vilka hr-uppgifter är bäst lämpade för automatisering?

Automatisering är ett koncept som ser ut att öka i betydelse för företag och hela branscher för varje år som går. Särskilt i arbetslivet har denna trend gjort stora avtryck. Som KPMG noterat i sin rapportserie Rise of the Humans har utvecklingen inom och samspelet mellan artificiell intelligens, automatisering, maskininlärning och kognitiva plattformar ”haft en djupgående inverkan på arbetskraften”.

Om man tittar på denna trend ur ett HR-perspektiv gäller det för cheferna att hitta sätt att realisera fördelarna med automatiseringen utan att skapa negativa konsekvenser för verksamheten eller dess anställda.

Med detta i åtanke listar vi nedan några av de HR-områden som kan vara särskilt gynnsamma att automatisera.

automatisering inom rekrytering

Att hitta och anställa de personer som organisationen behöver för att utvecklas är ett av HR-avdelningens grundläggande ansvarsområden. Det kan vara en tidskrävande och utmanande uppgift, särskilt om det råder kompetensbrist eller om du har akuta behov och måste anställa snabbt.

Automatiseringsverktyg kan göra stor skillnad i och med att du slipper några av de mer betungande uppgifterna, vilket i sin tur frigör tid så att HR-teamet kan fokusera på de viktiga uppgifter som verkligen kräver mänskligt arbete.

Det finns en rad verktyg och tekniker att välja mellan för moderna företag som vill optimera sin rekrytering genom automatisering. Chattbottar kan t.ex. till stor del ta över den tidiga gallringen, där antalet kandidater som hanteras fortfarande är stort.

Ett system som bl.a. omfattar en chattbotsfunktion är Allyo. Allyo är en AI-driven rekryteringsplattform som stödjer olika uppgifter och arbetsflöden, såsom registrering av kandidater, gallring, bedömning och inbokning av intervjuer.

automatiserade referenstagningar

En specifik del av rekryteringsprocessen där du verkligen kan dra nytta av automatiseringens effektivitetsvinster är referenstagning. Detta är ett viktigt steg i rekryteringsprocessen, där du vill vara noggrann och fatta rätt beslut, utan att för den sakens skull tvingas lägga orimligt lång tid på uppgiften.

När kontrollerna utförs manuellt är arbetet mycket tidskrävande, och har ni inte tillräckliga personalresurser att avsätta för uppgiften riskerar ni att anställa personer som inte passar i den aktuella rollen eller på ert företaget.

Detta är ett tydligt exempel på hur en verksamhet kan gynnas av automatisering: en central process blir snabbare, effektivare och mer tillförlitlig.

Återigen finns det programvarulösningar avsedda särskilt för denna aspekt av HR-arbetet. Med Relevate referens använder man exempelvis koncept som kollektiv intelligens för att möjliggöra bättre rekryteringsbeslut.

automatisera introduktionen

En optimering av introduktionsprocessen kan ge en rad fördelar för företaget och personalen.

Om du gör ett bra jobb när nya medarbetare introduceras i verksamheten kan du förvänta dig fördelar som:

• Starkt engagemang redan från början
• Minskad personalomsättning
• Positiva arbetsrelationer
• Bättre resultat och högre produktivitet

Modern hire kan stödja introduktionen genom särskilt videomaterial och frågor till nya medarbetare. Med hjälp av en länk kan den nya medarbetaren svara på frågorna oavsett var han eller hon befinner sig, vilket underlättar introduktion på distans.

Om du använder automatisering på det här området behöver du inte oroa dig så mycket för administrationen och pappersarbetet utan kan istället lägga mer kraft på den mänskliga aspekten av att hjälpa nya medarbetare att finna sig tillrätta. Detta ger dig bättre förutsättningar att lyckas med introduktionen av nya medarbetare.

När det gäller specifika verktyg som kan stödja både automatisering och distansprocesser för introduktion av nya medarbetare hittar vi bl.a. Bamboo HR:s programvara, med funktioner som välkomstmeddelanden via e-post, IT-checklistor och elektronisk signering av dokument.

bemanningsplanering

En av de vanligaste utmaningarna som HR-chefer står inför idag är att samla in, hantera och analysera stora mängder personaldata.

Gör du detta på ett effektivt sätt kan du nå värdefulla insikter om dina personalresurser, hur de är fördelade och vad du skulle kunna ändra på för att åstadkomma förbättringar.

När man står inför komplex data kan det dock vara svårt att veta hur man ska ta sig an informationen.

Plattformar som Crunchr visar hur modern teknik kan hjälpa dig möta utmaningarna inom bemanningsdata och använda prediktiva analyser för att planera mer effektivt.

automatisera rutinuppgifter

En undersökning från Gartner visar att 69 % av en chefs tid vanligtvis upptas av uppgifter som skulle kunna skötas helt på teknisk väg.

Företaget exemplifierade detta med utläggsrapporter – som kan skötas av ett hanteringssystem för sådana rapporter – och coachning i stunden – som kan ersättas med realtidschattbottar.

Det finns många andra exempel på rutinuppgifter som skulle kunna automatiseras, såsom:

• Godkännande av tidrapporter
• Hantering av ledighetsförfrågningar
• Uppdatering av medarbetarregister
• Schemaläggning av utbildning

Om du låter tekniken ta hand om sådana här uppgifter får du mer tid över att koncentrera dig på den mänskliga sidan av HR-arbetet.

Känner du dig osäker på var ditt företag står när det gäller att införa och tillämpa denna typ av teknik? Randstad har tagit fram ett test som hjälper dig avgöra hur ”teknikredo” er HR-avdelning är.