3 strategier för att öka medarbetarnas produktivitet.

Medarbetarproduktivitet kan framstå som ett enkelt koncept. Det är helt enkelt den mängd arbete en person åstadkommer på en viss tid. Om det till exempel rör sig om anställda vid en produktionslinje kan arbetarnas produktivitet mätas i antalet produkter per timme och person.

Att öka produktiviteten på arbetsplatsen har stått högt på agendan för många företag i årtionden eller till och med århundraden. Men det kan vara lättare sagt än gjort. Här berättar jag mer om varför produktiviteten är så viktig, varför det kan vara svårt att åstadkomma någon nämnvärd förbättring och vilka strategier för ökad produktivitet du kan tillämpa i din organisation.

varför är medarbetarnas produktivitet så viktig?

Ju större produktion en organisation mäktar med inom en given tidsram desto effektivare kan den vara på marknaden. Precis vilka mätvärden som är relevanta beror på det aktuella företaget, men ökad produktivitet kan ge fler enheter att sälja, effektivare tjänster eller möjlighet att ta mer betalt.

På nationell nivå innebär detta att ekonomin producerar långt mycket fler varor utan att arbetsinsatsen ökar i samma utsträckning. Det möjliggör i sin tur högre konsumtion och större exportkapacitet.

I mindre skala, till exempel på företagsnivå, är fördelarna likartade. Företag som producerar mer kan öka sina intäkter. De som producerar mer med färre arbetade timmar kan uppnå bättre vinstmarginaler. Båda dessa faktorer påverkar stabilitet och tillväxt positivt.

För medarbetarna kan fördelarna vara till exempel tillfredsställelsen i att nå mål och kvoter, ökad trivsel på arbetsplatsen och större chanser till löneförhöjningar, befordran eller andra typer av karriärutveckling.

trender inom arbetstagarnas produktivitet

Enligt Bureau of Labor Statistics, har produktivitetsökningen i USA under de gångna 50–70 åren lett till en exponentiell ökning av produktionen utan motsvarande ökning av antalet arbetade timmar. Mellan 1947 och 2013 ökade till exempel den nationella produktionen med faktorn 9, samtidigt som antalet arbetade timmar inte ens fördubblades.

Trenden ser inte likadan ut i alla länder. Exempelvis har produktivitetstillväxten i Storbritannien mellan 1972 och 2019 fluktuerat, och ingen större förändring på det hela taget uppnåtts. I Australien föll arbetskraftens produktivitet mellan 1996 och 2020.

För brittiska och andra HR-experter är denna avsaknad av tillväxt i vissa länder förbryllande.

Man talar om ”produktivitetsgåtan”: Hur kan det komma sig att den globala produktivitetstillväxten ända sedan finanskrisen 2008 uppvisat en nedåtgående trend? Ekonomer och andra experter har naturligtvis lagt fram teorier, och det har debatterats huruvida produktivitetsgåtan är ett problem som måste hanteras eller ej.

En teori är att de lågt hängande frukterna har plockats när det gäller produktivitet. Under stora delar av förra seklet drevs produktivitetstillväxten på av de industriella revolutionerna, inklusive den digitala revolutionen. Organisatoriska och ledningsmässiga förändringar och program som Lean och Six Sigma har också bidragit. Vissa experter har som hypotes att vi nästan har maximerat nyttan av denna typ av effektiviseringar.

Andra teorier är att de arbetstagare som återvände till arbetsmarknaden efter att ha förlorat jobbet i samband med finanskrisen 2008 inte är lika motiverade eller att produktiviteten mäts på ett sätt som inte passar för moderna marknader.

Det är naturligtvis bra med teorier om de större sammanhangen på global nivå, men på företagsnivå behövs koncept som kan omsättas i handling så att du kan hantera eventuella produktivitetsproblem.

3 strategier för att öka medarbetarnas produktivitet

Strategierna nedan kan du prova oavsett om du märkt av en produktivitetsminskning som försämrar ert slutresultat eller om du vill skala upp för att klara framtida krav.

1. rensa era processer från micro management

I en brittisk studie frågade man seniora HR-medarbetare i Storbritannien vilka faktorer som drog ned medarbetarnas produktivitet. Micro management, eller detaljstyrning, fanns med på topp fem, och togs upp som ett problem av 28 procent av HR-proffsen.

I en annan undersökning frågade man arbetstagare varför de slutat på sina jobb. 55 procent uppgav att anledningen var bristfällig ledning. Micro management samt mobbning och andra aggressiva beteenden ingick bland de anställdas exempel på sådan bristfällig ledning.

Frågan är inte unik för Storbritannien. Nästan 60 procent av arbetstagarna i en amerikansk undersökning uppgav att de arbetat för chefer som ägnade sig åt micro management, och nästan 70 procent uppgav att det sänkte deras trivsel och arbetsmoral. Över hälften svarade att micro management hämmade deras produktivitet. I en annan studie, ursprungligen publicerad i Journal of Experimental Psychology, fann man att arbetare som kontrolleras ofta är mindre produktiva än de som slipper noggrann övervakning.

Här följer några tips på hur du kan rensa processerna från micro management i branscher som tillverkning, fordon eller logistik.

• Se till att du har rätt person på rätt plats. När en persons färdigheter, talanger och intressen kan matchas mot de krav som arbetet ställer kan han eller hon sköta jobbet utan detaljövervakning. Alla måste naturligtvis ta eget ansvar, men en person som vet hur jobbet ska göras och vill göra det bra är oftast mer självgående.
• Stärk medarbetarnas roll i processen. När medarbetarna tvingas fråga sina chefer om minsta lilla sak kan det leda till ökad detaljstyrning och minskad produktivitet. Bygg in medarbetarbaserat beslutsfattande i processerna så långt det är möjligt, och lita på att dina välutbildade medarbetare har kompetens att fatta rätt beslut och ta upp frågor med ledningen när så krävs.
• Var på din vakt mot förutfattade meningar. Det händer att ledare utvecklar en negativ uppfattning om vissa medarbetare, och börjar utgå från att de inte kommer att prestera väl. Detta kan leda till att enbart problem och misstag uppmärksammas, aldrig positiva aspekter, vilket kan skapa en negativ spiral som får medarbetaren att tappa sitt engagemang och bli mindre produktiv.
• Uppmuntra medarbetarna att säga sin mening. Ett tecken på micro management är att medarbetarna inte känner sig bekväma med att säga sin mening eller lägga fram egna idéer. Kanske är de övertygade om att chefens sätt att göra saker är det enda som tillåts. Detta kan leda till situationer där lösningar och idéer som kan förbättra produktiviteten aldrig tas upp.
• Se till att ledningen styr över processer de faktiskt förstår. Det finns andra potentiella problem med micro management än att cheferna blir för närvarande och involverade. Det är inte alltid som ledningen begriper sig på processerna i det dagliga arbetet. Om de trots detta dyker upp och fattar beslut på den nivån kan det minska medarbetarnas produktivitet.

2. minimera mötena

Enligt en enkätundersökning bland brittiska arbetstagare ansåg majoriteten av de anställda att de tvingades lägga värdefull tid på oproduktiva möten. Faktum är att de ansåg det i så stor utsträckning att 66 procent uppgav att de skulle kunna hitta på en ursäkt för att slippa gå på ett sådant möte.

Problemet är detsamma på andra håll i världen. Samma undersökning visade att tyska arbetstagare i ännu högre grad kunde tänka sig att ljuga eller hitta på en ursäkt för att slippa delta i ett möte. Och omkring 67 procent av arbetstagarna i USA angav överdrivet många möten som en anledning till sämre arbetsprestationer.

Även om du leder en arbetsstyrka inom logistik eller tillverkning, där styrelsemöten inte precis står på vars och ens schema, behöver teamet sannolikt samlas då och då för kommunikationssyften. Och det är gott och väl – det finns trots allt information som inte lämpar sig för e-postformatet. Dessutom har inte alla på en produktionslinje tillgång till e-post eller andra kommunikationsformer under hela arbetsdagen.

Innan du inför ett rutinmässigt morgonmöte för teamet eller kallar alla till mötesrummet bör du dock ställa dig följande frågor:

• Vad är syftet med mötet? Förbättrar det företagskulturen? Bygger det upp teamets kompetens? Ökar det produktiviteten? Överväg att begränsa de möten som inte fyller ett tydligt affärsmässigt behov.
• Behöver alla vara med på mötet? Det är frestande att bjuda in alla i teamet för att markera öppenhet och inkludering, men det kan faktiskt försvåra för medarbetarna att göra sitt jobb. Fråga teammedlemmar, teamledare och andra vilket kommunikationsformat som fungerar bäst för dem och vilka som behöver vara med på de olika mötena.
• Kan informationen ges i ett annat format? Förinspelade videoklipp som medarbetaren kan titta på när arbetet tillåter, e-postmeddelanden eller till och med PM i pappersformat är alla exempel på alternativa kommunikationskanaler. Ställ dig alltid frågan om ett möte verkligen är den effektivaste metoden, och välj något annat om svaret är nej.

3. skapa incitament för produktivitet

Det finns mycket du som arbetsgivare kan göra för att öka produktiviteten, men det finns också mycket som teammedlemmarna kan göra. Starkare produktionsincitament kan öka medarbetarnas motivation att bidra till ett bättre resultat.

Denna typ av incitamentsprogram närmar sig lön- och ersättningsområdet, vilket innebär att du bör utforma dem i nära samarbete med HR-, juridik- och efterlevnadsteamen. Och kom ihåg att incitament inte alltid behöver ha formen av bonusar eller andra ekonomiska ersättningar. Här är några idéer:

• Erkännandeprogram. Att tacka medarbetarna offentligt, lovorda dem eller belöna dem med särskilda förmåner kan öka motivationen hos vissa medarbetare. Du kan t.ex. erbjuda en lunch med ledningsgruppen, erkännande som månadens medarbetare eller ett certifikat eller annat konkret bevis på en fin prestation som medarbetaren kan använda för att komma vidare i sin karriär.
• Extra ledighet. Möjlighet att gå tidigare på fredagar, extra semester eller att få en sen ankomst ursäktad utan frågor är exempel på potentiella belöningar.
• Måltider eller godsaker. Bjud teamet på lunch, en glasspaus eller något annat gott när ni nått ett mål. Presentkort kan också vara ett alternativ när du vill belöna medarbetare som förbättrar produktiviteten eller överträffar ett mål.
• Pristävlingar. Belöna positivt agerande eller produktivitet med deltagande i en pristävling. I slutet av varje månad lottar du sedan fram en vinnare.

söker du fler sätt att öka produktiviteten?

De tre strategier vi beskrivit ovan är bara några av en rad olika metoder du kan använda för att öka dina medarbetares produktivitet. Om de skulle fungera för just dina team och processer är det bara du som kan avgöra – förhoppningsvis i samarbete med ditt HR-team som kan hjälpa dig att skapa friktionsfria, effektiva processer för kompetenshantering.

Vill du ha fler tips om hur du kan ge medarbetarproduktiviteten en extra skjuts? Ladda ner vår guide. Där beskrivs ytterligare 13 strategier för att öka medarbetarnas produktivitet, samt konkreta åtgärder eller idéer för att omsätta dem i praktiken i ditt företag.