5 steg för framgångsrik personalplanering.

Upplever ni en oro för hur företaget ska säkra sin tillgång till talanger, kompetens och kapacitet, idag eller i framtiden? Ni är i så fall inte ensamma. Enligt en färsk studie rankar företagsledare världen över frågor kopplade till kompetensförsörjning som sin främsta utmaning inför det decennium som nyss börjat.

Problemet för många organisationer är att de står inför flera olika personalgrelaterade utmaningar, inklusive ökad efterfrågan på teknisk kompetens, global arbetskraftsbrist, en åldrande arbetskraft och en ansträngd arbetsmarknad. Sammantaget har utmaningarna gjort det svårt för arbetsgivarna att attrahera och behålla de talanger de behöver för att förbli konkurrenskraftiga.

Ett av de bästa sätten för din organisation att övervinna dessa utmaningar och förbereda medarbetarna för framtiden är en effektiv process för personalplanering. Nedan kan du läsa mer om vad personalplanering är och vilka åtgärder ditt företag kan vidta idag för att komma igång.

vad är personalplanering?

Personalplanering är en process där organisationens nuvarande kompetens och prognostiserade framtida behov utvärderas i syfte att identifiera potentiella kompetensluckor eller kommande förändringar i arbetskraften. Det handlar också om att ta fram och genomföra robusta handlingsplaner för att åtgärda kompetensluckor och ge organisationen förmåga att bygga upp en personalstyrka som uppfyller dess behov, nu och i framtiden.

Med en aktiv process för personalplanering kan ni åtgärda kompetensluckor innan de hinner växa sig större, eftersom organisationen identifierar och kan agera på framtida talangbehov i tid. Faktum är att arbetsgivare som saknar ordentlig process för personalplaneringsprocess kan få mycket svårt att hitta de talanger som krävs när behovet uppstår.

Att ha en process för personalplanering medför också fördelen att anpassningsförmågan och flexibiliteten i personalstyrkan ökar. Personalplanering kan också ge företaget värdefulla insikter om er befintliga kompetens, så att den snabbt kan anpassas till nya förhållanden när så krävs.

personalplanering i 5 steg

Personalplanering är inte en enda åtgärd. Det är snarare en kontinuerlig, stegvis process som måste ligga helt i linje med organisationens övergripande mål och visioner. Det är viktigt att planeringsteamet inte uteslutande består av medarbetare från HR-avdelningen; även ledningen, ekonomiavdelningen och de operativa cheferna bör vara företrädda i teamet.

Genom ett sådant tvärfunktionellt samarbete kan planeringsteamet ta fram en exakt vision för företagets framtida personalstyrka samt genomföra resultatdrivande handlingsplaner i hela företaget.

Nedan tar vi en närmare titt på personalplaneringsprocessen och dess fem steg.

Vi har även tagit fram en steg-för-steg guide om strategisk personalplanering. Ladda gärna ner den här.

1. skapa engagemang

Framgångsrik personalplanering kräver ett starkt och långsiktigt engagemang på alla nivåer i organisationen. Det är viktigt att HR-avdelningen, ledningen och de operativa cheferna alla förstår hur angeläget det är att planera för framtidens personalstyrka.

Det är ofta upp till HR-avdelningen att väcka ett sådant engagemang genom att förklara för andra teammedlemmar vilka talangutmaningar företaget står inför, så som exempelvis hård konkurrens på arbetsmarknaden, en åldrande personalstyrka eller växande kompetensbrist. Det är särskilt viktigt att den högsta ledningen inser hur angeläget projektet är. Det är också en nödvändighet för att säkerställa att resurser avsätts och att handlingsplanerna genomförs.

Var och en av medlemmarna i personalplaneringsteamet måste också stå bakom projektet innan ni går vidare till nästa steg.

2. från strategi till personalmål

När alla förstår behovet av personalplanering kan du inleda den process där organisationsstrategin omsätts i konkreta personalmål. Teamet bör ta sig tid att tänka igenom frågor som ”Var vi vill vi att företaget ska vara om två eller tre år?” och ”Inom vilka områden väntar vi oss tillväxt eller förändringar?”

En god förståelse av företagets övergripande vision och framtida mål utgör grunden för all personalplanering. Om företaget exempelvis vill öka sin användning av automatisering under de kommande åren innebär det ett ökat behov av teknisk kompetens i personalstyrkan, samt eventuellt en reducering av antalet medarbetare.

När du fastställer mål på personalområdet är det viktigt att ta hänsyn till såväl kvantitativa som kvalitativa faktorer. Du bör t.ex. överväga både hur många nya chefer som kommer att behövas de kommande åren (kvantitativt) och vilka specifika kompetenser företaget behöver nu och i framtiden (kvalitativt). Genom denna process får ditt team en tydlig bild av den personalstyrka organisationen önskar, nu och i framtiden.

3. analysera personalstyrkan

Nästa fas i personalplaneringsprocessen är att göra en bred analys av personalstyrkan. I det här steget ska ditt team fastställa exakt vilka kompetenser som redan finns inom företaget och dela upp dessa i å ena sidan kompetenser som organisationen kommer att behöva även i en nära framtid och å andra sidan kompetenser som är på väg att bli obsoleta, samt identifiera den kapacitet som kommer att behövas även längre in i framtiden.

Under hela denna fas är det viktigt att ta emot information dels från företagsledningen när det gäller företagets övergripande riktning, dels från avdelningschefer som har förstahandskunskap om vilka kompetenser som krävs i den dagliga verksamheten. Med hjälp av sådan information kan ditt team skapa sig en heltäckande bild av företagets nuvarande och framtida personalstyrka.

Det enklaste sättet att göra en sådan övergripande analys är att dela upp kompetenser, förmågor och talanger i olika kategorier. För personalplaneringssyften används följande sju kategorier:

1. nyckelpersoner: fasta medarbetare som organisationen behöver både nu och i framtiden
2. outnyttjad potential: medarbetare som sannolikt kommer att behövas i framtiden
3. flyttbar personal: fasta medarbetare som kan behöva byta till en ny roll på företaget
4. nuvarande kärnpersonal: fasta medarbetare som behövs nu, men kanske inte i framtiden
5. tillfälliga medarbetare: medarbetare som organisationen inte längre kommer att behöva i framtiden
6. mest eftersökta: kompetens som företaget behöver nu och i framtiden
7. framtida behov: kompetens som företaget sannolikt kommer att behöva i framtiden

4. övergången

När analysen av personalstyrkan är klar är det dags att inleda övergångsfasen. Det är i den här fasen som teamet fastställer vilka HR-insatser som är mest effektiva och sedan inleder genomförandet.

Det är viktigt att utveckla separata HR-insatser för var och en av talangkategorierna ovan. Att utveckla en unik handlingsplan för varje kategori av medarbetare förbättrar slutresultatet avsevärt. Rörlighetsplaner är till exempel det optimala för medarbetare vars kompetens inte kommer att behövas i organisationen framöver. När det gäller arbetstagare i kategorin ”framtida behov” kan istället en robust rekryteringsplan bidra till att organisationen kan förvärva de talanger den behöver, nu och i framtiden.

Även om det är vanligt att HR-teamet leder många delar av personalplaneringsprocessen är det oftast de operativa cheferna som ansvarar för genomförandet av HR-insatserna. Det är i normalfallet det mest rimliga, eftersom cheferna har direktkontakt med medarbetarna.

Kommunikation är nyckeln när det gäller genomförandet. Det är viktigt att de operativa cheferna inte bara informerar om handlingsplanerna, utan också uppmuntrar medarbetarna att dra nytta av de möjligheter som erbjuds. Direkt dialog mellan chefer och medarbetare kan hjälpa medarbetarna att inse vikten av att utveckla sina kompetenser och karriärer.

Viktigast av allt är att alla HR-insatser måste vara rättvisa och opartiska. Alla medarbetare som tillhör samma kategori måste ges tillgång till samma möjligheter.

5. integrera planen

Integreringen av planen i organisationsstrategin är det sista steget. Men personalhanteringsarbetet slutar inte där. I stället är personalplanering en cirkulär process som hela tiden måste utvärderas, bedömas och anpassas så att den tillgodoser företagets behov, även när dessa förändras.

Denna kontinuerliga process bidrar till att göra personalplanering till en permanent funktion inom ramen för organisationens strategi.

I detta skede kan du också mäta och bedöma hur effektiva olika handlingsplaner är. Utifrån sådana utvärderingar kan organisationen göra ändringar i specifika handlingsplaner eller justera genomförandet under hela processen.

För en mer detaljerad genomgång av hur ert företag kan jobba med strategisk personalplanering ladda ner vår guide i ämnet.