säga upp personal vid neddragningar – tänk på det här.

Krig, inflation, bankkrascher och ökade räntor har försatt den globala ekonomin i ett utmanande läge, och så även arbetsmarknaden. Under 2023 ökade antalet varsel kraftigt i Sverige, och uppsägningar kommer sannolikt att bli oundvikligt för många företags överlevnad de kommande åren. 

Oavsett om ert företag säger upp två eller hundratals medarbetare är det oerhört viktigt att säkerställa en så bra upplevelse som möjligt för dessa personer. Deras upplevelse har nämligen en stor inverkan på företagets varumärke. Och det är inte bara de medarbetare som sägs upp som berörs av situationen, utan också de som blir kvar inom ditt bolag. För att nå affärsmålen framöver behöver ni agera på ett sätt som tar hänsyn till både de som är uppsagda och dem som ska jobba kvar. Det ligger i allas intresse att göra processen så professionell och respektfull som möjligt för alla inblandade. 

att bli uppsagd

Att bli uppsagd är för många en omvälvande och ibland krisutlösande händelse som för en tid ofrånkomligen påverkar personens liv i hög utsträckning. Vårt svenska trygghetssystem täcker relativt väl upp för förlorad inkomst, men ofta underskattas vikten av meningsfullhet och syfte som människor får genom arbetet. Hur starkt sammanknuten individens identitet är med arbetet hänger ofta ihop med hur länge personen varit anställd. 

En ytterligare komplikation av att bli uppsagd i ett sämre ekonomiskt läge, är att det inte är lika lätt att hitta nya möjligheter. Med undantag för branscher med stark kompetensbrist tar det dessutom generellt sett längre tid för tjänstemän med specifik kompetens, äldre och chefer att hitta en ny jobbmöjlighet. Möjliga tjänster är totalt sett färre och rekryteringsprocesserna är längre. Står din verksamhet inför ett läge där ni behöver säga upp medarbetare är det därför en god idé att analysera vilka utmaningar berörda personer kan tänkas komma att stå inför. På så sätt kan ni hjälpa dem genom att ta fram riktade erbjudanden och förslag.

så här kan ni hjälpa era medarbetare vid uppsägningar

Att genomföra nedskärningar och säga upp personal är en av de mest utmanande situationerna som en arbetsgivare kan möta. Hur denna process hanteras påverkar inte bara de berörda medarbetarna utan även företagets kultur och rykte. Därför är det av största vikt att hantera dessa situationer på ett genomtänkt och empatiskt sätt.

En viktig del i detta är att erbjuda bra omställningstjänster för att stödja de anställda under denna svåra tid och för att säkerställa en positiv framtid både för dem och för företaget. I Sverige brukar man vanligtvis tala om två olika former av stöd vid uppsägning, omställningsstöd och outplacement, som vi kommer att kika närmare på här nedan.

omställningsstöd

Många branscher har kollektivavtal, så kallat omställningsstöd, som gör att medarbetare som sägs upp på grund av arbetsbrist eller hälsoskäl får hjälp genom en försäkringsfinansierad lösning, till exempel via olika trygghetsfonder. Det inkluderar ofta en mix av coachning, hjälp med CV och praktisk träning i jobbsökning, men för vissa branscher består det enbart av ekonomiskt stöd. Sedan oktober 2022 finns dessutom en statlig finansieringför dem som sägs upp från arbetsplatser utan kollektivavtal. 

Om din verksamhet är kollektivavtalsansluten innebär det alltså att era medarbetare omfattas av det försäkringsfinansierade omställningsstödet. Som arbetsgivare har du möjlighet att göra ett aktivt val för dina medarbetare och själv välja en leverantör för de tjänster dina avgående medarbetare kan nyttja. Det här kan innebära många fördelar för dina medarbetare, och även för ditt företag eftersom ju bättre stöd och upplevelse dina medarbetare får, desto mindre är risken att ditt employer brand tar skada. Att själv välja en annan leverantör än den som du automatiskt tilldelas innebär också ett positivt signalvärde om att du värnar om dina medarbetare och är mån om att de får ett bra stöd i en svår tid.

outplacement

Outplacement är också ett omställningsstöd, men det kallas just outplacement i de fall då arbetsgivaren själv finansierar program för uppsagda medarbetare att söka nytt jobb. Outplacement är en tjänst som företag kan erbjuda till medarbetare som blir uppsagda på grund av omstruktureringar, nedskärningar eller andra organisatoriska förändringar. Precis som med omställningsstödet är syftet med outplacement att hjälpa de drabbade medarbetarna att hitta nytt arbete så snabbt och smidigt som möjligt.

Även om ditt företag är kollektivavtalsanslutet och era medarbetare har rätt till det statligt finansierade omställningsstödet kan ni välja att ta ett extra ansvar som arbetsgivare och addera outplacement till era avgångspaket. Men tänk på att utforma budskapet så det blir tydligt vad respektive stöd innebär, vem som står bakom erbjudandet och när och hur det kan utnyttjas. 

fördelarna med omställning och outplacement

Att arbeta aktivt med de omställningstjänster ni erbjuder era medarbetare innebär flera fördelar för både arbetsgivare och uppsagda medarbetare. Här är några av de viktigaste fördelarna som du som arbetsgivare bör ha i åtanke.

skyddar företagets rykte och arbetsgivarvarumärke 

Under en lågkonjunktur bör de arbetsgivare som har möjlighet ta ett extra ansvar vid personalneddragningar. Förutom att behandla medarbetare med respekt och värdighet under uppsägningen bör ni som arbetsgivare säkerställa en positiv exit med ett väldesignat avgångspaket.

Genom att välja den bästa leverantören för er när det kommer till omställningstjänster, och se över möjligheten att också erbjuda outplacement, kommer de medarbetare ni säger upp sannolikt att ta sig till sitt nästa jobb snabbare och mer friktionsfritt. I USA har man sett att cirka 38 % av de som blir uppsagda lämnar negativ feedback på företagsvärderingssajter som exempelvis Glassdoor. Negativa recensioner om en arbetsgivare kan skapa skepticism vid framtida rekryteringar och påverka möjligheten att attrahera nya kandidater. 

En annan studie av samma bolag visar också att 70 % av de arbetssökande har en bättre uppfattning av sin tidigare arbetsgivare efter att ha blivit erbjudna outplacement. De upplever då att företaget ansträngt sig och gjort sitt bästa för att hjälpa till i situationen. Förutom stöd i sökandet efter nytt jobb lyfts karriärcoachning, intervjuövningar, nätverkande samt coaching som bidragande faktorer till framåtfokus istället för att fastna i det som hänt. Sannolikheten är också större att de uppsagda medarbetarna uttrycker sig positivt eller förblir neutrala när det gäller uppfattningen om företaget.

Det är alltså viktigt att stödet uppfattas som ett erbjudande från arbetsgivaren för att ha den positiva effekten. I flera rapporter som Randstad RiseSmart tagit fram det senaste året kan vi se att erbjudanden från arbetsgivaren som upplevs värdefulla har en positiv inverkan på hur medarbetare bedömer denne, oavsett om de utnyttjar det de erbjudits eller ej. 

minskar risken för konflikter och dämpar negativa effekter 

Att säga upp medarbetare är sällan en enkel uppgift. Vi möter ofta ledningsgrupper som tycker att det är svårt att förmedla den här typen av nyheter till personalen på ett bra sätt. Neddragningar bör aldrig komma som en fullständig överraskning för medarbetarna. En kontinuerlig kommunikation med medarbetarna om företagets verksamhet och mående bidrar till att de kan följa utvecklingen och har lättare att förstå de bakomliggande orsakerna till uppsägningarna och att acceptera resultatet. 

För att skapa trygghet hos de medarbetare som ska vara kvar i företaget, är vår rekommendation att vara transparenta gentemot hela personalstyrkan kring de ansträngningar som görs för att hantera förändringen på ett bra sätt och vilka stödpaket som erbjuds de uppsagda. I den mån det är möjligt, kommunicera de ekonomiska utmaningar som företaget står inför och var tydlig kring företagets framtid. 

Att förbättra processen för neddragningar och till exempel ge förhandsbesked om uppsägning, erbjuda arbetsbefrielse till förmån för jobbsökning och löfte om att släppa de som hittar nytt jobb tidigare samt skapa ett tydligt och enhetligt budskap kring orsakerna till neddragningen ökar också tryggheten. Tidiga besked och flexibilitet runt arbetet under uppsägningstiden gör det möjligt för uppsagda medarbetare att starta sitt omställnings- eller outplacementprogram tidigare och att söka jobb på ett tidigt plan, och på så sätt helt kunna undvika att hamna i öppen arbetslöshet. Det är trots allt lättare att få ett nytt jobb när du fortfarande är anställd. 

ökat engagemang bland kvarvarande medarbetare 

På en konkurrensutsatt marknad är det av största vikt för arbetsgivare att upprätthålla en bra företagskultur för att attrahera och behålla värdefull kompetens. Även en liten förändring i er verksamhet, där ett fåtal personer blir uppsagda, kan leda till ökad personalomsättning på grund av sänkt engagemang och förlorad trygghetskänsla. Studier visar att 74 % av de kvarvarande medarbetarna uppvisar minskad produktivitet efter en neddragning, och att 61 % får minskad tilltro till företagets framtidsutsikter. 

Att tillhandahålla stöd till de uppsagda medarbetarna för att de snabbare ska hitta ett nytt jobb lindrar oron bland de som blir kvar inom företaget och det bygger lojalitet. Medarbetarna blir mindre benägna att söka sig till grönare betesmarker om de ser att deras tidigare kollegor behandlas väl. Dessutom kommer de snabbare att återuppta sin normala rutin när de hör att deras tidigare kollegor hittat nya roller.

Att erbjuda kvarvarande medarbetare individuell coaching och teamförstärkande workshops för att ytterligare förstärka och påskynda etablerandet av arbetsrelationer och informella roller i det nya sammanhanget är ett bra sätt att öka motivationen och höja engagemanget.

förbered er i god tid 

Med hänsyn till marknadens cykler bör företag rusta sig för förändringar i god tid för att inte riskera att bli tagen på sängen när en lågkonjunktur eller annan kris slår till. Flexibilitet, planering och struktur krävs för att kunna anpassa personalstyrkan under både lågkonjunktur och expansion.

Det är inte ovanligt att HR blir involverade i företagets planer om neddragning lite väl sent för att hinna ta fram en genomtänkt plan. När beslutet redan har fattats är det en utmaning att utforma avgångspaket, budskap och kommunikationsplan på ett bra sätt. Det finns ofta också behov av att utbilda och stötta chefer i att kunna utföra bra och professionella uppsägningssamtal. 

Att upphandla en omställnings- eller outplacementleverantör bör alltså göras innan en neddragning är aktuell, så att fokus i krisläget istället kan läggas på planering, professionellt utförande och att vara tillgänglig för medarbetarna. 

Konkreta tips på tidiga förberedelser:

• Upphandla och skriv ramavtal med en leverantör av omställningstjänster och/ eller outplacement
• Ta fram och implementera en rutin för situationer då ni behöver göra en neddragning 
• Utbilda era chefer löpande i att hantera svåra samtal

randstad risesmart – en strategisk affärspartner i förändring

Oavsett vilken utmaning er verksamhet står inför kopplat till förändringar i personalstyrkan kan vi på Randstad RiseSmart hjälpa er. Med våra lösningar kan ni skydda ert varumärke, främja engagerade medarbetare och team, och bidra till att medarbetare som fått lämna snabbare finner en ny lösning. Vill du veta mer är du varmt välkommen att kontakta oss.