vad är strategisk personalplanering och varför är det viktigt?

Kanske upplever ditt företag, som så många andra världen över, en oro för hur ni ska kunna förvärva den kompetens ni behöver för att förbli konkurrenskraftiga på den postpandemiska marknaden. Det är ni långt ifrån ensamma om. Enligt en nyligen genomförd undersökning där närmare 1 500 globala chefer deltog rankas utmaningar kopplade till kompetensförsörjning fortfarande som den största utmaningen inför det kommande årtiondet.

Det är knappast någon överraskning med tanke på den arbetskraftsbrist som industrier världen över tampas med idag. I USA fanns det i oktober 2021 11 miljoner lediga tjänster, medan Storbritannien rapporterade nästan 1,2 miljoner lediga tjänster under perioden augusti till oktober 2021.

Och personalbristen är inte den enda utmaning som arbetsgivarna står inför. För det första ökar kompetensbristen till följd av ökad efterfrågan på digitala färdigheter i kölvattnet efter de framsteg som gjorts inom automatisering och teknik. Detta var ett bekymmer för arbetsgivarna redan före pandemin. För det andra har pandemins effekter satt tydliga spår i arbetstagarnas förväntningar.

Ingen kunde ha förutsett pandemin eller de störningar den orsakat på arbetsplatser världen över, men händelserna underströk vikten av att ha en process för personalplanering på plats. Många arbetsgivare inser nu behovet av en mer utförlig personalplanering för att möta företagets nuvarande och framtida talangbehov. Däremot är det inte alla som har en tydlig bild av hur den planeringen ska gå till.

Låter det här bekant? Bland det bästa ditt företag kan göra för att bädda för framgång är att utveckla en gedigen process för personalplanering. I den här artikeln kommer vi att förklara vad personalplanering innebär och vilket mervärde det kan skapa för ditt företag.

vad är personalplanering?

Personalplanering är en kontinuerlig process för bedömning av organisationens nuvarande och framtida kompetensbehov, där du strävar efter att identifiera kompetensluckor samt utveckla, genomföra och övervaka en strukturerad personalhanteringsplan som tillgodoser företagets behov av personal idag och i framtiden.

Troligen arbetar ditt företag redan med personalplanering i någon form, även om fokus kanske ligger uteslutande på dagens talangbehov. För att bygga upp och bibehålla en skicklig personalstyrka för såväl dagens som framtidens behov måste företaget dock utveckla en strukturerad modell för personalplanering där HR-team, chefer och ledning samarbetar.

operativ kontra strategisk personalplanering

En effektiv modell för personalplanering innefattar både operativ och strategisk personalplanering (SWP, strategic workforce planning). Även om de två olika typerna av personalplanering båda utgör nödvändiga pusselbitar i den övergripande processen, skiljer de sig tydligt åt. Det är viktigt att ha dessa skillnader klara för sig innan man börjar planera.

operativ personalplanering

Operativ personalplanering handlar om att tillgodose företagets nuvarande talangbehov. Det är en process för planering på kort sikt som avser företagets dagliga verksamhet, där t.ex. schemaläggning och rekrytering till lediga tjänster ingår. Denna typ av planering sköts vanligtvis av HR-avdelningen och anställande eller operativa chefer.

Nästan alla arbetsgivare genomför någon form av operativ personalplanering, eftersom det är en nödvändig del av rekryteringsprocessen. Tyvärr förlitar sig vissa arbetsgivare på en informell, mindre strukturerad process för operativ personalplanering, vilket inte är särskilt resultatdrivande. Om ditt företag vill förbättra rekryteringsresultaten måste du istället inrätta en detaljerad process för att tillgodose era aktuella behov inom rekrytering och personalhantering.

strategisk personalplanering

Strategisk personalplanering handlar istället om att tillgodose företagets långsiktiga kompetensbehov. Det handlar om att förutsäga företagets framtida behov vad gäller arbetskraft och kompetens och utveckla en plan för hur ni ska förvärva den kompetens och de talanger ni behöver under de närmaste 2, 3, 5 eller 10 åren. Effektiv strategisk personalplanering kräver samarbete mellan HR-teamet, ekonomiavdelningen, cheferna, ledningen och andra nyckelaktörer.

Trots att strategisk personalplanering kan kopplas till framtida affärsframgångar visar uppskattningar att endast 40–50 % av alla arbetsgivare har en långsiktig plan på plats. Om ditt företag saknar en plan, eller om det har gått ett tag sedan planen utvärderades, är det dags nu.

I en annan studie, utförd av HCI, uppger 38 % av respondenterna att deras organisation inte avsätter tillräckligt med tid, personal eller pengar för strategisk personalplanering.

så skapar personalplanering mervärde för din organisation

Det är viktigt att förstå värdet av personalplanering och de fördelar det ger ditt företag. Det är bara genom en sådan förståelse som du kan vinna ledningens stöd, vilket är av största vikt för ett framgångsrikt projekt. Personalplanering kan skapa konkret mervärde för ditt företag på flera sätt. Här följer några exempel.

• förberedelser för framtiden: Den mest uppenbara fördelen med strategisk personalplanering är att det hjälper dig att förbereda företaget för framtiden. Ingen arbetsgivare kan förutsäga alla framtida utmaningar på personalområdet, men med en strukturerad plan kan företaget mildra effekterna av de problem som uppstår.
• minskad kompetensbrist: I en färsk studie uppger 60 % av HR-medarbetarna att deras högsta prioritet är att bygga upp kritiska färdigheter och kompetenser på sina arbetsplatser. Det finns en rad olika sätt att säkerställa att företaget har den kompetens som krävs, så som selektiv rekrytering, utbildning och omskolning. Men om dessa åtgärder inte utförs inom ramen för en strukturerad process för personalplanering kan de visa sig meningslösa. Med en detaljerad strategi kan du istället börja lösa kompetensbristen idag och för många år framöver.
• effektiv successionsplanering: Varje arbetsgivare bör ha en successionsplan för var och en av företagets nyckelmedarbetare. När du samordnar dessa planer med den övergripande strategin för personalplaneringen skapar du inte bara smidiga överlämningsprocesser, utan säkerställer också att företaget utvecklas och anpassar sig efter behov vid varje överlämning.
• operationella effektivitetsvinster: En affärsverksamhet producerar optimalt när utrustning, material, logistik och personal är perfekt samordnade. Om företaget underpresterar på något av dessa områden sjunker den operativa effektiviteten. Under pandemin reducerades t.ex. personalstyrkan till följd av sjukdom och karantänsregler, vilket ledde till lägre produktionstakt. Dessutom ställdes de företag som lyckades behålla tillräckligt många medarbetare för att hålla uppe produktionstakten ofta inför störningar i leveranskedjan som gjorde det svårt att få ut produkterna till konsumenterna.
• tillväxt: När ett företag drivs utan en strategi för personalplanering kommer detta förr eller senare att sätta käppar i hjulet för företagets tillväxt. Kompetensbristen förväntas öka med tiden, och de tekniska framstegen kommer knappast att slå av på takten. Utan förberedelser för framtiden är det inte säkert att ditt företag kan förvärva de talanger och den kompetens det behöver för att utvecklas vidare.
• kostnadsbesparingar: En strategi för personalplanering kan hjälpa företaget att spara pengar på flera sätt. För det första gör en bra plan det möjligt att maximera användningen av den befintliga personalstyrkan. För det andra kan företaget, genom strategiska utbildnings- och utvecklingsprogram, se till att en del av dess framväxande kompetensbehov tillgodoses internt, vilket också kan ge avsevärt lägre personalomsättning. För det tredje kan kostnaderna för rekrytering minska när rekryteringsinsatserna baseras på bedömningar av företagets framtida behov.

processen för personalplanering i 5 steg

Personalplanering är en strukturerad process som bör involvera alla nyckelaktörer, inklusive HR-team, ekonomiavdelning, linjechefer, arbetsledare och ledning. Det omfattande samarbetet kan förbättra de övergripande resultaten och säkerställa överensstämmelse med företagets mål. Nedan går vi igenom fem steg som varje effektiv process bör följa.

1. anpassa personalplaneringen till affärsmålen

Första steget i processen för personalplanering är att fastställa företagets övergripande mål och visioner. Det är viktigt att hela planeringsteamet sammanträder för att diskutera företagets kortsiktiga och långsiktiga mål och fastställa planens inriktning. Tänk på faktorer som vilka områden företaget vill växa inom under de kommande åren, vilka nya produkter som lanseras och hur företagets övergripande vision för framtiden ser ut.

Utan rätt anpassning blir det svårt att utveckla en strategi för personalplanering som ger de resultat ditt företag behöver för att kunna säkra sin tillgång till de kompetenser och färdigheter som framtiden kräver.

2. analysera personalstyrkan

Nästa steg är att göra en bred analys av personalstyrkan. I den här processen gör ditt team en bedömning av de kompetenser och färdigheter som redan finns på arbetsplatsen samt förutspår företagets framtida behov. Du kan fastställa befintlig kompetens genom att utvärdera jobbeskrivningar, träffa medarbetare och chefer samt genom att utvärdera de olika arbetsuppgifter som utförs. Genom att följa de trender och standarder som utvecklas i branschen samt ta reda på mer om era konkurrenter kan du skapa dig en bättre förståelse för företagets framtida behov.

När analysen är klar är det viktigt att jämföra egenskaperna hos den nuvarande personalstyrkan – kompetens, antal medarbetare, arbetsplatsstruktur o.s.v. – med företagets framtida behov. Genom en sådan jämförelse kan teamet identifiera eventuella glapp mellan personalstyrkans nuvarande egenskaper och företagets framtida behov.

Kanske visar analysen av personalstyrkan t.ex. att företaget i stor utsträckning saknar den tekniska kompetens som kommer att behövas i framtiden. Eller så kommer ni fram till att den totala personalstyrkan kan minskas med 10 % de kommande fem åren, till följd av ökad automatisering.

3. utarbeta en handlingsplan

När du har gjort en bred analys av personalstyrkan och identifierat områden där kompetensbrist håller på att uppstå eller förändringar är att vänta kan teamet börja utarbeta en handlingsplan. Planen bör omfatta åtgärder för så många som möjligt av de behov som identifierats vid analysen av personalstyrkan. Din strategi för personalplanering kan omfatta exempelvis:

• kompetensutveckling eller omskolning
• karriärutveckling
• successionsplanering
• rekrytering
• outsourcing
• omstrukturering av företaget

Detta är bara ett urval av de områden som kan behöva ingå i företagets handlingsplan. Det är dock viktigt att inse att varje organisation måste skräddarsy sin handlingsplan så att den tillgodoser just de unika behov som organisationen har.

4. genomföra handlingsplanen

Att genomföra handlingsplanen är troligen det svåraste steget i processen för personalplanering. Det kräver ett starkt engagemang från de operativa cheferna eftersom det ofta är de som ska genomföra planen. Å andra sidan krävs det också stöd från ledningen för att säkerställa att de resurser som en effektiv plan kräver, t.ex. när det gäller teknik, finns tillgängliga.

Kommunikation är en annan avgörande aspekt av genomförandet. Beroende på vad personalanalysen visade kan du t.ex. behöva informera medarbetarna om möjligheterna att byta karriär eller säkerställa att företagets rekryterare vet exakt vilken typ av kandidater organisationen vill ha.

5. övervaka, bedöma och anpassa

Personalplanering är inte en process som genomförs en gång för alla, utan snarare en kontinuerlig insats som måste övervakas, bedömas och anpassas vid behov. Delmål och resultatindikatorer bör ha fastställts i processens första steg. Du kan nu med hjälp av olika mätvärden bedöma hur framgångsrik strategin för personalplanering varit samt eventuellt anpassa den befintliga planen så att den bättre tillgodoser företagets kompetensbehov.

Med jämna mellanrum måste teamet också gå igenom stegen ovan på nytt för att säkerställa att strategin är uppdaterad och kan tillgodose de nya behov som vuxit fram på talangområdet, inklusive nya kompetenskrav.

Vill du lära dig mer om hur du utvecklar en strategi som förbereder företaget och dess medarbetare för framtiden? Vi har sammanställt en lista med bästa praxis för personalplanering.