onboardingprocessen – steg för steg.

Onboarding är en kritisk del av en anställning för alla inblandade. För den nyanställda är det första mötet med arbetsplatsens kultur, förväntningar och arbetsuppgifter – en tid fylld av både möjligheter och utmaningar. För arbetsgivaren är det en chans att skapa rätt förutsättningar för långsiktig trivsel, engagemang och produktivitet.

Med så mycket på spel bör onboarding inte lämnas åt slumpen. Precis som alla andra affärskritiska projekt kräver det noggrann planering och genomförande i varje steg – från förberedelser, genom implementering och vidare till utvärdering.

Även om detaljerna för att introducera nya medarbetare varierar beroende på roll och företag finns en tydlig röd tråd: Genom att dela upp onboardingprocessen i fyra huvudsakliga steg ökar du chanserna att lyckas.och öka chanserna till ett långt och produktivt partnerskap med den nyanställde.

1. preboarding – innan onboardingprocessen för nya anställda startar

Att börja ett nytt jobb kan vara både spännande och nervöst. För att minska osäkerheten och ge dina nya medarbetare de bästa möjligheterna att känna sig trygga och förberedda är preboarding ett avgörande inslag i onboardingprocessen. Preboarding innefattar förberedelser inför första arbetsdagen och bidrar till att skapa trygghet och tydlighet.

Trots detta visar undersökningar att många företag brister i denna fas. En studie av Talmundo och Vlerick Business School visade att 40 % av nyanställda inte ens fick den mest grundläggande informationen innan sin första dag. För en lika stor andel tog det dessutom över en vecka att få nödvändig arbetsutrustning på plats.

En välplanerad preboarding kan göra stor skillnad och minska risken för att nya medarbetare hoppar av innan de ens börjat. Denna förberedelsefas av onboardingprocessen bör bland annat omfatta:

• Tydliga ansvarsområden – bestäm vilka personer i organisationen som är involverade i onboardingprocessen.
• Praktiska förberedelser – se till att dator, telefon, passerkort och andra arbetsverktyg är klara innan första dagen.
• Intern kommunikation – informera teamet om den nya kollegan för att säkerställa ett varmt välkomnande.
• Administrativa förberedelser – genom att hantera avtal och andra dokument i förväg kan ni fokusera på en bra start istället för pappersarbete första dagen.
• Förhandsinformation till den nyanställda – en tydlig plan för första veckan, kontaktuppgifter till teamet och praktisk information om arbetsplatsen gör att den nyanställda känner sig förberedd.

Preboarding sätter tonen för hela onboardingprocessen. Att få den nyanställda att känna sig välkommen och förberedd ökar engagemanget och minskar risken för en osäker start.

2. Orientering – en bra första upplevelse 

Orienteringsfasen inleds på första arbetsdagen och syftar till att hjälpa den nyanställda att bekanta sig med företaget, kulturen och kollegorna. Första intrycket är avgörande – en dålig start kan leda till osäkerhet, medan en positiv upplevelse skapar trygghet och engagemang.

Många företag lägger dock för stort fokus på formella processer och administration under introduktionen. En undersökning från HCI visade att över hälften av företagen främst fokuserar på pappersarbete vid onboarding. Men onboarding handlar om mer än att fylla i formulär – det handlar om att bygga relationer och skapa en känsla av samhörighet.

Några viktiga inslag i orienteringsfasen:

• Anordna en välkomstträff – den första veckan på jobbet är ofta laddad med många olika känslor för den nyanställde. En informell introduktion där den nyanställda får träffa teamet skapar en positiv start.
• Kommunicera det väsentliga med måtta – det går inte att komma ifrån att en effektiv onboarding innefattar att kommunicera information om företagets policy, kultur och bästa praxis. Du behöver dock inte täcka allt under de första dagarna. Om du sprider ut det över ett antal veckor blir onboardingprocessen mer engagerande och sannolikheten ökar för att den nyanställde faktiskt tar till sig all information.
• Sätt tydliga förväntningar – vissa förväntningar kan redan ha ställts upp under preboardingen, men här bör du klargöra vad den nyanställde kan förvänta sig av företaget när det gäller handledning, feedback och samarbete. Förklara också vad företaget förväntar sig av den nyanställde när introduktionen är över och arbetet börjar på riktigt. 

Genom en kombination av möten, workshops och sociala aktiviteter kan du skapa en onboardingupplevelse som gör att den nyanställda känner sig inkluderad och motiverad att bidra.

3. Utbildning – utveckla nyckelkompetenserna för rollen

Efter orienteringsfasen är det dags att fokusera på de färdigheter och kunskaper som krävs för rollen. Utbildningsfasen är avgörande för att den nyanställda ska kunna prestera och känna sig trygg i sitt arbete.Detaljerna i detta steg beror naturligtvis på jobbet, men det kommer sannolikt att omfatta:

• Utbildning i programvara och verktyg som är viktiga för rollen – det kan handla om allt från CAD-program eller CRM-system som medarbetaren kommer att använda till säkerhetsfunktionerna i de gaffeltruckar som medarbetaren kommer att köra.
• Introduktion till interna administrativa verktyg – t.ex. systemet för att registrera ledighet eller företagets intranät.
• Information om processer – t.ex. organisationens arbetsflöden och hur team samarbetar, var den nyanställde passar in i den övergripande organisationsstrukturen och vilka andra team och avdelningar som är beroende av dem

Av alla steg i onboarding-processen är utbildning förmodligen det viktigaste för den nyanställde. I vår arbetsmarknadsundersökning Workmonitor med tusentals arbetstagare över hela världen ansåg 72% av de tillfrågade att utbildning var viktigt för deras nuvarande jobb. Dessa resultat bekräftades i en undersökning som genomfördes av Amazon och Gallup, där 57% av de tillfrågade sa att de var "mycket" eller "extremt" intresserade av utbildning som skulle öka deras färdigheter på jobbet. 

Att investera i en välstrukturerad utbildning under onboardingprocessen säkerställer att medarbetaren snabbt kommer in i rollen och känner sig motiverad att utvecklas inom företaget.

4. Integration – att bli en del av teamet

Det sista steget i onboardingprocessen handlar om att den nyanställda fullt ut ska bli en del av företaget. Det är en övergångsperiod där personen går från att vara "ny" till att känna sig som en naturlig del av teamet. Detta sker ofta över veckor eller månader, men det betyder inte att processen bör lämnas åt slumpen. För att säkerställa en smidig integration kan du:

• Fortsätta med regelbundna uppföljningar – planerade samtal mellan den nyanställda och närmaste chef hjälper till att identifiera eventuella utmaningar.
• Fokusera på kulturell integration – en studie i MIT Sloan Management Review visade att företagskultur är över tio gånger viktigare än lön för anställda som väljer att lämna sin arbetsplats. En stark kulturell matchning är alltså avgörande för långsiktig framgång, och med de höga kostnaderna för personalomsättning sparar det pengar att säkerställa denna matchning.
• Samla in feedback – de första veckorna är fortfarande färska i minnet, vilket gör det till en bra tidpunkt att utvärdera onboardingprocessen genom enkäter och samtal.

Genom att ha en genomtänkt strategi för onboarding kan du säkerställa att nya medarbetare får en positiv start, utvecklas i sin roll och blir en del av företagskulturen.

ladda ner vår infografik om onboarding-processen

Att hantera en onboardingprocess kan vara utmanande, särskilt i ett snabbväxande företag. Vår infografik bryter ner processen i fyra tydliga steg och ger en visuell guide att följa. Ladda ner den och få stöd i att skapa en mer strukturerad och effektiv onboarding!