Det finns få misstag i näringslivet som är dyrare än att anställa fel person. I bästa fall tvingar en felrekrytering dig att starta om rekryteringsprocessen för att åter tillsätta tjänsten. I värsta fall kan felrekryteringen leda till en dålig arbetsmiljö som skrämmer bort värdefulla medarbetare, sänker arbetsmoralen och hämmar produktiviteten. Oavsett vilket kan resultatet bli mycket kostsamt för ditt företag.
I en tid när stigande kostnader och lågkonjunktur utmanar företag i alla branscher har arbetsgivarna inte råd med kostnaderna som en felrekrytering innebär. Istället måste arbetsgivarna säkerställa en effektiv rekryteringsprocess som leder till snabbare, smartare och bättre anställningsbeslut.
I den här artikeln går vi igenom hur du kan förbättra din rekryteringsprocess för att minimera risken att fatta felaktiga beslut. Du får också tillgång till en kostnadsfri guide om hur du skapar en vinnande jobbannons som säkerställer att du attraherar rätt kandidater.
vad kostar en felrekrytering?
Många företag underskattar hur mycket en felrekrytering kan kosta företaget. I genomsnitt uppgår kostnaden för att anställa en medarbetare till tre till fyra gånger årslönen för den aktuella tjänsten. Det inkluderar kostnader före anställningen, t.ex. annonser, urval och intervjuer, samt kostnader efter anställningen, som introduktion och utbildning. Även indirekta kostnader behöver tas med i beräkningen, allt från minskad produktivitet till minskad kundnöjdhet.
Konsekvenserna av en felrekrytering kan till och med gå utöver dessa kostnader. Om du har turen att upptäcka felrekryteringen tidigt och vidta åtgärder kan dina kostnader bli begränsade. Om felrekryteringen däremot inte upptäcks i tid kan skadorna bli långtgående. Fel person på fel plats kan skapa en negativ arbetsmiljö som påverkar alla runt omkring. Dessa förhållanden kan skapa en lavin av störningar på din arbetsplats, såsom:
- minskad produktivitet: Att anställa fel person kan direkt påverka produktionsnivåerna för hela arbetsstyrkan. Detta gäller särskilt i branscher som är starkt beroende av teamwork och samarbete, t.ex. inom tillverkning och logistik.
- ökad personalomsättning: En felrekrytering kan påverka arbetsklimatet för en hel grupp och i värsta fall leda till att medarbetare slutar.
- försämrad kvalitet på varor eller tjänster: En anställd som inte har den kunskap eller erfarenhet som krävs för tjänsten kan leda till att kvaliteten på företagets varor eller tjänster försämras.
hur sker felrekryteringar?
Alla vet att det skapar värde för en organisation att anställa rätt medarbetare, och att värdet istället minskar om organisationen misslyckas med rekryteringen. Hur kommer det sig då att så många organisationer tar sig an rekryteringen på ett fragmenterat eller till och med slumpmässigt sätt?
Den främsta orsaken är otillräcklig kommunikation mellan HR-avdelningen och de rekryterande cheferna. På detta område har vi identifierat fem centrala faktorer som bidrar till bristfälliga rekryteringsprocesser och därmed till felrekryteringar:
- Rekryterande chefer inser inte vad det kostar att anställa fel person. Medan HR-avdelningar kan ha en god uppfattning om hur mycket det kostar att ersätta en felrekrytering, är det inte säkert att rekryterande chefer har det. När cheferna inte förstår den fulla effekten av sina anställningsbeslut kan de vara mindre strikta när det gäller att välja rätt kandidat.
- Rekryterande chefer saknar utbildning i god rerkyteringspraxis. Det är en vanlig missuppfattning att den rekryterande chefen är bäst lämpad att rekrytera nya medarbetare till sitt team. Utan en gedigen utbildning är det svårt för den rekryterande chefen att identifiera den bäst lämpade kandidaten.
- Rekryterande chefer känner ofta att det är bråttom att tillsätta en tjänst. Företag anställer oftast just när det finns ett behov, vilket innebär att det alltid finns ett internt tryck att påskynda processen, t.ex. för att den befintliga personalen är överbelastad eller för att en medarbetare plötsligt sagt upp sig och lämnat en viktig befattning otillsatt. Rekryterande chefer kan fatta förhastade rekryteringsbeslut där de ser mellan fingrarna med kandidaternas brister eller till och med förbiser tydliga varningssignaler.
- Rekryterande chefer använder inte en standardiserad rekryteringsprocess. Trots att standardiserade rekryteringsrutiner kan påskynda rekryteringsprocessen och leda till bättre resultat, saknar många företag fortfarande en modell för detta. Det gör att rekryterande chefer, som kanske har begränsad erfarenhet av rekrytering, ofta utvecklar sina egna metoder, vilket kan öka risken för att de fattar dåliga rekryteringsbeslut.
Dessa scenarier beror ofta på bristande samarbete mellan HR och rekryterande chefer. Bara för att HR-teamet inte fattar de slutgiltiga anställningsbesluten betyder det inte att de inte spelar en avgörande roll i anställningsprocessen. HR-teamen måste ge rekryterande chefer och kandidaterna förutsättningar att lyckas. De måste samarbeta – särskilt under intervjuprocessen, där både intervjufärdigheter och ämnesexpertis är avgörande. Nedan går vi igenom hur båda parter kan uppnå dessa mål.
hur du säkerställer en bra rekryteringsprocess
Som ledande global leverantör av HR-tjänster samarbetar Randstad med många olika företag i olika branscher för att hjälpa dem att hitta den bäst lämpade kandidaten. Vi vet att en effektiv rekryteringsprocess är avgörande för att säkerställa långsiktig framgång för ditt företag och dina medarbetare. Därför har vi identifierat fem nyckelområden som du du bör fokusera på för att lyckas med din rekrytering:
optimera arbetsbeskrivningen och jobbannonsen
Jobbeskrivningar och annonser är inkörsportar för nya kandidater, så det är avgörande att de verkar till er fördel. Det är de som avgör om du i slutänden väljer mellan en handfull utmärkta kandidater eller en handfull undermåliga kandidater. När du börjar bör du ur ett holistiskt perspektiv överväga vilka behov ditt team och din organisation har.
marknadsför företaget och er kultur på ett rättvisande och framgångsrikt sätt
Precis som chefer blir frustrerade när en medarbetare inte levererar, presterar nya medarbetare sämre när de känner att företagskulturen inte stämmer med vad som utlovats. Vår undersökning visar att mer än varannan arbetstagare skulle lämna sitt jobb om de kände att de inte hörde hemma där. Den goda nyheten är att denna känsla av tillhörighet kan förbättra produktiviteten och lojaliteten samtidigt som frånvaron minskar.
Försäkra dig om att potentiella kandidater som läser din jobbannons får en korrekt bild av er företagskultur. Förmedla sedan de viktigaste aspekterna av företagskulturen under intervjun. Om du tidigt förmedlar realistiska förväntningar på rollen minskar risken att kandidater som inte passar slinker igenom. Detta steg ger också kandidaterna möjlighet att avgöra om jobbet är något för dem.
formalisera intervjuerna för att säkerställa att kritiska aspekter av jobbet behandlas
Alltför många företag arbetar utan standardiserad intervjuprocess. Detta hindrar anställande chefer från att förmedla och ta emot avgörande information, såsom detaljer om kandidatens beteende, förmåga att hantera olika situationer och teknisk kompetens. Dessutom är det svårt för rekryterande chefer att jämföra resultaten av flera intervjuer på ett korrekt sätt om de inte använder en strukturerad intervjuprocess.
Gör inte heller misstaget att utgå från att dina rekryterande chefer har erfarenhet av att genomföra intervjuer. Se istället till att företaget erbjuder alla rekryterande chefer omfattande intervjuträning. Detta steg kommer att säkerställa en sammanhängande intervjuprocess på alla ledningsnivåer.
leta efter de egenskaper som utmärker alla framgångsrika medarbetare
Utöver att leta efter medarbetare med den rätta erfarenheten och kompetens bör anställande chefer också titta efter centrala egenskaper som alla nya medarbetare bör ha, oavsett befattning. Här ingår sådant som naturlig talang, vilja att lära, empati och tillit till den egna förmågan att fatta beslut. På samma sätt bör anställande chefer göra klart för sig vilka egenskaper de inte vill se hos en kandidat, och varför, genom att i förväg namnge och definiera dessa egenskaper.
Det finns ett antal rekryteringstester som kan hjälpa dig att bedöma en kandidats hårda och mjuka färdigheter. Dessa tester bidrar till ett opartiskt sätt för arbetsgivare att jämföra kandidaternas färdigheter och förmågor innan de anställer, vilket kan bidra till att förhindra felrekryteringar.
investera i HR-teknik
På dagens snabbrörliga marknader bör arbetsgivare utnyttja HR-teknik för att effektivisera sin rekryteringsprocess. Genom att till exempel använda teknik för att automatisera referenstagningen kan ditt företag utveckla en snabbare och mer exakt screeningprocess. Ytterligare HR-tekniska lösningar, som videointervjuer, kan ge en bättre kandidatupplevelse och möjliggöra ett bättre samarbete mellan all personal som är involverad i rekryteringsprocessen.
När du väljer HR-verktyg för din organisation bör du se till att du förstår potentialen och fördelarna som tekniken har att erbjuda. Se också till att HR-teamet får den utbildning som krävs för att implementera och hantera tekniken. Detta steg kan hjälpa ditt företag att maximera sin investering i HR-teknik.
hjälp med rekrytering
Alla framgångsrika rekryteringar börjar på samma sätt, nämligen genom att de rätta kandidaterna ansöker – och det åstadkommer du med rätt jobbeskrivningar och jobbannonser. Ladda ned vår kostnadsfria guide om hur du skapar framgångsrika jobbannonser idag. Vill du ha stöttning med hela eller delar av rekryteringsprocessen kan Randstad stötta dig. Kontakta oss gärna för mer info.
Jennie Strömqvist
inhouse manager