8 misstag att undvika när du leder ditt team på distans.

En av de vanligaste konsekvenserna av covid-19-pandemin var att allt fler började arbeta på distans, så som regeringar och hälsomyndigheter rekommenderade för att bekämpa smittspridningen. Detta har medfört nya utmaningar för företagen som behöver veta hur de ska hantera distansarbete på bästa sätt.

Undersökningar från PwC tyder på att detta troligen är en ”bestående förändring” av företagens arbetssätt. Nästan åtta av tio svarande (78 %) i PwC:s vd-panel uppgav att de förväntade sig att distansarbetet kommer att fortsätta även efter det att förhållandena återgått till det normala efter pandemin. Arbetsplatser med låg personaldensitet (61 %) och gig-ekonomin (54 %) sågs också som varaktiga trender. I en undersökning som Randstad låtit göra bland svenska företag uppgav närmare hälften (43 %) att de helt eller delvis kommer att behålla distansarbetet som arbetssätt även efter att pandemin är över.

undvik detta när du leder på distans

Om hanteringen av distanspersonal är en ny utmaning för ditt företag är det viktigt att ni är medvetna om de vanligaste misstagen och fallgroparna så att ni undviker dem. Nedan har jag listat 8 vanliga misstag att undvika när man leder på distans.

1. att inte hjälpa medarbetarna med balansen mellan jobb och fritid

Medarbetare som är vara vid en konventionell arbetsplats kan ställas inför en rad utmaningar när de ska övergå till distansarbete, bl.a. svårigheter att upprätthålla en god balans mellan jobb och fritid. Distansarbete kan förvisso hjälpa medarbetarna att förbättra den här aspekten av sina jobb – exempelvis genom att de vinner tid när de slipper pendla till arbetsplatsen – men det kan också leda till en upplösning av gränserna mellan arbete och privatliv.

Uppmuntra medarbetarna att skilja mellan arbetstid och egen tid genom att inrätta en särskild arbetsplats i sina hem. När de tar rast eller slutar för dagen kan de gå någon annanstans för att koppla av och komma ur jobbtänket.

Det är också viktigt att råda medarbetarna att stänga av arbetsrelaterade e-postmeddelanden och andra aviseringar när arbetstiden är slut. Den omedelbara tillgången till kommunikationsverktyg via telefonen kan skapa en känsla av att alltid vara tillgänglig och ständigt behöva tänka på jobbet, vilket kan leda till utbrändhet.

Riktade åtgärder som hjälper medarbetarna att balansera arbete och fritid kan vara avgörande för personalens psykiska hälsa, särskilt under perioder av stress och oro. Detta måste prioriteras av arbetsgivarna under perioden efter covid-19.

Enligt experter på Cedars-Sinai Medical Center kommer pandemin sannolikt att få långsiktiga konsekvenser för människors psykiska hälsa.

2. att inte skapa dagliga rutiner

Medarbetare som är vana vid en konventionell arbetsplats kan ställas inför en rad utmaningar när de ska övergå till distansarbete. Det kan t.ex. vara svårt att hålla sig till konsekventa rutiner när man arbetar i sin hemmiljö. Mot bakgrund av detta kan det var bra idé att som chef ta initiativ till att inrätta en tydlig struktur för arbetsdagen.

Det är en bra idé att införa återkommande möten med jämna mellanrum under arbetsveckan, så att alla medarbetare har gott om tillfällen att utbyta nyheter, uppdatera varandra om hur arbetet fortskrider och dela viktig information.

Du kan också överväga att göra upp ett schema för när du ska höra av dig till specifika medarbetare – i synnerhet de som är som mest produktiva när de samarbetar och bollar idéer med andra.

Det finns många projektledningsverktyg som du kan använda för att ta fram arbetsplaner och scheman som du enkelt kan dela med hela personalstyrkan. Plattformar som Asana, Trello, Basecamp och Liquid Planner kan vara särskilt användbara för uppgifter som att skapa att göra-listor, prioritera mellan aktiviteter och tilldela medarbetarna olika arbetsuppgifter.

Förutom att ge människor det stöd och den struktur de behöver för att arbeta effektivt, kan dagsscheman vara ett bra sätt att avsätta tid för raster, måltider och motion. De mest framgångsrika distansarbetarna kan sätta tydliga gränser mellan arbete och privatliv, och ansvarsfulla arbetsgivare bör vara beredda att hjälpa medarbetarna med detta.

3. att inte satsa på kommunikationen

När medarbetarna tillbringar mycket tid tillsammans på arbetsplatsen sker utbyten och kommunikation mellan kollegor i allmänhet automatiskt. Det är naturligt att prata med sina arbetskamrater om det man för tillfället tänker på, något som minskar stressen och leder till idéutbyten som effektiviserar arbetet.

När personalen arbetar på distans blir det dock svårare att hålla kontakten och att samtala – något som kan få olika negativa följder. Utöver att medarbetarna kan känna sig isolerade och att de berövas de grundläggande fördelar som mänsklig interaktion ger kan kommunikationsproblem påverka hela verksamhetens effektivitet.

Om ni t.ex. arbetar med en stor kundorder med snäva tidsmarginaler krävs det att alla som deltar i projektet har tät kontakt med varandra. Då minskar risken att ni begår misstag eller förbiser kundprioriteringar till följd av kommunikationsmissar.

Även här har tekniken en central roll att spela med kommunikationsverktyg som Zoom, Microsoft Teams och Google Workspace som gör det lättare (och billigare) än någonsin att hålla kontakten med sina kollegor, oavsett var de finns. Denna typ av program är ovärderliga för formell kommunikation, men kan också användas för informella samtal och teamevenemang som virtuella fikapauser. Sådana inslag är av avgörande betydelser för att hålla moralen uppe och bevara relationerna kollegor emellan, trots att de arbetar på distans.

4. att utgå från att medarbetare som sällan tar kontakt inte behöver stöd

Olika personer reagerar olika på distansarbete. Vissa behöver social interaktion och samarbete för att trivas och prestera, och behöver därför regelbunden kontakt med kollegor och chefer för att förbli produktiva.

Människor som är vana att arbeta ensamma eller är naturligt tillbakadragna kan dock bli ännu mer introverta när de övergår till distansarbete, t.ex. för att de känner en osäkerhet inför att lyfta frågor eller problem.

Som chef måste du vara försiktig med att anta att medarbetarna trivs och är nöjda bara för att de inte klagar. Tvärtom kan det vara så att de mest tillbakadragna och reserverade medarbetarna är de som har störst behov av din uppmärksamhet som chef, eftersom det är de som är minst benägna att själva träda fram.

Även små åtgärder och gester – t.ex. att en chef ringer upp och stämmer av läget med en anställd som han eller hon inte pratat med på några dagar – kan vara tillräckliga för att en medarbetare ska uppleva att han eller hon har arbetsgivarens stöd. Det ökar också chansen att man upptäcker och tar itu med till synes små problem innan de växer sig större.

Genom denna typ av proaktiva åtgärder visar du dessutom omsorg om din personal, vilket är bra för ditt arbetsgivarvarumärke.

5. att inte ge teknisk support

Att se till att medarbetarna har tillgång till alla de olika verktyg och tekniker de behöver för att göra sitt jobb, måste stå högt på prioriteringslistan för alla företag som på bred front övergår till distansarbete, oavsett om det är av fritt val eller för att de måste.

I nästa steg måste du också tänka igenom vilka processer och system du bör inrätta för att kunna ge kontinuerlig teknisk support och lösningar.

Det innebär att ställa sig frågor som:

• Hur ska du hantera tekniska problem som hindrar människor från att göra sitt jobb, t.ex. en bärbar dator som slutat fungera?
• Finns det teknisk support att tillgå för medarbetare som får problem med programvara eller system som de behöver för att kunna jobba på distans?
• Kan du erbjuda fortbildning som hjälper medarbetarna att använda tekniken på bästa möjliga sätt?

De undersökningar vi gjort tyder på att de flesta företag varit duktiga på att hantera de tekniska konsekvenserna av det ökade distansarbetet. Vår Workmonitor-rapport från 2020 visar att 79 % av de anställda anser sig ha den utrustning och teknik de behöver för att anpassa sig till den allt snabbare digitaliseringen. Utfallet är gott jämfört med undersökningsresultat från 2018 som visade att 35 % av arbetstagarna inte upplevde att deras arbetsgivare tillhandahöll den tekniska utrustning som krävdes för att arbeta effektivt hemifrån.

Ett annat viktigt resultat i 2020 års rapport var att 40 % av respondenterna världen över upplevde svårigheter att lära sig de nya färdigheter som krävdes för att anpassa sig till covid-19-pandemins utmaningar. Detta tyder på att många arbetsgivare skulle kunna öka stödet till sin personal genom att erbjuda utbildning som avspeglar de senaste trenderna och innovationerna på teknikområdet.

6. att förbise säkerhetsfrågorna

Det är av största vikt att medarbetarna kan göra sina jobb ordentligt när de arbetar hemifrån, men det är också viktigt att distansarbetet inte leder till ökade säkerhetsrisker för företaget. Om detta är ett problem för ditt företag finns det åtgärder du kan vidta för att förbättra skyddet och se till att känslig information och tillgångar hålls säkra.

För det första kan du överväga att förse personer vars arbete involverar data som måste hållas säkra med bärbara datorer, telefoner och andra enheter direkt från företaget. På så sätt kan du försäkra dig om att all utrustning som medarbetarna använder i arbetet har stränga säkerhetsinställningar samt skyddas av pålitliga antivirusprogram och andra skyddsmekanismer.

Ett annat potentiellt effektivt alternativ är att skapa ett särskilt virtuellt privat nätverk (VPN) för organisationen, vilket ökar säkerheten genom att en privat ”tunnel” upprättas där data kan skickas och tas emot på ett säkert sätt med hjälp av krypterings- och autentiseringsverktyg.

Medarbetarna bör också informeras om vad som är bästa säkerhetspraxis i olika sammanhang, t.ex:

• att föra samtal som eventuellt kan komma att omfatta känslig information på en avskild plats, alternativt använda hörlurar för diskretion
• att inte skriva ut data som måste hållas säkra
• att låsa bärbara datorer när de inte används och att lösenordsskydda all maskinvara

7. Att styra in i minsta detalj

Som tidigare nämnts i den här bloggen kan distansarbete öka risken för problem som uppstår till följd av att chefer inte har regelbunden kontakt med personalen. Men även om det är avgörande att hålla kontakten med medarbetarna och stämma av regelbundet är det också viktigt att du inte går till den andra ytterligheten och börjar detaljstyra folk.

Visst behöver du kommunicera regelbundet med personalen, men du måste också visa dem att du litar på att de gör sitt jobb och förblir produktiva utan att du som chef hänger över axeln på dem (virtuellt).

Det finns undersökningar som tyder på att det faktiskt kan hjälpa människor att bli bättre på sina jobb att inte komma in till arbetsplatsen. 77 % av distansarbetarna uppger att de är mer produktiva när de arbetar hemifrån, och 76 % väljer att undvika kontoret när de behöver fokusera på ett projekt.

I slutänden bör du som chef försöka hitta den rätta avvägningen mellan å ena sidan att styra distansarbetarna och erbjuda dem stöd och å den andra att ge människor ett visst mått av frihet och kontroll över arbetet.

8. att inte sätta några förväntningar

Personer som inte har distansarbetat tidigare måste ges en tydlig bild av hur de ska uppfylla sitt ansvar när de arbetar hemifrån (eller varhelst de befinner sig) samt vilken produktivitetsnivå de bör ha som målsättning.

När det gäller vissa roller – t.ex. sådana som bara kräver en dator, en internetanslutning och tillgång till affärsdata och system – kan det vara väldigt liten skillnad mellan hur medarbetaren normalt skulle arbeta på kontoret och hur han eller hon arbetar i hemmet.

Jobb som är mer beroende av samarbete och interaktion mellan medarbetare är dock inte lika väl lämpade för distansarbete. I sådana fall är det viktigt att föra en dialog med medarbetarna och utforma en plan för hur de kan fortsätta använda sina färdigheter och vara produktiva för företaget, trots att de arbetar under förhållanden som de inte är vana vid.

Det är i situationer som dessa som chefens kompetens som ledare verkligen hamnar i fokus, och du ser fördelarna med att ha en tydlig plan för en effektiv hantering av distanspersonal.

Randstad har tagit fram en guide där vi tittar närmare på just detta ämne och lyfter fram praktiska åtgärder som du kan vidta för att stödja dina distansarbetare och hjälpa dem att uppnå bästa möjliga resultat.