så kan du förebygga dålig arbetsmiljö.

Att skapa och upprätthålla en bra arbetsmiljö är avgörande för arbetsgivare som vill attrahera och behålla kompetenta medarbetare. Tyvärr har flertalet studier från olika länder visat att dåliga arbetsmiljöer blir allt vanligare.

Exempelvis visar en amerikansk undersökning bland arbetstagare ur millenniegenerationen och generation Z att 74 % respektive 79 % hade upplevt en dålig arbetsmiljö på jobbet. Samtidigt uppgav 70 % av 1 000 tillfrågade arbetstagare i Storbritannien att de upplevde skadliga beteenden på sina arbetsplatser. Det är uppenbart att dåliga arbetsmiljöer är ett allvarligt problem som inte får sopas undan mattan. Nedan kan du läsa mer om ämnet.

vad är en dålig arbetsmiljö?

En dålig arbetsmiljö präglas av negativa beteenden som mobbning och trakasserier eller en alltför stor arbetsbelastning. Det kan leda till stress, utbrändhet, vantrivsel och obehag bland personalen. Personkonflikter, oavsett om de är öppna eller pågår under ytan, kan också ha en negativ inverkan på medarbetarnas engagemang och produktivitet.

Eftersom denna typ av negativ arbetsmiljö skapar stora svårigheter i en organisation är det viktigt att sådana problem uppmärksammas och hanteras omedelbart.

vad kan en dålig arbetsmiljö leda till? 

En dålig arbetsmiljö kan ha en skadlig inverkan på allt från kundservice till produktleverans inom företaget. Det är dock oftast på HR-sidan som konsekvenserna blir mest kännbara. Denna typ av arbetsplatskultur kan leda till ökad frånvaro och sämre medarbetarretention, vilket sätter press på HR-cheferna som måste fylla luckorna. Nedan listar vi några av de oönskade effekterna av en dålig arbetsmiljö. 

hög personalomsättning

Hög personalomsättning kan vara ett tecken på en dålig arbetsmiljö. Genom att följa personalomsättningen, som kan omfatta hela företaget eller endast en eller flera divisioner eller vara tidsspecifika, kan du upptäcka specifika problem så som:

• dåligt ledarskap 
• bristfällig implementering av en ny process
• för stor arbetsbelastning till följd av personalbrist
• löneförhöjningar som inte motsvarar förväntningarna 

En ökad personalomsättning bidrar också till problemen genom allt från ökade rekryteringskostnader till sämre trivsel och minskad produktivitet.

låg produktivitet

19 % av arbetstagarna globalt vantrivs på jobbet, och över hälften upplever att de är känslomässigt frånkopplade på arbetsplatsen, enligt 2022 års upplaga av Gallups rapport State of the Global Workplace. En arbetsmiljö präglad av toxiska eller kränkande beteenden kan öka stressen hos medarbetarna, vilket gör att de oftare uteblir från arbetet och är mindre engagerade när de är där.

Personalen presterar under sin förmåga och avdelningarna är underbemannade, vilket så småningom tar ut sin rätt på produktiviteten. Håll därför ett öga på produktivitetsnivån när du granskar företagets resultatindikatorer; de första tecknen på ett arbetsmiljöproblem kan visa sig där. 

negativt arbetsgivarvarumärke

Om din organisation har en osund arbetsmiljö dröjer det inte länge innan ryktet sprider sig. Situationen lyser igenom i negativa recensioner från medarbetare som lämnar företaget, något som kan skada ert rykte som arbetsgivare.

Dessutom blir det allt svårare att attrahera och behålla duktiga medarbetare, vilket leder till ett lägre urval av kandidater.

vad kännetecknar en dålig arbetsmiljö? 

Arbetsmiljön på HR-avdelningen är kanske utmärkt. Men som tidigare nämnts kan miljön variera från en avdelning till en annan. Därför bör du alltid vara vaksam på de tecken som tyder på en toxisk miljö. Med hjälp av medarbetarundersökningar kan du upptäcka de oönskade beteendena i listan nedan, och ta itu med dem innan problemen eskalerar.

mobbning och trakasserier

En viktig faktor kopplat till arbetsmiljön är sättet som medarbetare i organisationen bemöter varandra. Dålig attityd, särbehandling eller direkt mobbning eller trakasserier kan leda till en arbetsmiljö som är direkt skadlig och där medarbetare känner sig kränkta och osäkra. Mobbning kan ta sig till uttryck genom beteenden som att medvetet få andra kollegor att känna sig okunniga eller dåliga på sina jobb, eller att vara överdrivet kontrollerande. Om mobbningen riktas mot vissa grupper av människor är den att kategorisera som trakasserier. Det kan t.ex. handla om att mobbaren bara ger sig på personer av ett visst kön eller med en viss etnicitet eller religion. I ett sådant fall har du att göra med en kränkning av mänskliga rättigheter, som kan få rättsliga konsekvenser. 

En arbetsplatskultur där det förekommer trakasserier leder dessutom, oavsett vem det är som utsätts, till en exkluderande atmosfär som gör det svårt att attrahera och behålla den mångfald av medarbetare som krävs för att driva en verksamhet i dagens globala ekonomi.

Denna typ av beteende är givetvis aldrig okej och behöver uppmärksammas och hanteras omgående för att värna om både medarbetares välbefinnande såväl som kulturen och produktiviteten på arbetsplatsen.

micromanagement 

Chefer måste låta sina team arbeta självständigt och ge vägledning utan detaljstyrning. Om ditt företag har en chef som ägnar sig åt micromanagement är sannolikheten stor att just hans eller hennes avdelning har ovanligt hög personalomsättning och frånvaro och lägre produktivitetsnivåer. 

Medarbetare som utsätts för micromanagement upplever att chefen inte har förtroende för dem och kan bli frustrerade över detaljstyrda processer och ständiga kontroller av det arbete de utfört. Håll utkik efter en gruppdynamik som innebär missade deadlines och ett konstant behov av rapportering.

bristande kommunikation

Om du ber om återkoppling och får många kommentarer om brister i kommunikationen mellan chefer och teammedlemmar så kan det vara ett tecken på en dålig arbetsmiljö. Att ledningen inte lyssnar eller agerar på återkoppling är ett vanligt klagomål från medarbetarnas sida. Om ditt företag struntar i undersökningsresultat och förslag struntar ni faktiskt i era egna medarbetare. Då söker de sig så småningom till en annan arbetsgivare, som är mer lyhörd för deras synpunkter.

bristande balans mellan jobb och fritid

Du kanske tänker dig att en medarbetare som har fullt upp trivs, men så är inte alltid fallet. Om medarbetarna har så mycket att göra att de inte hinner prata med varandra, tar med sig arbete hem eller jobbar över på kvällarna är det något som är fel. Faktum är att utbrändheten kan lura runt hörnet i det läget.

Denna typ av toxiskt beteende sprider sig ofta från chefs- eller till och med ledningsnivån nedåt i organisationen. När medarbetare skryter om att de börjar tidigt, slutar sent, hoppar över lunchen och aldrig tar ledigt tyder det inte på god arbetsmoral, utan på bristande balans mellan jobb och fritid.

grupperingar

När teamet splittras i olika grupperingar blir det svårare att samarbeta. Sådana grupper kan bildas med utgångspunkt i olika gemensamma nämnare, såsom avdelning, medarbetarkategori eller till och med något så oskyldigt som vilken lunchrestaurang man föredrar. När sådana grupper blir exkluderande och en eller flera medarbetare lämnas utanför kan det leda till en dålig arbetsmiljö.

bristfälliga utvecklingsmöjligheter 

En arbetsmiljö kan vara negativ även på så sätt att det helt saknas utsikter att avancera eller att utveckla nya färdigheter. Det går helt enkelt inte att komma någon vart. Om exitintervjuer eller medarbetarundersökningar tyder på att det finns jobb som upplevs så på företaget behöver ni investera i utbildning och utveckling för medarbetarna.

I 2023 års Randstad Employer Brand Research hamnade karriärutveckling på sjätte plats när arbetstagare listar de viktigaste faktorerna vid val av arbetsgivare. Detta värderas särskilt högt bland  män och den yngre åldersgruppen (18-24 år).  

så förebygger du en dålig arbetsmiljö

För att främja en arbetsmiljö som är både positiv och engagerande krävs mer än bara ledningens stöd och engagemang. Varje teammedlem måste bidra och vara involverad. Med hjälp

av ett systematiskt arbetsmiljöarbete kan ni organisera verksamheten så att ni förebygger många orsaker till ohälsa och främjar god hälsa. För att klara det behöver arbetsmiljöarbetet vara en del av det dagliga arbetet. 

Överväg de konkreta strategierna nedan för att påverka arbetsmiljön i positiv riktning.

bygg era policyer på handling, och inte bara ord

Det måste framgå i företagets policyer att ni har nolltolerans mot mobbning och trakasserier, och ledningen måste ställa sig bakom detta till hundra procent. Men det räcker inte att skriva ner detta i en policy; det måste också genomföras i handling, vilket kan vara ännu svårare.

Medarbetarna bör få veta redan när de inleder sin introduktion på företaget att ni inte tolererar mobbning eller trakasserier, oavsett medarbetarkategori. Dessutom ska disciplinpåföljder hanteras opartiskt, oavsett om det rör sig om obligatorisk utbildning eller strängare påföljder som avstängning eller uppsägning.

sträva efter mångfald när du rekryterar

Studier visar att ju större mångfald en organisations personalstyrka uppvisar, desto starkare och mer motståndskraftig är den, även när det gäller förmågan att upprätthålla en god arbetsmiljö. Du bör därför, i samarbete med cheferna, sätta upp mål kopplade till mångfald och inkludering på arbetsplatsen.

För att öka mångfalden i organisationen måste du se till att ansökningar, jobbeskrivningar och alla aspekter av rekryteringsprocessen främjar snarare än motverkar mångfald. Ta hjälp av en expert inom HR-lösningar för att säkerställa att er rekryteringsprocess är inkluderande och mångfaldsfrämjande.

se över er onboarding-process

En medarbetare får sitt första intryck av arbetsmiljön under introduktionen. Enligt en Gallup-undersökning är sannolikheten över två och en halv gång större att en medarbetare trivs och engagerar sig i arbetet om han eller hon fått en bra introduktion. 

Vilka är beståndsdelarna i en riktigt bra introduktion? Den kan omfatta allt från ett välkomstbrev i god tid till en effektiv hantering av HR-processer och IT-verktyg. Även om många delar av introduktionen är desamma i alla företag måste andra anpassas efter din organisation, särskilt när det gäller introduktioner på distans.

Att ge nya medarbetare en mentor är ett enkelt sätt att hjälpa dem att komma in i sin nya roll och vardag, inklusive hur man navigerar i korridorerna eller hittar de bästa lunchställena. Som mentorer bör du välja medarbetare som är positiva, som förmedlar den bild du önskar och som har positiva erfarenheter av företaget.

samla in återkoppling

Det är mycket lättare att vända en nedåtgående trend än att åtgärda en arbetsmiljö som blivit toxisk. Genom att kartlägga medarbetarresan för ditt företag kan du ta reda på vad dina medarbetare tycker och tänker i varje fas av din anställningsresa, från ansökan via introduktion och karriärutveckling till anställningens slut.

Medarbetare som blivit utsatta för mobbning eller trakasserier är inte alltid villiga att peka ut någon. För att främja ansvarsskyldighet på arbetsplatsen bör din organisation inrätta en process där medarbetarna kan anmäla missförhållanden diskret och utan risk för repressalier. En sådan ”trygg kanal” gör det lättare för medarbetarna att påtala problem.

Om företaget inte redan håller exitintervjuer bör ni införa det. Det är ett av de bästa sätten att ta reda på varför medarbetare lämnar företaget och en sista chans att förmedla ett gott intryck av varumärket. Detta är ännu viktigare om orsaken till att medarbetaren slutar är en dålig arbetsmiljö. 

Utöver detta bör du regelbundet granska de recensioner av ert företag som lämnas på olika jobbportaler på nätet. Både positiva och negativa kommentarer kan vara till hjälp när du letar efter sätt att förbättra arbetsmiljön.

använd people analytics

Genom att jämföra vem som slutar med varför de slutar kan du maximera nyttan av dina medarbetardata. Med people analytics kan du samla in data om medarbetarna för att ta reda på vad de gillar och ogillar och vilka beteendemönster som finns i personalstyrkan. På så sätt kan du se om en dålig arbetsmiljö bidrar till personalomsättningen.

 Exempel:

• Om nya medarbetare lämnar företaget finns det kanske brister i onboarding-processen, eller i anställningsprocessen där förväntningarna om tjänsten och arbetsuppgifterna inte uppfylls väl på plats.
• Om du förlorar långvariga medarbetare kanske dessa upplever att de är undervärderade eller inte får tillräckligt stöd.
• Om du förlorar medarbetare som tillhör minoriteter finns det kanske problem med trakasserier eller en exkluderande kultur.
• Om många medarbetare på högre nivåer i organisationen slutar kan det indikera att lönerna ligger under genomsnittet eller att det är svårt att avancera.

När du har samlat in dina data tar du hjälp av en expert för att säkerställa att du tolkar dem rätt. Först därefter kan du utforma konkreta förslag för att förbättra företagets arbetsmiljö.

investera i medarbetarna

En trevlig arbetsmiljö är visserligen viktigt för medarbetarna, men enligt vår employer branding-undersökning finns det flera andra faktorer som också spelar roll, som attraktiv lön och förmåner samt balans mellan jobb och fritid. Genom att identifiera och möta medarbetarnas behov kan du upprätthålla produktiviteten och samtidigt öka trivseln och minska kostnaderna för rekrytering och personalomsättning.

Vill du veta hur du kan attrahera, rekrytera och behålla rätt medarbetare och få en bättre förståelse för vad arbetstagare värderar mest vid val av arbetsgivare? Ta del av Randstad Employer Brand Research som kan hjälpa er att bygga ett starkare employer brand.