6 tips kring personalplanering för högsta möjliga kvalitet till lägsta möjliga kostnad.

Jag har jobbat med stora företag och personalfrågor i över 10 år. Jag har gjort flera misstag och även skapat några riktigt bra samarbeten. För större producerande företag är den stora utmaningen att kombinera rätt antal personer med rätt kompetens till en låg kostnad. I det här blogginlägget vill jag dela med mig av mina tips för effektiv personalplanering.

Låg kostnad och hög flexibilitet blir bara viktigare och viktigare. Det är en tydlig trend som jag ser både i Sverige och runt om i världen. Många företag står inför dilemmat att behöva prioritera samtliga dessa punkter:

• Flexibilitet – stora svängningar i verksamheten.
• Produktivitet – konstanta effektiviseringskrav från ledning, ägare och kunder.
• Kvalitet – ökade krav och komplexa processer.
• Kostnad – många branscher jobbar under prispress.

Jag har sammanfattat 6 tips som när de används på rätt sätt kan öka både produktivitet och sänka den totala kostnaden för personal i fabriken. Tipsen riktar sig framförallt till företag som har mer än 100 och upp till 2000 anställda på en och samma site, då det är i den storleken jag har sett att man får mest ut av att fundera i dessa banor.

skräddarsy processerna och följ upp

Precis som med det tekniska flödet i en produktion är det lika viktigt att ha skräddarsydda processer för personalplaneringen. Att sätta upp rätt processer, och framförallt att följa upp dem, kräver mycket av den egna organisationen. En del löser det internt och en del väljer att lägga ut det på ett företag som har personalplanering och koordinering som sitt expertområde. Storskalig personalhantering kräver processledning, och det jag sett har fungerat mest framgångsrikt är att ha en helt egen funktion som utvecklar, följer upp och jobbar med personalprocesser. En Process management-funktion kan utmana både eventuella leverantörer eller internt på företaget kring att jobba med rätt processer för att lösa företagets specifika utmaningar och möjligheter.

jobba med kontinuerliga förbättringar

Ständiga förbättringar och kostnadsbesparingar kring personal/planeringsprocessen bör stå högt på agendan, oavsett om man har en bemanningspartner eller sköter de delarna internt i sin egen organisation. Många stora företag jag mött har global expertis inom området personalrekrytering, koordinering och matchning, och kan göra mycket själva beträffande kontinuerliga förbättringar och kostnadsbesparingar. Har man däremot inte expertkunskap internt kan det, enligt min erfarenhet, vara en god idé att ta in extern input.

lägg resurser på att behålla och attrahera den bästa personalen

Att identifiera och rekrytera de bästa kandidaterna är idag både lätt och svårt. Lätt då det finns stora möjligheter att nå ut till kandidater och rekrytera online, men svårt då det är många som jagar de bästa kandidaterna. Ett vanligt problem många produktionschefer och HR-chefer lyfter är att de helt enkelt inte har tillräckligt stort inflöde av kandidater med rätt kompetens. Kortsiktigt kan man öka inflödet genom att lägga mer pengar på annonsering samt ta hjälp av företag som har kunskapen kring var kandidaterna finns och hur man attraherar dem. På lång sikt lönar det sig dock att jobba med sitt employer brand och sitt EVP (Employee Value Proposition) för att attrahera, och behålla, de bästa medarbetarna.

säkerställ bemanning vid upp- och nedgång

De flesta stora företag har en vardag som präglas av ledtider och leveransåtaganden mot sina kunder som blir allt snävare och snävare. För att lyckas leverera i rätt tid och till rätt kostnad är det viktigt att varje arbetspass över året är tillsatt med personal med rätt vilja och rätt kompetens. För flexibilitet vid större upp- och nedgångar i produktionen är det vanligtvis mest effektivt att anlita ett bemanningsföretag. Se dock till att välja en bemanningspartner som garanterar 100% tillsättningsgrad oavsett tid på dygnet, veckan eller året.

ha ett personalplaneringsteam på plats

Väljer man att ha en bemanningspartner bör det vara ett krav att det finns ett team på plats i produktion under samtliga timmar produktionen är igång. Våra egna jämförelser på de ca 1700 siter runt om i världen där vi själva är verksamma har visat att produktiviteten ökar, det skapar mer motiverade konsulter och sjukfrånvaron minskar om bemanningsföretaget är på plats i lokalerna med sitt team.

rusta för framtiden

Många större företag jobbar redan idag med, eller står i startgroparna för att börja, implementera högre grad av automatisering och digitalisering i sin produktion. I stort sett 100% av fallen som jag har mött så kräver utvecklingen att man behöver kompetensutveckla sin egen personal samtidigt som man behöver ta in personal med nya kompetenser kring automatisering - processoperatörer och personer som har stor vana av att jobba i en digital produktionsmiljö. Både kartläggning och analys av vilka kompetenser som finns på aktuell lokal arbetsmarknad samt rekrytering av ny kompetens är viktiga delar för att stå rätt rustade både nu och framåt.

Det är både spännande och skrämmande att inget står still – ständig utveckling och finslipning är viktigt för att kunna hitta lösningen på utmaningen mellan att ha högsta möjliga kvalitet samtidigt som man producerar till lägsta möjliga kostnad.

För en mer detaljerad genomgång av hur ert företag kan jobba med personalplanering ladda ner vår guide i ämnet.