så lyckas du med digital onboarding

Företag runt om i världen måste vara redo att hantera de långsiktiga effekterna av covid-19 under. För många företag har en av de tydligaste konsekvenserna av pandemin – särskilt när det gäller HR-avdelningen – varit det ökade antalet distansarbetare.

De krav på fysisk distansering som infördes för att bromsa smittspridningen gjorde det ohållbart för större grupper att samlas inomhus, vilket innebar att alla som kunde arbeta hemifrån uppmanades att göra det. Detta eldade på en trend i riktning mot ökat distansarbete som var påtaglig redan före covid-19-pandemin.

Det är högst troligt att personalgrupper utspridda på en rad olika platser kommer att bli allt vanligare och något vi kommer att vänja oss vid i framtiden. Stora företag som Twitter och Slack har sagt att de kommer att ge alla sina medarbetare möjlighet att arbeta hemifrån permanent, medan Salesforce just ska införa en hybridmodell där de flesta anställda kombinerar kontors- och distansbaserat arbete. CRM-programvarujätten har dödförklarat 9–5-arbetsdagen.

Om Salesforce balanserade angreppssätt är representativt för framtidens arbetsformer är det en utveckling som sannolikt välkomnas av många arbetstagare. I rapporten Randstad Workmonitor från december 2020 identifierades två arbetsformer som många anställda uppskattade under pandemin: dels hybridscheman med både kontors- och hemmabaserade arbetsdagar och dels flexibla arbetstider som gjorde det lättare att uppnå en balans mellan jobb och fritid. Över en tredjedel av de svarande världen över (35 %) uppgav att hybridscheman var det arrangemang de tyckte bäst om, medan 24 % föredrog flexibla arbetstider.

Det här kan vara en positiv trend även för företagen, med besparingsmöjligheter till följd av att färre personer vistas samtidigt på arbetsplatsen. Det finns också uppgifter som tyder på att distansarbete kan förbättra produktiviteten.

Det finns så mycket som tyder på att distansarbete kommer att spela en allt viktigare roll framöver och du bör vara förberedd på vad det kan innebära för ditt företag. En särskilt viktig aspekt att beakta är hur redo du är att hantera onboarding av nya medarbetare på distans.

vad menas med digital onboarding?

Enkelt uttryckt är digital onboarding att introducera nya medarbetare på distans. Det är viktigt att komma ihåg att en person som ska arbeta hemifrån ändå behöver gå igenom alla de steg som ingår i den normala introduktionen till företaget, även om han eller hon inte är på plats fysiskt och inte kommer att tillbringa särskilt mycket tid i företagets lokaler.

Steg som brukar ingå i introduktionen är bl.a. att:

• underteckna anställningsavtalet och utföra annat nödvändigt pappersarbete
• läsa viktig information som företagspolicyer, där även regler och riktlinjer för distansarbete bör ingå
• träffa sina kollegor – från personer som man kommer att samarbeta med dagligen till medarbetare i andra team och på andra avdelningar
• konfigurera IT-utrustning och verktyg, inklusive tillgång till onlinebaserade program, data och resurser
• inleda mer detaljerade samtal om rollen, dess ansvarsområden och de förväntningar som finns

Det kan hävdas att de olika introduktionsprocesserna är ännu viktigare för medarbetare som ska arbeta på distans, eftersom de inte får de fördelar det normalt sett medför att vara på plats fysiskt. Kanske är det t.ex. svårare för en hemmabaserad medarbetare att bekanta sig med företaget, sina kollegor och organisationens allmänna kultur och arbetsklimat då han eller hon inte är fysiskt närvarande och kan möta människor ansikte mot ansikte.

Sammantaget är introduktionen kritisk för förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Om processen hanteras väl bidrar den till en bra start på din och medarbetarens gemensamma resa och till en positiv, produktiv och varaktig relation som båda parter drar nytta av.

Ur ett strikt kommersiellt perspektiv kan du genom att ge varje ny medarbetare en bra start minska risken att människor säger upp sig strax efter att de anställts, och därmed undvika de ekonomiska och driftsmässiga problem som en hög personalomsättning medför.

Medarbetare som upplevt introduktionen som positiv berättar dessutom ofta för andra om det, och rekommenderar dig som arbetsgivare till vänner och bekanta, vilket stärker ditt arbetsgivarvarumärke.

Undersökningar visar följande:

• 20 % av de nyanställda lämnar sitt nya jobb för en annan möjlighet inom 45 dagar
• Företag med en väl fungerande introduktionsprocess blir 82 % bättre på att behålla nyanställda och förbättrar sin produktivitet med 70 %
• 69 % av alla anställda är mer benägna att stanna hos en arbetsgivare i minst tre år om introduktionen varit mycket bra
• Bland de bäst presterande företagen är det 53 % vanligare att inleda introduktionen före medarbetaren första arbetsdag – s.k. förintroduktion.
• 72 % av arbetstagarna anser att tid för enskilda samtal med den närmsta chefen är den viktigaste delen i en introduktions- eller förintroduktionsprocess
• 88 % av de anställda anser att arbetsgivaren inte skötte deras introduktion på bästa sätt

viktiga steg för en lyckad digital onboarding

Digital onboarding kan vara utmanande för såväl nyanställda som chefer. Den nyanställda kan ha svårare att känna tillförsikt och få en positiv start på sitt nya jobb om han eller hon till stor del arbetar ensam, och chefen är kanske inte van vid den virtuella introduktionsprocessen.

Att lyckas med denna del av HR-arbetet är oerhört viktigt, och därför bör du fundera över vad du kan göra för att säkerställa att det ökade distansarbetet inte sker på bekostnad av en effektiv onboarding.

gör en extra insats för att välkomna nya medarbetare

En nyanställd som arbetar på distans kan gå miste om några av de grundläggande fördelarna med att tillbringa sin första arbetsdag på arbetsplatsen, såsom att träffa sina kollegor och vänja sig vid den allmänna atmosfären och stämningen på företaget.

Som chef kan du hantera detta genom att vidta särskilda åtgärder för att välkomna distansmedarbetare och få dem att känna att de tillhör teamet. Detta kan göras på många olika sätt. Exempelvis kan du skicka medarbetaren ett välkomstpaket med små gåvor och föremål med er logotyp, t.ex. ett klädesplagg, en mugg eller en vattenflaska.

En arbetsgivare som använder denna metod är Miro, som gör programvara för virtuella whiteboards. AJ Josephson, företagets personalchef, menar att det är viktigt med symboler för företagskulturen, och att visa distansarbetarna att företaget bryr sig om dem och vill få dem att känna sig välkomna.

Du bör också tänka igenom hur du över tid kan presentera nya och befintliga medarbetare för varandra på bästa sätt. Att sammanföra alla i ett och samma videosamtal kan – utöver de praktiska utmaningarna – bli överväldigande för den som är ny. Det kan vara bättre att planera in flera virtuella möten med viktiga kollegor och mindre team under en eller två veckors tid. På så sätt får distansarbetare chansen att lära känna resten av personalen gradvis och på ett avslappnat sätt, snarare än under stress och tidspress.

dra nytta av tekniken

Modern teknik är en av de största tillgångar ett företag har när det gäller att klara övergången från platsbaserad till digital onboarding.

Det finns många verktyg som kan bidra till att göra processen enklare och effektivare. Med Scrive kan du t.ex. hantera och skriva under avtal och andra viktiga handlingar elektroniskt. Plattformar för snabbmeddelanden och projektledning som Slack har utformats för att underlätta samarbete på distans och hjälpa geografiskt utspridda team hålla kontakten och dela data i realtid.

En annan avgörande faktor på teknikområdet är att se till att distansarbetare har tillgång till all den utrustning och alla de verktyg de behöver för att kunna göra ett bra jobb. Det kan handla om allt från att leverera en bärbar dator i god tid så att medarbetaren hinner konfigurera den och bekanta sig med den före sin första arbetsdag till att se till att medarbetaren har tillgång alla eventuella proprietära program eller molnplattformar som krävs. Distansarbetarna måste också få rätt utbildning och IT-support för att kunna använda verktygen effektivt. Detta är särskilt viktigt om de använder program eller programvara som de inte är bekanta med.

betona mänsklig interaktion

Visst har tekniska verktyg en central roll att spela i 2000-talets affärsliv och personalhantering, i synnerhet när det gäller digital onboarding, men vi måste komma ihåg att tekniken aldrig kan ersätta mänsklig interaktion.

Eftersom distansarbetare går miste om de kontakter och samtal som uppstår naturligt på en fysisk arbetsplats bör du tänka ut ett sätt att replikera detta i den virtuella miljön.

Miro uppmuntrar sina medarbetare att lära känna varandra genom låta personalstyrkan umgås i mindre, mer intima grupper. Medarbetarna på företagets kontor i Amsterdam bjöds till och med in att spela ett virtuellt sällskapsspel tillsammans.

Kaelyn Phillips, chef för global talangutveckling på Monster, har påpekat att fokus inte alltid behöver ligga på arbete när en ny medarbetare ska presenteras för resten av teamet – vilket Miros tillvägagångssätt också visar.

Kaelyn Phillips understryker att en introduktion – oavsett om den sker på distans eller på plats – först och främst handlar om människor.

använda mentorskap eller ett kompissystem

Om du har en grupp distansarbetare som ska börja samtidigt kan du ha mycket att vinna på att införa ett kompissystem där medarbetarna tillsammans kan lära och bekanta sig med verksamheten. Denna metod kan, utöver att den underlättar inlärning och utveckling, också skapa en känsla av gemenskap och kamratskap som kan betyda enormt mycket för den som arbetar ensam en stor del av tiden.

En annan potentiellt effektiv strategi är att införa ett mentorskapssystem. Att tilldela nya medarbetare i organisationen en mentor kan göra det lättare för dem att lära känna företaget och snabbt börja känna sig hemmastadda. På så sätt ökar chansen att de ska uppfylla hela sin potential och bli produktiva medlemmar i personalstyrkan.

Mentorskap kan också vara ett sätt att överföra mjuka kompetenser och kunskaper som mer erfarna medarbetare kontinuerligt har samlat på sig under årens lopp.

Framförallt ny personal som arbetar på distans kan dra nytta av detta. De uppskattar ofta mentorskapets individuella engagemang och skräddarsydda inlärningsmöjligheter.

skapa ett särskilt introduktionspaket för digital onboarding

Det kan vara ett kostsamt misstag att förvänta sig att konventionella metoder för introduktion ska fungera lika bra på distans. HR-avdelningen behöver anpassa sig till de unika krav som distansarbete ställer, och utforma ett skräddarsytt paket för virtuella introduktioner, som nya medarbetare kan ges tillgång till i god tid så att de hinner läsa och ta till sig informationen.

Paketet bör innehålla de viktigaste resurserna och den viktigaste informationen för att få en bra start i sin nya roll, inklusive en sammanfattning av företagets policyer, en medarbetarhandbok och kontaktuppgifter till hjälpcentralen.

Det är också viktigt att få med detaljerade anvisningar för hur distansmedarbetare får tillgång till kritiska verktyg och program, och vad de ska göra om det uppstår tekniska problem.

uppföljning

Introduktionsprocessen är inte över när den nya medarbetaren har jobbat hos er i några veckor. Han eller hon kanske har hunnit bli varm i kläderna på den tiden, men kan fortfarande ha frågor eller problem som det inte funnits tid att ta upp.

Det är viktigt att följa upp de första faserna av introduktionen samt att regelbundet stämma av med distansarbetarna hur det går under deras tre första månader på företaget. På så sätt får du en tydlig bild av hur de upplever jobbet, hur väl de trivs och om det finns något särskilt område där de behöver utbildning eller stöd.

Det finns till och med företag där man ibland väljer att sprida ut introduktionsprocessen över ett helt år, beroende på rollens karaktär och komplexitet.

En långsiktig strategi hjälper nya medarbetare att få bästa möjliga start hos dig, men kan också underlätta bedömningen av hur effektiv din digitala onboardingsprocess är och hur den skulle kunna förbättras.

Randstad har tagit fram en guide om detta, där vi rekommenderar ett antal åtgärder för optimering av din digitala onboarding, för bästa möjliga resultat för alla parter. Guiden lyfter fram bästa praxis på centrala områden, t.ex. att ta fram en utbildningsplan för distanspersonal och att se till att den personliga interaktionen mellan medarbetarna upprätthålls.