vanliga misstag vid personalplanering - och hur du undviker dem.

Trots allvarlig arbetskraftsbrist och växande kompetensbrist uppger 38 % av alla organisationer att de saknar tid och ekonomiska resurser att investera i strategisk personalplanering. Många av dessa företag uppger investeringar i mer akuta personalbehov som sin högsta prioritet. Tyvärr kan avsaknaden av en process för personalplanering göra det mycket svårt för företag att bygga upp en personalstyrka som klarar framtidens krav.

Det stämmer visserligen att personalplanering kräver att företaget investerar tid och pengar, men det är också en realitet att arbetsgivare som saknar en strategisk plan kommer att få svårt att klara sig i konkurrensen i sina respektive branscher.

Vad är då personalplanering och hur kan det gynna ditt företag? I grund och botten är personalplanering en process för att utvärdera företagets nuvarande personalkapacitet, förutsäga dess framtida personalbehov, identifiera luckor och sedan skapa en handlingsplan för att åtgärda dessa luckor. Processen övervakas och anpassas kontinuerligt.

Rätt genomfört kan personalplanering inte bara spara pengar åt företaget, utan också ge bättre operativ effektivitet, främja tillväxt och avhjälpa kompetensbrist inom organisationen. Det finns dock ett par vanliga misstag som kan göra strategin för personalplanering mindre effektiv.

6 vanliga misstag vid personalplanering

För att hjälpa ditt företag att undvika onödiga utmaningar har vi sammanställt en lista över några av de vanligaste misstagen som företag begår när de ska ta fram en strategi för personalplanering.

1. ingen anpassning till företagsstrategin

Ett av de största misstagen många arbetsgivare begår är att behandla personalplanering som en fristående strategi som hanteras helt av HR-avdelningen.

I själva verket måste personalplaneringsstrategin ligga i linje med företagets övergripande mål och visioner. Det gäller frågor som var företaget vill befinna sig om tre år, vilka nya produkter de tänker lansera inom den närmaste framtiden och vilka nya marknader företaget vill expandera till. Det är bara genom sådan anpassning som organisationen kan utveckla en effektiv strategi för att bygga upp en personalstyrka med den specifika kompetens och kapacitet som företaget behöver, både idag och i framtiden.

Företaget kan dessutom minska risken för resursslöseri och förbättra resultaten genom att säkerställa att personalplaneringen ligger i linje med företagets övergripande strategier.

2. bristande stöd från ledningen

Det kan inte sägas nog ofta: personalplanering fungerar enbart om ledningen är med på tåget.

Att få med sig ledningsgruppen kan tyvärr framstå som en ganska svår uppgift för många HR-avdelningar. Trots allt håller många företag i olika branscher fortfarande på att återhämta sig efter pandemin och arbetar därför inom snäva budgetramar. Dessutom kan många chefer vara tveksamma till att investera i långsiktiga planeringsstrategier så länge de har en mer akut arbetskraftsbrist att hantera.

Det är viktigt att HR förstår de problem som företagsledningarna står inför och att de fokuserar på det värde som en robust strategi för personalplanering kan skapa för företaget. Den mest uppenbara nyttan med personalplanering är att det hjälper företaget att bygga upp en personalstyrka för framtiden genom att förvärva talanger, kompetens och kapacitet efter behov. Det är dock bara en av fördelarna med personalplanering. Det kan också bidra till att minska rekryteringskostnaderna och personalomsättningen, höja effektiviteten, främja företagets tillväxt och, viktigast av allt, göra det möjligt för ditt företag att förbli konkurrenskraftigt när efterfrågan på kvalificerad arbetskraft ökar.

I slutändan gäller det att få ledningen att förstå att de helt enkelt inte har råd att avstå från att investera i personalplanering.

3. ingen strukturerad process

Många arbetsgivare gör misstaget att investera enbart i operativ personalplanering. Det är en kortsiktig planeringsmetod som i och för sig kanske hjälper företaget att tillgodose sina nuvarande bemanningsbehov, men som inte förbereder dem inför framtiden. Om du vill få ut mesta möjliga av dina planeringsinsatser är det viktigt att du fastställer en tydlig process på såväl operativ som strategisk nivå.

Precis som med de flesta långsiktiga strategier kräver strategisk personalplanering ett proaktivt och välstrukturerat tillvägagångssätt. Företaget måste t.ex. inrätta ett planeringsteam som kan träffas regelbundet varje månad, kvartal eller halvår. Det måste också från allra första början vara tydligt vilka som ingår i planeringsteamet och vilka roller och ansvarsområden de har. Arbetet måste också följa en kontinuerlig, stegvis process enligt vilken teamet jämför befintliga kompetenser i personalstyrkan med framtida behov och upprättar en robust handlingsplan.

Om du arbetar utan en strukturerad strategi för personalplanering är sannolikheten stor att din plan rinner ut i sanden innan den hunnit ge företaget några konkreta fördelar. Och även om en ostrukturerad plan fortsätter användas är det inte säkert att den ger de resultat företaget behöver. Dessutom kanske du inte upptäcker bristerna förrän det är för sent.

4. inget tvärfunktionellt samarbete

Samarbete är en viktig del av personalplaneringen. En plan som hanteras enbart av HR-avdelningen kan, som redan nämnts, aldrig bli fullt ut effektiv. Dessutom finns det en risk att dess inriktning inte stämmer överens med företagets övergripande mål. Istället behöver du inrätta ett planeringsteam där tvärfunktionellt samarbete har högsta prioritet.

Teamet bör omfatta (men behöver inte vara begränsat till) följande medlemmar:

• HR-avdelningen: Det är nödvändigt att någon från HR-avdelningen ingår i planeringsteamet. Det är trots allt denna avdelning som ansvarar för företagets rekryterings- och personalhanteringsarbete. Det är självklart att de har en viktig roll att spela inom personalplanering. Det brukar vara HR-personal som tar på sig att leda planeringsteamet och som utvecklar och genomför utbildnings- och utvecklingsprogram inom företaget.
• företagsledningen: Det är lika viktigt att minst en person från den högsta ledningen ingår i personalplaneringsteamet. Ledare på denna nivå har fullständig överblick över företagets mål och kan säkerställa att personalplaneringsstrategin hela tiden ligger i linje med de övergripande affärsstrategierna. Denna företrädare för ledningen kan dessutom fungera som kommunikationslänk mellan planeringsteamet och företagets högsta chefer och se till att alla känner till och stödjer planen.
• ekonomiansvariga: Eftersom personalplanering kräver löpande investeringar från företaget är det viktigt att ekonomiavdelningen finns representerad i planeringsteamet. Medlemmen från ekonomiavdelningen kan hjälpa teamet att förstå eventuella ekonomiska begränsningar som ni måste ta hänsyn till och ge en realistisk bild av hur mycket företaget kan investera i personalplanering under de kommande tre, fem eller tio åren.
  
  chefer och arbetsledare: Det skulle vara svårt, för att inte säga omöjligt, att utveckla en strategi för framtidens personalstyrka utan insikter från chefer och arbetsledare. Dessa ledare har förstahandskunskap om de kompetenser som krävs i det dagliga arbetet liksom om eventuella brister i kompetens eller bemanning som påverkar resultaten. Dessa medarbetare kan dessutom fungera som kommunikationslänk mellan planeringsteamet och personalen.
• IT-avdelningen: Beroende på kompetensen hos andra medlemmar i personalplaneringsteamet kan det vara nödvändigt att en person från IT-avdelningen deltar. Denna medlem har i uppgift att samla in värdefulla data om personalstyrkan och presentera dem i ett begripligt format så att de kan användas som underlag för viktiga personalplaneringsbeslut i teamet.

5. bristande kommunikation

Det är inte ovanligt att ett företag tar sig tid att inrätta ett personalplaneringsteam och utveckla en strategi för att gå vidare, men sedan ändå misslyckas med att omsätta planen i handling. Faktum är att det är en sak att utveckla en strategi för personalplanering och en helt annan att omsätta strategin i en konkret plan som driver resultat. Här är kommunikation helt och hållet avgörande.

Om planeringsteamet t.ex. inte lyckas förmedla sina övergripande mål, planer och delmål till ledningsgruppen misslyckas man kanske också med att vinna ledningens stöd. Samma sak gäller planeringsteamets kommunikation med medarbetarna: om teamet inte lyckats kommunicera alla aspekter av planen, inklusive utbildning och möjligheter att avancera, till hela personalstyrkan kan insatserna bli ineffektiva.

Det är viktigt att personalplaneringsteamet diskuterar kommunikationsmetoder tidigt i processen. Antingen kan en teammedlem ansvara för all kommunikation inom företaget eller så kan teamet gemensamt välja det kommunikationsverktyg som passar bäst för var och en av delarna i planeringsstrategin.

Exempelvis kanske HR-avdelningen ansvarar för att ta fram ett utbildningsprogram för medarbetarna och inleda en dialog med dem om programmets innehåll. Arbetsledare och chefer förväntas å sin sida stå för direktkontakten med medarbetarna och uppmuntra dem att utnyttja de utbildningsmöjligheter som erbjuds. Se till att cheferna får utbildning och utrustning som underlättar dialogen med teamen.

6. bristande användning av teknik och data

Studier visar att endast en av tre HR-medarbetare anser att de använder teknik och data på ett effektivt sätt i processen för personalplanering. Det är en sorgligt liten andel, med tanke på att de rätta lösningarna inom teknik och data verkligen kan effektivisera personalplaneringsprocessen och förbättra resultaten.

Ett område där data spelar en särskilt avgörande roll är prognostisering. Personalplanering handlar om att utveckla rätt talang och kompetens för rätt tid och plats. Det skulle vara extremt svårt för ditt planeringsteam att göra precisa framtidsprognoser utan teknik och datainsamling.

Den goda nyheten är att de flesta arbetsgivare redan samlar in stora mängder personalrelaterade data. Tricket är att veta hur man använder dessa data så att de skapar konkret värde för teamet. Vi rekommenderar att en medarbetare från IT-avdelningen tas med i personalplaneringsteamet. IT-medarbetaren har inte bara förstahandskunskap om den teknik som redan är tillgänglig på företaget och som skulle kunna användas för att effektivisera planeringsprocessen, utan vet också vilka data företaget redan samlar in och lagrar.

Data som samlas in via program för personalhantering kan t.ex. ge information om den kompetens som finns inom företaget eller användas för att identifiera kompetensluckor, följa upp otillsatta lediga tjänster och förutse framtida behov på arbetsplatsen. Programvara för medarbetarrelationer kan vara ett effektivt verktyg för att dela information om utbildnings- och karriärutvecklingsmöjligheter inom företaget.

Vill du veta mer om hur du skapar en process för personalplanering har vi sammanställt en lista med bästa praxis för personalplanering. Ta gärna del av den.