vad är referenstagning och varför är det viktigt?

Referenstagning är ett vanligt inslag i dagens rekryteringsprocesser. Faktum är att cirka 95 % av arbetsgivarna använder referenstagningen som en del i anställningsprocessen. Men något de ofta misslyckas med är att se dess fulla värde. 

På dagens hårt konkurrensutsatta arbetsmarknad är det kanske viktigare än någonsin att säkerställa att ditt företag anställer rätt kandidat redan vid första försöket. Och här kan referenstagning vara till stor hjälp, i alla fall när den görs och används på rätt sätt. Till exempel är en referenstagning ett optimalt verktyg för att fastställa rätt jobb och företag.

För att få ut det mesta av din referenstagningsprocess är det viktigt att förstå exakt vad det innebär, vilket värde det tillför anställningsprocessen och hur du samlar in de insikter du behöver för att välja rätt kandidater. 

Fortsätt läsa för att lära dig mer om vikten av referenstagning.

vad innebär referenstagning?

Referenstagning utförs vanligtvis nära slutet av rekryteringsprocessen. De används för att bekräfta eller dementera den uppfattning du som rekryterar har fått under rekryteringsprocessens andra delar, såsom intervju eller rekryteringstester, och för att få insikter om kandidaten genom feedback från nuvarande och tidigare chefer medarbetare. Denna feedback erhålls vanligtvis genom att ställa referensen en mängd olika frågor om kandidaten, antingen via ett telefonsamtal eller e-post.

Processen för referenstagning är ganska förenklad till sin natur. När det blivit dags för detta steg får kandidaten ge dig en lista med kontaktuppgifter till sina referenspersoner. Referenspersonerna kan vara nuvarande eller tidigare chefer, medarbetare, kollegor eller lärare. Det viktigaste är att det är personer som har god kännedom om kandidatens kompetenser, färdigheter och personliga egenskaper. Det är sedan ditt jobb att kontakta varje referens och ställa dem en rad frågor, till exempel "Hur skulle du betygsätta kandidatens förmåga att arbeta i ett team?"

Eftersom referenstagningen vanligtvis görs som ett av de sista stegen i rekryteringsprocessen behöver du bara göra en referenskontroll av de kandidater du överväger att anställa.

Även om processen i sig kan verka simpel är tricket för att få användbar feedback att se till att du ställer rätt frågor. Med andra ord har du mycket att vinna på att ha en strategisk plan för referenstagning

varför är referenstagning viktigt?

Det finns flera skäl till att utföra referenstagning, till exempel:

inhämta relevant information

Referenser är ofta en bra källa för att samla in arbetsrelaterad information om kandidaten. Faktum är att referenser kan vara den enda källan, förutom kandidaten själv, som har förstahandsinformation om arbetsprestation och färdigheter.

Att ställa rätt frågor under referenstagningen kan ge dig en mängd information, exempelvis om kandidatens styrkor och svagheter, förmåga att hålla tidsfrister och vilja att lära sig på jobbet. Detta kan i sin tur hjälpa dig att avgöra om kandidaten har rätt färdigheter och egenskaper för tjänsten.

fastställa rätt jobb

Som anställande chef eller rekryterare vet du redan att rätt kompetenser och färdigheter bara är en faktor att tänka på när du väljer rätt kandidat. Förutom att fastställa rätt jobb vill du också ha en kandidat som passar bra med chefen och företaget. 

Att genomföra referenstagningar kan hjälpa dig att avgöra hur väl en kandidat kommer att passa in och trivas på företaget. När allt kommer omkring är ju referenspersonerna förmodligen de som har bäst uppfattning av en kandidat eftersom de arbetat tillsammans. Kom ihåg att inkludera några frågor som direkt länkar till din företagskultur. Om ditt företag exempelvis har en kultur som bygger på samarbete och teambuilding bör du ställa frågor om kandidatens förmåga att samarbeta med andra. Du kan också fråga om exempel på när kandidaten arbetat i ett team för att utföra ett specifikt projekt och hur samarbetet fungerade

verifiera de sökandes uppgifter

En av de främsta fördelarna med referenstagning är att det kan hjälpa dig att verifiera fakta i kandidatens CV och jobbansökan. Med det sagt bör du inte misstro dina kandidater, men du bör heller inte tveka att be referensen att verifiera en del av denna information, till exempel befattning, arbetsuppgifter, ansvarsområden eller andra färdigheter. Verkligheten är att nuvarande och tidigare medarbetare ofta är de bästa personerna att bedöma kandidatens färdigheter och förmågor.

Med det sagt är det även viktigt att ha i åtanke att referenspersonerna ger sin uppfattning, ofta utifrån sina personliga åsikter som kan baseras på en mängd olika faktorer. Det är också bra att komma ihåg att de flesta kandidater väljer referenspersoner som de vet kommer att säga bra saker om dem. Var därför noga med att ställa uppföljningsfrågor för att få en så bra bild som möjligt. Om referensen till exempel anger att kandidaten är en bra ledare bör du följa upp genom att fråga vilka specifika ledaregenskaper kandidaten har och hur dessa satts på prov.

identifiera varningstecken

En annan fördel med referenstagning är att det kan göra dig uppmärksam inför potentiella problem som kan uppstå med kandidaten. Om referensens svar till exempel inte överensstämmer med kandidatens CV och jobbansökan kan det vara ett tecken på att kandidaten har förskönat några av sina färdigheter och erfarenheter.

Referensen kan också oavsiktligt antyda negativa beteenden på arbetsplatsen, såsom frekvent frånvaro, lågt engagemang, negativ inställning eller förolämpande beteende.

Ett annat varningstecken att vara uppmärksam på under referenstagningen är om referensen inte kan svara på enkla frågor om kandidaten. Detta kan tyda på att referensen och kandidaten faktiskt inte arbetade nära varandra, så den utvalda referenspersonen är kanske inte bäst lämpad att uttala sig om kandidatens arbetsprestation

tips för att genomföra referenstagning

Det finns några saker du bör tänka på vid referenstagning, till exempel:

avsätt tillräckligt med tid

Referenstagningar är mycket värdefulla för rekryteringsprocessen, men de kan vara mycket tidskrävande. Om du genomför dem via telefon, se då till att avsätta tillräckligt mycket tid för att kunna göra det ordentligt. Du kan också överväga att använda ett verktyg för automatiserad referenskontroll, som vår Relevate referens, för att genomföra processen på en bråkdel av tiden. 

ställ direkta, öppna frågor

Gör inte misstaget att ställa en rad ja- eller nej-frågor. Denna typ av frågeställning ger föga verkligt värde och hindrar referensernas förmåga att tala fritt och ge dig insikter om kandidatens verkliga förmåga. Håll dig istället främst till öppna frågor som ger referensen gott om tid att ge detaljer om kandidatens färdigheter och förmågor.

begär arbetsrelaterade referenser

Det är ett välkänt faktum att kandidater är mest benägna att välja referenser som de litar på kommer att ge en positiv bild av dem. Även om det i sig inte är något du kan förändra, så kan du kräva att kandidaten bara väljer referenser som hen för närvarande arbetar med eller har arbetat med tidigare. Du kan också begära att den sökande inte använder familjemedlemmar som referenser, även om de har arbetat tillsammans tidigare. Genom att vidta dessa åtgärder kan referensens kvalitet förbättras genom att du säkerställer att de har förstahandskunskap om kandidatens färdigheter.

förbered frågorna

När du ska genomföra en referenstagning ska du alltid vara väl förberedd och ha dina frågor redo. Det hjälper dig att se till att du samlar in relevant information, och säkerställer att du håller dig till sak och inte ställer frågor på känsla i stunden. Genom att ha förutbestämda frågor säkerställer du också en rättvis och likabehandlande process, genom att alla slutkandidaters referenser får svara på samma typ av frågor.

exempel på frågor vid referenstagning

Innan du genomför referenstagningen är det en god idé att be om input från dina kollegor i rekryteringsteamet. Be dem att peka på områden i kandidatens ansökan som kräver mer input eller om de kan se några problemområden. Du kan använda denna information för att ställa jobbspecifika frågor under mötet med referensen.

Vanligtvis börjar referenstagning med ett par grundläggande frågor i syfte att bekräfta att referensen faktiskt arbetat med kandidaten. Här följer några exempel:

• “Under vilken tidsperiod arbetade du med kandidaten?”
• "Vad hade kandidaten för jobbroll?"
• “Vilka specifika arbetsuppgifter och ansvarsområden hade kandidaten?”

Sedan kan du gå vidare till mer arbetsrelaterade frågor, till exempel:

• Hur skulle du betygsätta kandidatens förmåga att hantera stressiga situationer?
• Hur bra hanterade kandidaten konflikter på jobbet?
• Hur står sig kandidatens arbetsförmåga jämfört med andra i liknande roller?
• Vet du varför kandidaten slutade?
• Skulle du återanställa eller rekommendera kandidaten till denna position?

Utöver detta, ge referensen möjlighet att ge ytterligare information om sökanden, ta upp eventuella problem eller klargöra eventuella tidigare givna svar.

Om du önskar mer hjälp med processen för referenstagning, ladda ner vår referensmall med färdiga frågor du kan använda.