderingar och vision.

Undersökningar visar att så många som 88 % av de anställda är missnöjda med introduktionen. Detta är ett viktigt steg och kan orsaka problem om det inte sköts på rätt sätt, då sannolikheten är större att den anställde inte trivs och söker sig till en ny tjänst. 

En väl utformad introduktionsprocess ger medarbetaren gott om tid att komma in i företagskulturen och i sin roll. En framgångsrik onboardingprocess bör innehålla följande byggstenar:  

• Välkomnande: Den nya medarbetaren ska välkomnas in i verksamheten av alla, från seniora chefer till teammedlemmar som de kommer att arbeta tillsammans med. Att ge ett varmt välkomnande hjälper nya kollegor att känna sig bekväma på arbetsplatsen och motiverade till att göra sitt bästa för företaget, vilket bidrar till både effektivitet och produktivitet.
• Kultur: Främja en känsla av gemenskap genom att utbilda de nya medarbetarna om organisationens värderingar, vision, mål och uppdrag.
• Tydliggörande: Lägg tid på att se till att medarbetarna förstår sina nya arbetsuppgifter och förväntningarna på dem.
• Efterlevnad: Se till att nyanställda förstår grundläggande juridiska och policyrelaterade regler och bestämmelser som gäller på arbetsplatsen.

4. utveckling

Vår rapport Employer Brand Research 2023 visar att 72 % av arbetstagarna värdesätter kompetensutveckling, men endast 48 % anser att arbetsgivaren erbjuder tillräckliga utvecklingsmöjligheter. Den bistra verkligheten är att många av era bästa medarbetare kommer att lämna er om ni inte erbjuder tillräckligt med utbildning och utvecklingsmöjligheter inom er organisation.

Genom att skapa ett omfattande utbildnings- och utvecklingsprogram kan du uppmuntra dina medarbetare att stanna kvar hos er och utveckla sin karriär inom företaget. 

5. feedback och erkännande

Det första du kanske tänker på när du funderar över prestationshantering och feedback är era utvecklingssamtal. Om ditt företag enbart förlitar sig på dessa tillfällen för att vägleda medarbetarna genom hela livscykeln riskerar ni att förlora medarbetare. En nyligen genomförd undersökning bland amerikanska arbetstagare visar att 92 % vill ha feedback mer än en gång om året så löpande feedback och prestationshantering är att föredra. 

Som tur är gör dagens teknik det enklare än någonsin att ge både feedback och erkännande till medarbetarna. Istället för att vänta till de årliga utvecklingssamtalen med att ge medarbetarna den feedback de vill ha och behöver få, finns det idag många verktyg du kan använda för att ge dina medarbetare omedelbar feedback och erkännande. Omedelbar feedback gör att chefer och arbetsledare snabbt kan ta itu med felaktiga eller negativa beteenden och samtidigt belöna positiva prestationer.

Men regelbunden prestationshantering kan bara vara effektiv om feedbacken är meningsfull, opartisk och engagerande. Annars kan den slå tillbaka mot dig och göra dina medarbetare ännu mer frustrerade. Därför är det viktigt att ge cheferna i organisationen utbildning i prestationshantering, feedback och erkännande.

6. bibehållande och engagemang

Bibehållande och engagemang går hand i hand. Det är en i princip omöjlig ekvation att upprätthålla en låg personalomsättning utan att samtidigt fokusera på medarbetarnas engagemang. Därför handlar det här steget i medarbetarnas livscykel om att utveckla strategier för att uppmuntra medarbetarna att stanna kvar inom företaget. Några av dessa strategier kan t.ex. vara att: 

• Förbättra kommunikationen: Effektiv kommunikation är en viktig del av medarbetarnas engagemang. Utan en öppen och transparent kommunikation kan det vara svårt att skapa förtroende mellan arbetsgivare och arbetstagare. För att förbättra kommunikationen kan du överväga att hålla regelbundna möten för hela företaget för att dela med dig av organisationens mål och prestationer.
• Utveckla starka ledare: Ledare i företaget spelar en avgörande roll för att utveckla en kultur av engagemang. Det är viktigt att skapa en process som säkerställer att rätt medarbetare hamnar på rätt chefsposition.
• Erkännande av medarbetare: I flera år har studier visat att det finns ett starkt samband mellan att ge medarbetarna erkännande och medarbetarengagemanget. För att erkännandet ska spela en avgörande roll för att öka medarbetarnas engagemang måste du utveckla, implementera och följa upp ett omfattande erkännandeprogram som riktar sig till medarbetare på alla nivåer inom företaget. 

7. offboarding 

Du kanske tror att när en anställd lämnar in sin uppsägning, så har dennes vidare resa inte längre någon betydelse för din organisation. Det är långt ifrån sanningen. Oavsett om den anställdes avslut sker i samförstånd eller inte kan det få allvarliga konsekvenser för hur du hanterar medarbetarnas sista tid inom företaget.

För det första kanske den anställde inte trivs i sin nya roll. Om det är en medarbetare ni varit nöjda med kan det finnas möjlighet att återanställa personen. För det andra kan den tidigare medarbetaren fortfarande vara en kund, beroende på vilken bransch du verkar i. Ett negativt avslut kan leda till att du förlorar medarbetaren även som kund.

Du bör också ha i åtanke att före detta anställda har möjlighet att lämna omdömen på olika webbplatser där de delar sina erfarenheter av företaget. Studier visar att en av tre kandidater har tackat nej till ett jobberbjudande på grund av dåliga omdömen. Ett enda dåligt omdöme kan alltså äventyra dina rekryteringsinsatser.

Huvudsyftet med offboarding-processen är att säkerställa ett smidigt avslut för den anställde genom att ge denne all information som behövs, inklusive en kontaktperson för eventuella följdfrågor. Du kan också ta tillfället i akt att samla in information om varför medarbetaren slutar. Även om avgångsundersökningar kan hjälpa dig att samla in mycket information, kan enskilda exitintervjuer hjälpa dig ytterligare att förstå varför medarbetaren slutar, vilket är viktigt för att kunna åtgärda eventuella problem samt minska risken för ytterligare avgångar.