så genomför du referenstagning - steg för steg.

så genomför du referenstagning

Studier visar att 87 % av arbetsgivarna använder någon typ av process för referenstagning i sina anställningsprocesser. Trots det så underskattar många fortfarande det fulla värdet av detta kraftfulla rekryteringsverktyg. Referenstagning innebär att du ställer specifika frågor till en kandidats nuvarande och tidigare medarbetare eller chefer för att lära dig mer om kandidatens färdigheter, förmågor och erfarenheter.

När de görs och används på rätt sätt kan referenstagning göra det möjligt för ditt företag att bättre utvärdera kandidatens färdigheter och få en bättre uppfattning om hur väl kandidaten passar rollen och företaget.

Det är dock viktigt att vara medveten om att hur du genomför referensprocessen kan påverka värdet den ger. En referenstagning som genomförs snabbt och utan en tydlig plan kommer till exempel sannolikt att ge begränsade resultat. Å andra sidan kan en strategisk referenskontroll ge de insikter som krävs för att fatta sunda anställningsbeslut.

Av dessa skäl är det viktigt att ta fram en omfattande process för referenstagning som är utformad för att få den information du behöver. Fortsätt läsa för att lära dig hur du tar fram en process som fungerar för ditt företag.

att tänka på vid referenstagning: steg för steg 

När du tar fram en process för referenstagning finns det några saker du bör tänka på, till exempel:

förbered i förväg

Du ska aldrig genomföra referenstagningar oförberedd. Det kan leda till förvirrande eller irrelevant feedback samt eventuella efterlevnadsproblem. Ta dig istället tid att förbereda dig väl innan du ringer eller mailar till en referens. 

Börja med att be om input från eventuella kollegor i din organisation som är involverade i rekryteringsprocessen. Be dem påpeka alla områden som rör kandidaten som de vill ha mer information om eller eventuella problem de ser gällande kandidatens färdigheter eller egenskaper.

Ta dig sedan tid att läsa igenom kandidatens CV, ansökan, personliga brev, intervjuanteckningar och annan relevant information igen för att fräscha upp ditt minne. Det är också viktigt att du tänker till kring och bestämmer vad syftet med referenstagningen är. Är ditt huvudmål att verifiera kandidatens färdigheter, bestämma vilket jobb som passar eller se till att det inte finns några underliggande problem hos kandidaten som kan vara till hinder i rollen? Att ha definierat ditt syfte gör att du kan fokusera på att ställa frågor som kan ge de resultat du söker.

värna om kandidaternas integritet

Innan du genomför en referenstagning ska du alltid informera kandidaten om detta. Du bör också stämma av med ditt företags legal-avdelning och dataskyddsansvariga om uttryckligt samtycke från varje kandidat krävs innan du kontaktar en referens. Se också till att du förstår vilken kandidatinformation du kan och inte kan samla in och hur du hanterar dessa data efteråt

håll dig till öppna frågor

Öppna frågor fungerar bäst för referenstagning eftersom de ger referensen mer utrymme att svara fritt. Slutna frågor som exempelvis ja- och nejfrågor ger tvärtom sannolikt inte de värdefulla insikter du vill ha. Medan vissa slutna frågor kan vara användbara, särskilt i början och slutet av konversationen, bör de flesta av dina frågor ge referensen möjlighet att ge så mycket information som de tycker är lämpligt.

Här följer några exempel:

• Vilka var de viktigaste ansvarsområdena för kandidaten på dennes position?
• Hur hanterar kandidaten konflikter på jobbet? 
• Vad skulle du säga är kandidatens främsta styrkor och svagheter?

gör inte antaganden

När du gör en referenskontroll ska du alltid hålla dig till fakta genom att be referensen att backa upp sina svar med tydliga exempel. Om referensen till exempel anger att hen anser att kandidaten skulle passa bra för den aktuella rollen bör du följa upp det svaret med en ny fråga om vilka specifika färdigheter som skulle göra att kandidaten passar bra.

Läs inte heller in för mycket i referensens attityd eller ton. Utan att känna referensen personligen är det omöjligt att avgöra om detta bara är personens naturliga ton, om de helt enkelt har en dålig eller stressig dag eller om deras attityd har något att göra med kandidaten.

skynda inte på processen

Om du utför referenstagningen per telefon, var noga med att avsätta tillräckligt med tid för att ställa alla frågor. Det sista du vill göra är att skynda på processen. Om referenserna känner sig pressade kan de vara ovilliga att ge fullständiga svar. Dessa kontroller kan då misslyckas med att ge de insikter du behöver. 

Om du å andra sidan använder e-post för att skicka referenser ett frågeformulär att fylla i ska du se till att ge dem god tid på sig att fylla i det. Automatiserad referenstagning kan påskynda processen genom att låta referenser ge feedback om kandidaten från vilken enhet som helst och genom att automatiskt skicka ut påminnelser. Även om du använder ett automatiserat system vill du skicka ut frågorna i god tid för att säkerställa att referenserna har gott om tid på sig att besvara dem.

avbryt inte referensen

Tänk på att inte avbryta referenser medan de pratar. När allt kommer omkring vill du aldrig förhindra att en referens delger värdefull information om kandidaten. Ställ istället din fråga och ge sedan referensen tid att samla tankarna och svara. Det är dock okej att styra referensen tillbaka till ämnet om hen avviker för långt bort från den ursprungliga frågan eller om de börjar avslöja privat information om kandidaten som inte har något med jobbet att göra. 

Om du använder en onlinebaserad programvara för referenskontroll, till exempel Relevate referens, behöver du inte oroa dig för det här problemet. Referenser kan då istället ta sig tid att fylla i frågeformuläret online när det passar dem bäst. 

leta efter varningstecken

Det finns några varningstecken att leta efter när du utför referenstagningar, till exempel:

• kandidaten informerade inte referensen om samtalet.
• referensen kan inte svara på grundläggande frågor om kandidaten.
• grundläggande arbetsinformation, såsom befattning och arbetsuppgifter, stämmer inte överens med kandidatens CV.
• referensen säger att hen inte är rätt person att svara på frågorna.

Om du genomför en onlinebaserad referenstagning kan du kanske också upptäcka potentiella falska referenser. Till exempel kan vår Relevate Referens-teknik varna dig om referenser använder samma enhet via IP-spårning. 

Något av dessa varningstecken kan vara en indikation på att kandidaten förskönat några av sina färdigheter och erfarenheter eller att referensen är mindre trovärdig.

automatisera referenstagningen

Om du fortfarande utför referenstagning manuellt bör du kanske överväga att använda en automatiserad lösning för referenstagning istället. Med denna teknik kan du sända referenser ett kort onlineformulär som de kan fylla i när som helst, var som helst och från vilken enhet som helst. Dessutom kan ett automatiserat verktyg öka valideringen av referenser genom att du enklare kan tillfråga flera referenser än om du gjort arbetet manuellt, och även säkerställa att de får besvara samma frågor. Denna teknik kan också varna dig för eventuella bedrägerier. Vår lösning kan exempelvis upptäcka om två referenser använder samma enhet för att fylla i frågeformuläret. Tänk också på att du alltid kan göra ett uppföljningssamtal för att få mer information om det behövs.  

Automatiserade lösningar för referenstagning underlättar för dig, spar tid och effektiviserar processen. Med Randstads Relevate referens kan du till exempel effektivisera hela processen, samla in feedback av högre kvalitet på kortare tid och på ett säkert sätt. 

Lär dig mer om hur du genomför en korrekt och effektiv referenstagning genom att ladda ner vår steg-för-steg guide