så förbättrar du onboardingprocessen.

En bra onboardingprocess är avgörande för att nyanställda snabbt ska bli produktiva och känna sig trygga i sin nya roll. Utan en ordentlig onboarding kan det ta längre tid för dem att komma in i arbetet, och de kan till och med lämna företaget i förtid. Det är därför viktigt att inte se onboarding som ett engångsinitiativ från HR. För att verkligen skapa en solid grund för framgång måste processen utvecklas och anpassas över tid, i takt med företagets föränderliga behov.

I den här artikeln går vi igenom några viktiga bästa praxis för onboarding för att förbättra din process och se till att varje nyanställd får en bättre onboarding än den tidigare.

identifiera dina mätvärden för onboarding och börja mät dem

För att förbättra onboardingprocessen är det viktigt att kunna mäta dess effektivitet. Du behöver inget avancerat verktyg för att komma igång – det räcker med att följa några grundläggande mätvärden. Genom att noggrant mäta dessa, får du en tydlig bild av hur välkomnande och effektiv din onboarding är:

• Personalomsättning vid nyanställning – En stor del av personalomsättningen sker under det första året. Studier och undersökningar har kommit fram till olika resultat, men de flesta uppskattar att omsättningen av nyanställda ligger någonstans mellan 30 och 50 procent. I vissa branscher kan majoriteten till och med lämna inom den första månaden. Hög omsättning betyder inte alltid att onboardingprocessen är dålig, men om de nyanställda inte känner sig välkomna och trygga från början, kan det bidra till ett tidigt avhopp. 

Följ upp omsättningen under det första året och bryt gärna ner siffrorna per avdelning, roll eller chef för att få en bättre förståelse för var problemen kan ligga.

• Medarbetarengagemang – Engagemang är en annan viktig indikator. Det kan vara svårt att mäta direkt, men om du ser tecken som hög sjukfrånvaro, försämrad prestation eller sjunkande resultat i medarbetarundersökningar, kan det bero på att engagemanget sjunker. Engagemangsnivån bör mätas i hela personalstyrkan, särskilt i tider då andelen anställda som planerar att byta jobb inom de närmaste 6 månaderna ökar (enligt Randstad Employer Brand Research 2024). Men om engagemanget sjunker bland dina nyanställda kan det bero på problem i onboardingprocessen.

• Nöjdhet med onboarding – Du kan naturligtvis också mäta nöjdheten med onboarding genom att fråga nyanställda direkt. Det här är det enklaste sättet att mäta kvaliteten på din onboardingprocess. Det är dock inte alltid säkert att det ger korrekta resultat – särskilt om svaren inte är anonyma. Använd dessa direkta resultat tillsammans med de andra onboarding-måtten för att få en väl avrundad bild av kvaliteten på din process.

fråga medarbetarna om deras onboardingupplevelse

Oavsett storleken på din organisation är en kort undersökning om onboarding av nya medarbetare enkel att genomföra och ger värdefulla insikter. Här är några tips för att få korrekt och användbar feedback:

• Håll undersökningen så konsekvent som möjligt – För att kunna jämföra resultaten över tid är det viktigt att ställa samma frågor till alla nyanställda och skicka ut enkäten vid samma tidpunkt, till exempel fem veckor efter att de börjat. På så sätt får du tillförlitliga jämförelser och en tydligare bild av hur onboardingprocessen utvecklas.
• Tänk noga igenom frågorna –  Det kan vara svårt att skapa enkätfrågor som ger korrekt feedback. En bra balans mellan slutna och öppna frågor ger både kvantitativa resultat och personlig insikt. Du kan till exempel be de nyanställda att betygsätta sin nöjdhet på en skala från 1 till 10 och samtidigt fråga om de kan beskriva höjdpunkterna från sin första vecka.
• Tänk på enkätformatet – Försök att hålla enkäten kort. Ingen vill spendera mycket tid på att fylla i en lång enkät. Försök att begränsa antalet frågor till de mest relevanta, eller använd flera kortare pulsenkäter som skickas ut vid flera tillfällen under onboardingprocessen. På så sätt kan du få detaljerad feedback på varje steg och identifiera svaga punkter direkt.

dela feedback och kommunicera dina framgångar med onboarding

Onboarding är en gemensam process där alla i organisationen spelar en roll. Även om HR är ansvarig för att leda processen, är det viktigt att feedback om hur onboarding fungerar delas med de chefer och teammedlemmar som jobbar nära de nyanställda.

• Se till att cheferna är medvetna om vikten av onboarding – En välorganiserad onboardingprocess kan öka produktiviteten för nyanställda med 62% och behålla förbättra retentionsgraden med 50%, enligt Harvard Business Review. Chefer som inte ser onboarding som en prioritet behöver förstå det affärsmässiga värdet av att ge nyanställda en bra start. 
• Dela med dig av förbättringar – När du har börjat spåra mätvärden för onboarding av nyanställda kommer du att kunna se när de förbättras – till exempel när personalomsättningen börjar minska. Dela dessa resultat aktivt med resten av organisationen, det hjälper till att sprida förståelsen för processen och få hela företaget att engagera sig. Varje förbättring av onboardingprocessen kommer att få direkta effekter på slutresultatet.
• Vidta konkreta åtgärder för att lösa eventuella problem – När du följer upp hur väl du lyckats med din onboarding bör du övervaka de avdelningar och chefer som har ett sämre resultat och arbeta för att göra saker bättre. Att samla in feedback utan att använda den är slöseri. Arbeta aktivt med att förbättra de delar av onboarding-processen som behöver åtgärdas.

få kontroll över din onboardingprocess, från början till slut

Om du vill förbättra din onboardingprocess är det en bra idé att börja med att se över hela processen, från start till slut. För att komma igång kan du ladda ner vår checklista för onboarding – den ger en grundläggande struktur för den nyanställdes första veckor och månader på företaget och hjälper dig att komma ihåg alla viktiga steg på vägen mot en bättre onboardingprocess.

Klicka nedan för att ladda ner den i Excel-format, och justera och bygg gärna vidare på den i takt med att din onboardingprocess utvecklas.