vad vi har lärt oss om att leda på den hybrida arbetsplatsen.

Pandemin och dess effekter har onekligen tvingat många av oss att se över de befintliga arbetsmodellerna. Många av Randstad Sveriges interna medarbetare hade redan innan covid-19 möjlighet att till viss del arbeta på distans, men i och med pandemin fick vi övergå helt och hållet till en distansbaserad arbetsmodell.

När vi sakta men säkert kunde börja öppna upp våra kontor igen stod det tidigt klart att hybridarbete var den modell som våra medarbetare föredrog. Denna önskan om större flexibilitet överensstämmer med resultaten av vår Workmonitor-undersökning, som visar att var tredje arbetstagare anser att hybridarbete är det bästa sättet att lägga upp arbetet. Dessutom vill nästan var fjärde arbetstagare ha flexibla arbetstider. I en Sifo-undersökning vi lät göra i slutet av januari 2022 framkommer det också att nära hälften (46 %) av svenskarna tycker att det är viktigt att arbetsgivaren erbjuder möjligheten till distansarbete även i framtiden, och så många som var fjärde (24 %) kan till och med tacka nej till ett jobb som nekar arbete på distans.

Att ta dessa önskemål och preferenser på allvar är avgörande, dels för att behålla sina medarbetare på en arbetsmarknad där det råder hård konkurrens om kompetensen, men också för att upprätthålla engagemang och välmående vilket i förlängningen ger en mer lönsam verksamhet.

Mot bakgrund av detta började vi vår resa mot en hybrid arbetsmodell som ligger i linje med vår företagskultur och som ger medarbetarna förutsättningar att visa sig från sin bästa sida. Nedan kan du läsa mer om de lärdomar vi dragit hittills.

fokusera på medarbetarnas ”bästa jag”

Som HR-ledare på Randstad siktar jag tillsammans med mina kollegor på att skapa en arbetsplats där medarbetarna har möjlighet att visa sig från sin allra bästa sida. Denna grundprincip är sammanflätad med vår företagskultur och övertygelsen om att när vi alla får möjlighet att uppfylla hela vår potential bidrar det till nöjda kunder, kandidater och medarbetare.

Under hela pandemin behöll vi ett starkt fokus på att alla ska kunna vara sitt ”bästa jag”, och det kommer vi att fortsätta med även nu när vi går över till en hybridmodell. Vi är medvetna om att processen kommer att ta tid och att den inte kan genomföras utan input från våra medarbetare.

Ständig återkoppling och input från våra medarbetare är något vi värdesätter högt på Randstad och vi genomför därför regelbundna pulsundersökningar med frågor kopplade till arbetsmiljö, engagemang och tillfredsställelse med arbetet. I samband med covid-19 och att vi fick förlägga vår verksamhet till distans beslutade vi att öka frekvensen för dessa undersökningar, samt att lägga till frågor kopplade till distansarbetet och hur medarbetarna upplevde att Randstad som arbetsgivare hanterade pandemin. Utifrån denna pulsmätning kunde vi ännu snabbare få viktig input från våra medarbetare för att bana vår väg framåt.

När vi hade bildat oss en tydligare uppfattning om medarbetarnas behov kunde vi börja vidta åtgärder för att skapa en miljö där var och kan vara sitt ”bästa jag”, oavsett om man arbetar hemifrån eller på kontoret.

Exempelvis har vi erbjudit alla våra medarbetare möjlighet att delta i digitala träningspass på arbetstid för att främja vardagsmotion, som för många blivit lidande under pandemin. Vi har uppmanat chefer och medarbetare att ta de möten som går i så kallade “walk and talks”, för att främja ett avbrott från datorskärmen som vi under pandemin spenderat större delen av arbetstagarna framför. Vi har också skapat möjligheter för medarbetare att låna hem kontorsutrustning såsom skärm, tangentbord och kontorsstol för att främja ergonomi på hemmakontoret.

Principen att var och en ska kunna vara sitt ”bästa jag” är bara effektiv när den enskilda medarbetarens behov ligger i linje med teamets och med de resultat organisationen ska leverera. Det är alltså när ”bästa jag”, bästa team och bästa resultat kan kombineras så att de pekar i samma riktning som vi verkligen kan göra skillnad.

ett schema byggt på egna val

Eftersom vi som organisation har en stark övertygelse om att var och en själv bör få hålla i rodret för sin karriär visste vi att vi ville ge våra medarbetare inflytande över hur det hybrida arbetsschemat skulle se ut.

Vi insåg att hybridarbete skulle innebära olika saker för olika personer. I vår personalstyrka ingår såväl introverta som extroverta personligheter; en del medarbetare har barn, andra lever ensamma; vissa bor nära kontoret, andra har långt att pendla o.s.v. Vi ville inte bortse från dessa skillnader och inte heller bygga en enda modell som måste passa alla.

Vi anser att ett skräddarsytt arbetssätt fungerar bäst. För att underlätta för både chefer och medarbetare att besluta om det upplägg som passar just deras team och förutsättningar bäst, tog vi fram ett workshop-material att utgå från. Alla ledare i organisationen fick i uppgift att genomföra workshopen tillsammans med sina team, där varje medarbetare uppmuntras att tänka igenom sin specifika roll och fastställa vilka uppgifter han eller hon måste sköta på kontoret och vilka som även i framtiden kan utföras på distans. Medarbetarna måste också ta hänsyn till behoven hos sina team och organisationen som helhet. Tillsammans har teamen fått arbeta igenom materialet för att landa i ett arbetssätt som tar hänsyn till behoven på individnivå såväl som team- och företagsnivå.

Med detta tillvägagångssätt får dina medarbetare komma till tals och påverka sin egen arbetssituation vilket ger en förstärkt känsla av inflytande och engagemang, samtidigt som ni tillsammans även reflekterar över teamets och verksamhetens bästa.

Vill du ta del av workshop-materialet? Ladda ner det här.

kommunicera mera

Om det var något jag - och förmodligen många med mig - underskattade, var det behovet av konsekvent kommunikation. Med facit i hand är kommunikation en avgörande del i övergången till en hybrid arbetsmodell, och jag kan inte nog betona hur viktigt det är att kommunicera! Till och med när det inte finns något särskilt att säga måste du hålla kontakten.

Behovet av konsekvent kommunikation är ännu viktigare när vi går tillbaka till arbetsplatsen. Pandemin gav upphov till mycket stress bland medarbetarna och många är oroliga för hur framtidens arbetsliv ska se ut. Vår senaste Randstad Workmonitor-rapport visar att nästan hälften av arbetstagarna globalt anser sig vara mer stressade än före pandemin och att 50 % av arbetstagarna är oroliga för covid 19-exponering på arbetsplatsen.

Vi fann att det bästa sättet att lindra den här stressen var att hålla medarbetarna så informerade som möjligt. Jag, tillsammans med vår krisgrupp som startades i samband med pandemins utbrott, fortsätter t.ex. att publicera covid-19-uppdateringar med jämna mellanrum, så att medarbetarna vet att vi håller oss ajour med riktlinjerna.

Eftersom inrättandet av hybridmodellen fortfarande är en pågående process kan det ibland vara svårt att ge tydliga besked. Jag har helt enkelt fått att lära mig att det är okej att inte ha alla svar ännu. Det avgörande är att ha en nära kontakt med medarbetarna och erbjuda dem den vägledning du kan just då – även om det innebär svar som ”vi jobbar fortfarande på det”.

vikten av mänsklig interaktion

Randstads övergripande affärsstrategi bygger på konceptet ”tech and touch”. Vi vet att tekniken kan stödja oss alla i vårt dagliga liv och arbetar hårt för att se till att tekniken gör mesta möjliga för oss. Men under vår långa historia har vi också lärt oss att mänsklig kontakt är det allra viktigaste i vår verksamhet. Vi åstadkommer mer för både kunder och kandidater när vi skapar relationer byggda på tillit. Det är sant även när det gäller att få medarbetarna att vilja stanna på företaget.

Före pandemin ingick mänsklig kontakt som en naturlig del av arbetsdagen på kontoret. Vi stötte på varandra i korridorerna, åt lunch tillsammans i matsalen, höll improviserade möten på kontoret eller besökte andra Randstad-kontor.

Idag är läget helt annorlunda. Med dagens förutsättningar måste vi göra medvetna ansträngningar för att hålla kontakten och skapa tillfällen att träffas som kollegor. Sådana tillfällen bör inte heller handla uteslutande om arbete, utan också omfatta enkla, trevliga sätt att umgås kollegor emellan. Ett enkelt sätt kan vara att de dagar teamet är på plats prioritera tid att umgås. Det kan vara att gå ut och äta lunch tillsammans eller ta en gemensam promenad. Om teamet har bestämt fasta dagar att vara på kontoret är det ett bra tillfälle att boka in roliga aktiviteter och att fokusera på just teamkänslan.

anpassa arbetsmiljön för hybridarbete

För att uppfylla de krav som en hybridmodell ställer på den faktiska arbetsplatsen finns det ett par saker att ha i åtanke för att det ska bli så bra som möjligt. När vi ber medarbetarna tänka igenom vilka uppgifter de utför bäst hemma respektive på kontoret förväntar vi oss att de ska använda hemmakontoret för arbete som kräver ostörd koncentration, t.ex. att sätta ihop en presentation, och Randstads kontor för interaktion och samarbete.

Med detta i åtanke behövs både platser för samarbete och särskilda utrymmen med skärmar och whiteboards för projektarbete i grupp. På Randstad hade vi redan innan pandemin flera kontor som var utformade på det här sättet, och som utgår från en aktivitetsbaserad modell. Naturligtvis har vi också många enskilda arbetsstationer som medarbetarna använder mellan mötena.

Denna typ av kontorsdesign bidrar också till att stärka vår företagskultur, eftersom den skapar utrymmen som främjar mänsklig interaktion.

experimentera – dra lärdom – justera

Eftersom pandemin fortfarande pågår ändras myndigheternas riktlinjer regelbundet, inte bara här i Sverige utan över hela världen. Vi får nog konstatera att vi helt enkelt måste leva med att det finns stora osäkerhetsmoment. Det innebär att vi måste ha förmåga till snabba, effektiva omställningar.

En hybrid arbetsplats skapas inte över en natt. Snarare är det en pågående process, och så kommer det att förbli under en tid framöver. Det är acceptabelt att saker och ting är lite mindre tydliga under en period, om vi arbetar med att utveckla den optimala arbetsmodellen.

För att förverkliga det målet måste vi experimentera med olika format, samla teamet för att diskutera vad som fungerade och inte fungerade och därefter göra anpassningar efter behov. Det är en process som ger oss utrymme att växa och tid att bygga upp en hybrid arbetsplats där ”bästa jag”, bästa team och bästa resultat alla ligger i linje med varandra.