påverkas er produktivitet av hög frånvaro?

De som arbetar med humankapital söker ständigt nya sätt att öka personalens produktivitet. De förespråkar därför ofta initiativ som kompetenshöjande insatser, investeringar i AI-verktyg och införande av LEAN-processer för ökad effektivitet. Det finns dock en åtgärd som företag ofta missar och som kan ge betydligt högre produktivitet utan några stora ekonomiska eller resursmässiga kostnader.

Frånvaro, som kan ha en negativ inverkan på vilken organisation som helst, är en faktor som ligger inom personalchefens kontroll. När anställda inte kommer till arbetet för att de är sjuka, stressade, har familjeproblem, inte trivs på jobbet eller bara vill ha en extra ledig dag kan det indikera att det finns ett underliggande problem med exempelvis missnöje bland medarbetarna. Oavsett orsaken är det viktigt att du identifierar den och vidtar åtgärder, dels för att komma till bukt med problemet men framför allt för att öka dina medarbetares engagemang, och därmed också produktivitet.

Hög frånvaro kan påverka både verksamheten och stämningen på arbetsplatsen. Exempelvis kan oplanerad frånvaro påverka andra medarbetare, som kanske måste arbeta övertid eller mer intensivt när en kollega inte dyker upp. Arbetar ditt företag mot externa kunder kan det även påverka era kundrelationer när en medarbetare inte är tillgänglig. Förseningar i projekt och beslutsfattande är också oundvikliga följder.

Ytterligare konsekvenser är de ekonomiska förluster som frånvaro innebär för företag. Enligt amerikanska folkhälsomyndigheten (CDC) förlorar amerikanska arbetsgivare 225,8 miljarder dollar om året till följd av frånvaro. Det motsvarar 1 658 dollar per anställd. Enligt en annan rapport gick enbart i Storbritannien 15,4 miljoner arbetsdagar förlorade på grund av arbetsrelaterad stress, oro och depression, till en kostnad av uppskattningsvis 13,5 miljoner pund.

Även om ditt företag inte har drabbats av någon betydande produktivitetsförlust på grund av frånvaro, finns det ett par åtgärder ni kan vidta för att identifiera, mäta och åtgärda de vanligaste orsakerna till förlorade arbetsdagar. Åtgärderna kan kräva förändringar i företagskultur, ledningsstrategi och intern kommunikation, men är väl värda att genomföra eftersom de kan få långtgående effekter även inom andra områden. Kanske ser du på sikt större engagemang och lägre personalomsättning, vilket är positivt både för företagets resultat och tillväxt.

finns det ett problem?

I de flesta organisationer kontrolleras medarbetarnas närvaro först om det uppstår ett problem. Det är dock ingen anledning att avstå från att göra regelbundna utvärderingar. Det faktum att linjecheferna inte märkt av några problem, betyder ju inte att det inte finns några. Tydliga tecken är exempelvis en kraftig uppgång i kostnaderna för tillfällig personal på grund av oväntad frånvaro, en stor ökning av sjukfrånvaron, ökat antal begäranden om ledighet av familjeskäl och högre sjuklönekostnader. Frånvarodagar kan dessutom följas av en topp i antalet medarbetare som säger upp sig, vilket i så fall tyder på ett större ledningsproblem.

Den första åtgärden du bör överväga är att definiera planerad respektive oplanerad frånvaro. Det kan låta enkelt, men är kanske mer komplicerat än du tror. Exempelvis räknas föräldraledighet normalt sett som planerad frånvaro, men om medarbetaren inte kommer tillbaka efter ledigheten alternativt ber om förlängd ledighet, bör detta räknas som oplanerad frånvaro. Om en timanställd av någon anledning bara kan arbeta en del av sitt pass, ska den resterande tiden då räknas som oplanerad frånvaro? Det finns många fler situationer där det är oklart exakt hur det uteblivna arbetet ska kategoriseras, och dessa bör identifieras så att du kan upptäcka eventuella mönster.

När du har identifierat den oplanerade frånvaron fastställer du utifrån de uppgifter du samlat in hur den påverkar företaget. Måste ni ta in tillfällig personal för att hinna med det arbete som ska utföras? Får ni ofta skjuta upp leveransdatumet för era projekt? Påverkas försäljningen? Även mindre störningar, som till exempel att konferenssamtal eller möten eventuellt behöver flyttas för att en eller flera teammedlemmar är sjuka, bör beaktas i den övergripande bedömningen.

Därefter kan du börja mäta problemets omfattning. Utgå från en baslinje – antal frånvarodagar per månad, till exempel – för att spåra frånvaroomfattningen i hela personalstyrkan. Titta sedan på de affärsenheter eller funktioner som uppvisar särskilt höga nivåer av oplanerad frånvaro. För mer detaljerad information kan du identifiera de medarbetare som har många oklara frånvarodagar, och följa upp dem.

Stegen ovan hjälper dig förstå varför medarbetarna ibland inte dyker upp som planerat, och hur du bäst åtgärdar problemen. Möjliga orsaker är stress, psykisk ohälsa, bristande medarbetarengagemang eller arbetstillfredsställelse, diskriminering och mobbning, otillräcklig ersättning, brister i ledighetsreglerna eller faktorer kopplade till hälsa och välbefinnande. Nedan går vi igenom hur du kan ta itu med några vanliga orsaker till hög frånvaro.

arbetsrelaterad stress

En av de vanligaste orsakerna till att medarbetare inte kommer till arbetet är stress. Oavsett om stressen har sin grund i för mycket eller för lite att göra, för långa dagar på kontoret, långvariga prestationskrav eller något annat så behöver medarbetarna regelbundet koppla av från arbetet. Det finns forskning som visar att fler arbetsdagar går förlorade till följd av stress och oro än på grund av skada eller sjukdom. Både HR-personal och linjechefer måste utbildas att känna igen tecknen på att en medarbetare känner sig alltför pressad, och då diskret erbjuda lättnad av arbetsbördan. Se till att det finns andra stödmekanismer, t.ex. samtalsrådgivning eller extra resurser som kan underlätta arbetet.

bristande engagemang eller intresse hos medarbetarna

Enligt Gallup känner bara 13 procent av arbetstagarna i världen engagemang för sitt arbete. Dessutom har de företag som hamnar i den översta kvartilen när det gäller medarbetarnas engagemang 41 procent lägre frånvarotal än företagen i den lägsta kvartilen. Gallup konstaterar att resultat som dessa indikerar att arbetsgivarna måste bidra till ett ökat intresse bland medarbetarna. En idé är att fundera över hur större makt över besluten och tydligare projektägarskap kan få medarbetarna att uppleva arbetet som mer meningsfullt. Om alla i personalstyrkan får mer inflytande, ökar också deras engagemang.

medarbetarnas välbefinnande

Sjukdomar är oundvikliga, men du kan uppmuntra en hälsosammare livsstil genom ett generöst friskvårdsprogram, som inte bara minskar frånvaron utan också kan förbättra resultaten. Utöver att främja den fysiska hälsan bör ditt program också omfatta åtgärder för psykisk hälsa. Det är viktigt att dina medarbetare mår bra, både fysiskt och psykiskt.

mobbning och trakasserier

Att ta itu med mobbning och trakasserier bör vara högprioriterat inom organisationen. Varje enskilt fall är demoraliserande för berörda medarbetare, och kan dessutom innebära betydande civil- eller straffrättsliga risker för företaget. Ge dina medarbetare tillgång till ett tryggt forum där de kan lyfta såna här incidenter, och ett sätt anmäla dessa händelser, och vidta åtgärder så fort en anmälan görs.

Frånvaro kan vara en större eller mindre utmaning för personalhanteringen på just ditt företag. Hur den påverkar företagets resultat beror helt på hur du bedömer, spårar och åtgärdar problemen.