så hanterar du frånvaro genom proaktiv planering.

En effektiv hantering av frånvaro kräver proaktiv personalplanering, men också ett långsiktigt perspektiv där du undersöker problemets grundorsaker.

Frånvaro är en välbekant och oundviklig utmaning för alla företag. Anställda kommer alltid att behöva ta ledigt, främst på grund av kortvarig sjukdom, skador och läkarbesök, men även till följd av faktorer som stress, omsorgsåtaganden eller att man inte trivs på arbetet. Som arbetsgivare måste du ha ett välplanerat och genomtänkt förhållningssätt till frånvaro om du vill undvika allvarliga effekter för företaget eller era kunder.

Lyckligtvis finns det olika åtgärder du kan vidta och strategier du kan använda för att hantera frånvaro. Bland det mest effektiva du kan göra att tänka proaktivt och planera framåt så att du hanterar effekterna av personalbrist på bästa sätt, samt att anlägga ett långsiktigt perspektiv med fokus på att identifiera och angripa själva orsakerna till att medarbetare tar oplanerad ledighet.

orsaker till frånvaro på arbetsplatsen

När frånvaron eskalerar till nivåer över genomsnittet, eller när du märker att medarbetare ofta tar oplanerad ledighet eller inte följer er frånvaropolicy kan detta få allvarliga följder för verksamheten. Det kan t.ex. leda till:

• missade tidsfrister
• missnöjda kunder
• minskad medarbetarproduktivitet om anställda måste flyttas omkring för att fylla luckor i bemanningen
• lägre engagemang och arbetsmoral hos de medarbetare som måste hantera tunga eller oförutsägbara arbetsbelastningar

Under 2020 såg vi tydliga exempel på de svårigheter företag ofta drabbas av när frånvaron ökar kraftigt eller blir ett långvarigt problem. Enligt en analys av federala arbetsmarknadsdata från USA som genomförts av USA Today var det i genomsnitt 1,5 miljoner anställda per månad som missade arbetsdagar till följd av sjukdom, skada eller hälsoproblem under årets gång. Det är en ökning med 45 % jämfört med genomsnittet under de senaste två decennierna.

Covid-19-pandemin spädde på ökningen, och bidrog också till en ökad frånvaro för vård av barn i USA; den var 250 % högre än genomsnittet för de senaste 20 åren.

I EU ökade frånvaron till följd av sjukdom från 3,9 miljoner första kvartalet 2020 till 4,4 miljoner andra kvartalet, när många länder började känna av pandemins första våg.

Fysisk sjukdom är bara en av de faktorer som orsakar frånvaro. Som arbetsgivare måste du också uppmärksamma medarbetarnas psykiska hälsa. Depression beräknas orsaka 200 miljoner förlorade arbetsdagar per år i USA, vilket kostar arbetsgivarna mellan 17 och 44 miljarder dollar enligt amerikanska folkhälsomyndigheten. Nästan 7 procent av EU:s befolkning uppger att de lider av kronisk depression, och tvåsiffriga nivåer har registrerats i länder som Irland, Portugal, Tyskland och Finland.

Utöver personliga hälsoskäl kan det finnas medarbetare som behöver ta oplanerad ledighet för att ta hand om sjuka eller äldre släktingar och andra som inte kommer till jobbet helt enkelt för att de vantrivs där eller för att de vill ha tid att söka andra jobb.

Oavsett vad som ligger bakom frånvaron är det dags att konstatera att det finns ett problem och vidta åtgärder om frånvaron börjar leda till minskad medarbetarproduktivitet, försenade leveranser till kund eller skenande kostnader för övertidsarbete och sjuklön.

var proaktiv och planera framåt

De arbetsgivare som är mest framgångsrika när det gäller att hantera frånvaro och mildra dess effekter på verksamheten är de som intar en proaktiv hållning, snarare än att bara reagera när det blir brist på personal och under press försöka fylla de akuta bemanningsluckorna.

Genom att analysera personalstyrkan med hjälp av t.ex. kompetensinventeringar får du en tydligare bild av er kapacitet och förmåga i nuläget och en uppfattning om var de största problemen sannolikt skulle uppstå vid hög frånvaro. Det ger dig ett mycket bättre utgångsläge att förutse och förbereda dig för utmaningar till följd av personalbrist.

Det är viktigt att förbereda sig för perioder med begränsad personalkapacitet genom att identifiera de uppgifter och aktiviteter som är kritiska för att verksamheten ska fungera. Därefter kan du sammanställa en detaljerad översikt över de kunskaper och kompetenser som krävs för att utföra det arbetet. Detta underlättar när du ska fastställa vilka uppgifter som bör prioriteras och vilka som kan tas över av andra medarbetare när nyckelpersoner i arbetsstyrkan är frånvarande.

Tillvägagångssätten ovan är generellt god praxis när det gäller personalhantering och bemanningsplanering. Med hjälp av dessa metoder ser du till att du alltid använder den tillgängliga arbetskraften på bästa möjliga sätt och placerar varje medarbetare där han eller hon är mest effektiv, oavsett var ni står i nuläget när det gäller frånvaro.

När du ringar in de färdigheter som krävs för att utföra de kritiska uppgifterna och skaffar dig en tydlig bild av personalstyrkans kompetens skapar du samtidigt ett bra underlag för dina utbildnings- och utvecklingsplaner. Om du inför särskilda utbildningsprogram för kompetenshöjning inom de viktigaste områdena bidrar det till att säkerställa att du alltid kan driva kärnverksamheten vidare, även när ni är underbemannade.

identifiera grundorsakerna till frånvaro

Ett annat sätt att arbeta proaktivt med frånvaro, och med personalhantering i stort, är att försöka identifiera de underliggande skälen till att medarbetare uteblir från arbetet. Sådana insatser kan leda till långsiktiga, varaktiga lösningar som hjälper dig att hålla den övergripande frånvaronivån så låg som möjligt.

Det finns många möjliga grundorsaker till hög frånvaro. Långvariga hälsoproblem och kronisk sjukdom är nyckelfaktorer, men det finns också andra problem som kan leda till att medarbetare uteblir från arbetet. Några exempel:

• Negativa aspekter av företagskulturen, t.ex. mobbning på arbetsplatsen eller dålig ledning
• Problem i medarbetarnas privatliv som påverkar deras psykiska hälsa eller arbetsförmåga
• Bristande balans mellan arbete och privatliv
• Generellt lågt engagemang och missnöje på arbetsplatsen

För att upptäcka sådana här problem behöver du ha nära kontakt med personalen och en god förståelse av hur de upplever sina jobb.

Som en del i vår Inhouse Services-lösning erbjuder vi ett personalvårdsprogram som kan vara till stöd när du vill sondera stämningarna bland medarbetarna och ta reda på vilka aspekter av arbetet de uppskattar eller har svårt för. Vi kan också stödja dina övergripande insatser för att optimera rekrytering och HR-förfaranden, något som kan visa sig avgörande när ni drabbas av underbemanning och snabbt måste rekrytera pålitliga medarbetare.

Vi har tagit fram en guide med fler råd om hur du kan hantera frånvaro och se till att verksamheten kan drivas vidare utan problem även när ni har ont om personal.