så lyckas du med offboarding.

På dagens hårt konkurrensutsatta arbetsmarknad får arbetsgivare kämpa hårt för att hitta, attrahera och behålla de vassaste talangerna. En väldesignad medarbetarresa är väsentlig för att lyckas, eftersom den påverkar medarbetarnas totala upplevelse av sin anställning hos företaget. 

Den avslutande delen av medarbetarresan, som kallas för offboarding, är särskilt viktigt då den har stor tyngd när en medarbetare blickar tillbaka på sin tid hos företaget. En väl genomförd offboarding kan lägga grunden för en smidig omställning, bevara en god relation och skydda företagets rykte. På samma sätt kan en misslyckad eller ogenomtänkt offboarding-process få konsekvenser med missnöjda medarbetare, ett skadat arbetsgivarvarumärke, sämre engagemang och högre personalomsättning. Ju sämre upplevelse, desto starkare inflytande får detta steg på helhetsintrycket.

I den här artikeln kan du lära dig mer om offboarding, vad du behöver tänka på och vilka olika steg som är viktiga att få med i processen för att säkra en bra upplevelse.

vad är offboarding?

Offboarding är det sista steget i medarbetarresan och handlar om den process som hanterar avslutandet av en anställds tid på en arbetsplats. Offboarding kan enkelt beskrivas som motsatsen till onboarding som istället handlar om att introducera nya medarbetare till jobbet, företaget och kulturen. På samma sätt som onboarding är ett kritiskt steg för hur medarbetaren kommer att uppfatta sin nya arbetsgivare, kan offboarding påverka medarbetarens bild av sin totala upplevelse hos företaget i retrospektiv. 

Medarbetare kan sluta av flera olika anledningar, såsom uppsägning, pensionering, eller att den anställde själv valt att lämna företaget. Oavsett skäl är det oerhört viktigt att du som arbetsgivare gör vad du kan för att avsluta relationen bra, vilket kräver en genomtänkt offboarding-process. Ett bra avslut kan nämligen göra att medarbetare som självmant valt att lämna överväger att komma tillbaka någon gång i framtiden, rekommenderar företaget till sitt nätverk eller väljer att anlita företaget som leverantör om tillfälle ges. Medarbetare som blivit uppsagda på grund av en omorganisation eller som lämnat företaget på grund av att de gått i pension, är också mer benägna att tala gott om företaget om de känner att avslutet gått bra till.

Ett dåligt avslut, å andra sidan, kan få förödande konsekvenser. Medarbetaren som lämnar kommer sannolikt inte att vara en ambassadör för bolaget utan är kanske till och med benägen att tala illa om företaget vilket påverkar ryktet negativt, både som företag och arbetsgivare. Detta kan också leda till sämre chanser till framtida affärer, ett lägre engagemang bland medarbetarna som jobbar kvar i bolaget och högre personalomsättning.

fördelarna med offboarding

Som vi konstaterat är offboarding en viktig process av flera skäl, både för medarbetaren som slutar och för företaget. Här är några av de främsta anledningarna till varför ditt företag bör prioritera en genomtänkt offboarding-process:

medarbetarens upplevelse

En respektfull och empatisk offboarding-process bidrar till att medarbetaren som slutar får ett positivt sista intryck av företaget. Detta är viktigt för företagets rykte och kan leda till att tidigare anställda rekommenderar företaget till andra eller till och med återvänder i framtiden.

rättvisa och likabehandling

En genomarbetad offboardingprocess minskar risken för att hanteringen av avslutet påverkas av de ansvarigas känslor eller förutfattade meningar. Med en tydlig struktur för hur processen ska gå till och riktlinjer för exempelvis exitsamtal, avskedsfirande och avskedsgåva kan ni säkerställa att alla medarbetare får en likvärdig behandling.

feedback och förbättringar

En viktig del i offboarding är så kallade exit-intervjuer vilket ger medarbetaren möjlighet att delge sin feedback i ett strukturerat forum. Det här är en chans för företaget att få värdefull input från medarbetaren som ska sluta om vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Denna feedback kan användas för att förbättra de områden som brister och kan i förlängningen bidra till en minskad personalomsättning.

överlämning

När en medarbetare lämnar företaget finns det ofta mycket specifik kunskap som behöver överföras till kvarvarande kollegor eller den person som tar över rollen. En strukturerad offboarding säkerställer både att medarbetaren som lämnar får rätt förutsättningar att sköta sin överlämning, och att mottagaren får möjlighet att ta till sig informationen.

IT-säkerhet

Offboarding-processen inkluderar att avsluta behörigheter till företagets system, e-postkonton och annan känslig information. Detta minskar risken för dataläckor och säkerhetsincidenter.

juridiska och administrativa skäl

Offboarding inkluderar att samla in företagets egendom, uppdatera anställningsavtal, hantera utbetalning av eventuell innestående lön och förmåner, skapa betyg och/eller arbetsgivarintyg samt andra administrativa uppgifter som är viktiga för att uppfylla lagstadgade krav. Med en tydlig process för detta underlättas arbetet för den chef som ansvarar för avslutet, och medarbetaren som slutar får en smidig upplevelse.

teamkänsla och engagemang

När en medarbetare lämnar kan det påverka teamets dynamik och arbetskultur, oavsett av vilken anledning kollegan slutar. Genom en strukturerad offboarding kan företaget bättre hantera dessa förändringar och upprätthålla en positiv arbetskultur. Kvarvarande kollegor är också mer benägna att upprätthålla ett gott engagemang om de vet att kollegan som slutar har fått ett bra avslut.

Sammanfattningsvis bidrar en väl genomförd offboarding-process till att minimera risker, bevara värdefull kunskap och säkerställa en positiv relation mellan företaget och dess tidigare, och kvarvarande, medarbetare.

checklista för en bra offboarding: tänk på det här 

För att lyckas med offboardingen på ditt företag finns det flera saker att ha i betraktning. Här har vi sammanställt sju viktiga punkter med tillhörande tips att utgå från.

1. Skapa en strukturerad process

Det första steget för att lyckas med offboardingen är att ha en tydlig och strukturerad process på plats. På så sätt säkerställer ni att inget viktigt steg glöms bort och att processen är rättvis och konsekvent för alla anställda.

Tips:

• Checklista: Utarbeta en checklista som täcker alla nödvändiga steg, från återlämning av utrustning till överlämning av arbetsuppgifter.
• Tidslinje: Fastställ en tydlig tidslinje för offboarding-processen, inklusive viktiga datum och deadlines.

2. Kommunicera tydligt och respektfullt

Oavsett orsaken till att en medarbetare lämnar, är det viktigt att kommunicera tydligt och med respekt. Detta minskar risken för missförstånd och negativa känslor.

Tips:

• Första mötet: Håll ett inledande möte för att diskutera avgången och vad som förväntas av båda parter under offboarding-processen.
• Öppen dialog: Uppmuntra en öppen dialog där medarbetaren kan uttrycka sina känslor och ställa frågor.

3. Hantera praktiska detaljer noggrant

Säkerställ att alla praktiska detaljer hanteras korrekt för att undvika att problem uppstår senare. Detta inkluderar återlämning av företagets egendom, avslutning av åtkomsträttigheter och hantering av slutlön och andra ekonomiska frågor.

Tips:

• Återlämning av utrustning: Gör en inventarielista över all utrustning som behöver återlämnas, såsom laptop, telefon och passerkort.
• IT-åtkomst: Se till att medarbetarens tillgång till företagets system och data avslutas på den sista arbetsdagen för att skydda företagets information.

4. Kunskapsöverföring

För att säkerställa att viktig kunskap inte går förlorad eller att arbetsuppgifter faller mellan stolarna, är det viktigt att ha en tydlig plan för överlämning.

Tips:

• Överlämning: Organisera överlämningsmöten där medarbetaren kan dela information och insikter med sina kollegor eller efterträdare.
• Dokumentation: Be medarbetaren att dokumentera viktiga processer, projektstatus och kontaktinformation.

5. Erbjud stöd och vägledning

Att erbjuda stöd och vägledning under offboarding-processen kan hjälpa medarbetaren att känna sig värderad och respekterad, även när de lämnar företaget. Det här är extra viktigt om det är så att medarbetare slutar på grund av uppsägning till följd av exempelvis omorganisation och nedskärningar.

Tips:

• Outplacement-tjänster: Erbjud outplacement-tjänster för att hjälpa medarbetaren att hitta ett nytt jobb.
• Referenser: Var öppen för att ge referenser och rekommendationsbrev om det är lämpligt.

6. Genomför en exit-intervju

En exit-intervju är ett värdefullt verktyg för att förstå varför medarbetaren lämnar och för att få feedback som kan användas för att förbättra arbetsplatsen.

Tips:

• Anonymitet och ärlighet: Uppmuntra ärlighet genom att erbjuda anonymitet om möjligt och skapa en trygg miljö för diskussion.
• Utvärdera feedback: Analysera feedbacken för att identifiera mönster och områden där företaget kan förbättras.

7. Visa uppskattning och håll kontakten

Att visa uppskattning för medarbetarens insatser och hålla kontakten efter att de lämnat företaget kan stärka företagets rykte och bygga ett starkt nätverk av före detta anställda.

Tips:

• Avskedsfirande: Organisera en avskedsfika eller ett informellt samkväm för att tacka medarbetaren och önska dem lycka till.
• Håll kontakten: Håll kontakten via professionella nätverk som LinkedIn och överväg att inkludera dem i företagets alumninätverk.

Sammanfattningsvis är en framgångsrik offboarding-process avgörande för både företaget och medarbetaren. Genom att skapa en strukturerad process, kommunicera tydligt och respektfullt, hantera praktiska detaljer noggrant, säkerställa kunskapsöverföring, erbjuda stöd och vägledning, genomföra exit-intervjuer, och visa uppskattning kan arbetsgivare säkerställa en smidig övergång och bevara positiva relationer. Att investera tid och resurser i offboarding bidrar till ett starkare företag och en bättre arbetsmiljö.