workforce management.

Workforce management (WFM) handlar kort beskrivet om att planera och allokera personalresurser på ett sätt som säkerställer effektivitet i en verksamhet. Begreppet omfattar alla de aktiviteter, processer och förfaranden som är nödvändiga för att säkerställa effektivitet inom personalstyrkan och företaget. Workforce management handlar med andra ord om att placera rätt antal medarbetare med rätt kompetens exakt där de behövs, precis vid den tid när de behövs. Som verksamhetsram innebär workforce management ett betonande av prestation och kompetens med slutmålet att maximera produktiviteten på arbetsplatsen.

För att lyckas med workforce management och att planera sina personalresurser på ett sätt som maximerar effektivitet och produktivitet på arbetsplatsen krävs en workforce management-lösning. Dagens moderna lösningar innefattar ofta både mjukvara, hårdvara och tjänster för att kunna ge ett maximalt stöd av processen.

Ett företag kan ha nytta av workforce management på flera sätt, bl.a. genom

• optimerad schemaläggning och bemanningsplanering,
• minskad frånvaro,
• identifiering och åtgärdande av ineffektiva moment,
• kontroll över personalkostnaderna och
• förbättrad säkerhet för medarbetarna.

varför är det viktigt?

Processerna för workforce management bidrar till ökad medvetenhet och bättre planering, och gör det därmed tydligare vilka personalbehov företaget har. Flexibiliteten ökar, så att företaget kan anpassa sig till nya utmaningar utan kostsamma förändringar av verksamhets- eller rekryteringsstrategier.

Ökad flexibilitet och förbättrad bemanningsplanering bidrar till högre produktivitet, vilket ger högre vinst. Studier visar att det är dubbelt så sannolikt att en organisation överträffar konkurrenterna om den besitter kunskap om effektiv allokering och hantering av personalresurserna.

Nedan diskuterar vi några vanliga problem företag stöter på när det gäller workforce management och vilka strategier som kan användas för att lösa dem.

schemaläggning och bemanningsplanering

Det sägs att tid är pengar, och för dagens företag är det verkligen sant. Det gäller i synnerhet verksamheter med en stor personalstyrka, som inom tillverkningsindustrin där man på vissa anläggningar skulle kunna spara miljoner dollar genom att planera skiften på ett nytt sätt. Det är uppenbart att det är av största vikt för företag som vill ligga i framkant att hitta effektiva metoder för vecko- och månadsplanering.

Ungefär hälften av dagens chefer ägnar över två timmar i veckan åt bemanningsplanering. Vissa uppger att de lägger ned så mycket som 12 timmar per vecka på planeringsarbetet. Det är dessutom rejäla summor som står på spel; enligt samma rapport motsvarar varje skift som missas till följd av ett planeringsfel en kostnad på 531 euro per månad.

Bristfällig schemaläggning och planering kan leda till höga frånvarotal – vilket vi återkommer till nedan – men det kan också få andra konsekvenser. Bristfällig och oförutsägbar schemaläggning kan skada personalens arbetsmoral. Det leder också till ökad oplanerad övertid, vilket snabbt kan bli en stor kostnad.

Med en workforce management-lösning kan du optimera schemaläggningen med hjälp av den senaste tekniken, och förhoppningsvis eliminera de vanligaste smärtpunkterna. Du kan också uppnå andra konkreta resultat, som tillgång till en större kandidatpool eller förbättrad medarbetarretention.

frånvaro

Är du redo för lite chockerande statistik? Den oplanerade frånvaron bland amerikanska arbetstagare motsvarar ett produktivitetsbortfall värt 8,5 miljarder dollar årligen, medan den totala ekonomiska kostnaden för oplanerad frånvaro i Storbritannien väntas nå 26 miljarder pund till år 2030. Med andra ord är det oerhört viktigt inte bara att du rekryterar de bästa medarbetarna utan också att du får dem att dyka upp. Lika viktigt som det är att ha en stark personalstyrka är det att personalstyrkan är pålitlig.

Det finns ett antal vanliga skäl till frånvaro, såsom sjukdom eller skada, psykisk ohälsa, mobbning och trakasserier eller att man söker andra jobb. Alla dessa frånvaroorsaker kan på ett eller annat sätt angripas, t.ex. genom att uppmuntra medarbetarna att ta hand om sin hälsa eller genom att skapa en arbetsmiljö som får dem att vilja stanna kvar i verksamheten.

En workforce management-lösning kan vara till hjälp när du vill ta itu med de underliggande orsakerna till frånvaro – men den kan också hjälpa företaget hantera följderna av den befintliga frånvaron genom proaktiv planering och andra långsiktiga lösningar. En viss frånvaro är ofrånkomlig, men den behöver inte skada företagets resultat. Istället för att reaktivt fylla bemanningsluckor när de uppstår har ett framgångsrikt företag flexibla strategier för att hantera personalbrist.

Genom att analysera personalstyrkan med hjälp av t.ex. kompetensinventeringar får du en tydligare bild av er kapacitet och förmåga och en uppfattning om var problem skulle kunna uppstå vid hög frånvaro. En sådan analys hjälper dig också att identifiera företagets mest verksamhetskritiska processer. Slutligen får du när du fastställer vilka kompetenser som krävs för att utföra de kritiska uppgifterna ett gott underlag för utbildnings- och utvecklingsplaner.

ineffektiv drift och låg produktivitet

Effektivitet är ledstjärnan för modern affärsverksamhet, och nya tekniker och strategier syftar vanligtvis till att öka effektiviteten för att maximera avkastningen på investeringen. Men vad är effektivitet och vad innebär det att en verksamhet är ineffektiv? Enkelt uttryckt är din arbetskraft ineffektiv om ditt företag lägger mer tid och pengar på en viss process än andra företag i genomsnitt lägger ned för att göra eller producera samma sak.

Vad är det då som leder till bristande produktivitet hos medarbetarna, d.v.s. ineffektivitet? Precis som med de flesta driftsproblem finns det flera orsaker. Kanske är dina arbetskostnader för höga eller så har medarbetarna börjat tappa engagemanget; det finns undersökningar som visar att företag med ett större medarbetarengagemang också rapporterar 21 % högre produktivitet. Det kan också vara så att cheferna saknar data och därför inte kan identifiera problemen i den nuvarande verksamheten.

En workforce management-lösning innebär att du tar in den expertis som krävs för att åtgärda ineffektiviteter i verksamheten. En utomståendes perspektiv kan göra det lättare att identifiera problematiska strategier och hitta ett bättre sätt att fördela resurser och arbetskraft. Med hjälp av samarbetspartners som kan koppla den nya strategin till avkastning, bör du kunna sluta oroa dig över outnyttjade möjligheter och istället fokusera på tillväxt.

hög personalomsättning

Kostnaderna för hög personalomsättning kan vara avsevärda. Enligt vissa studier kostar det i genomsnitt 21 % av en medarbetares lön att anställa någon ny till samma tjänst. Och då har vi inte ens tagit hänsyn till kostnaderna för en otillsatt tjänst, t.ex. till följd av övertidstimmar eller problem med hälsa och säkerhet. Dessa kostnader växer snabbt om tjänsten inte tillsätts omgående.

Det finns flera effektiva metoder som företagen kan använda för att få bukt med en hög personalomsättning och få medarbetarna att stanna. Att erbjuda konkurrenskraftiga löner, bygga upp ett starkt employer brand, effektivisera introduktionen av nya medarbetare och förbättra rekryteringsprocessen är några exempel. Det är dock inte säkert att dessa åtgärder ger resultat om de vidtas var och en för sig.

Dina insatser för att få fler medarbetare att vilja stanna i verksamheten kan underlättas och få större genomslag om du använder en heltäckande bemanningslösning. En bemanningslösning som omfattar allt från rekrytering, urval och introduktion till skiftplanering och prognostisering kan hjälpa företag att behålla fler medarbetare, minska personalomsättningen och spara pengar – samtidigt som produktiviteten förbättras.

personalkostnader

Att åstadkomma kostnadsbesparingar är en vanlig prioritering för inköpsteam, särskilt inom tillverkningsindustrin, där en av de största utmaningarna för företagen är att uppnå maximal ekonomisk effektivitet och begränsa utgifterna. Ett alltför snävt fokus på de direkta personalkostnaderna innebär dock att man riskerar att missa de avsevärda indirekta personalkostnader som utbildning, personalomsättning, långa rekryteringstider m.m. ger upphov till.

Hur kan en flexibel bemanningslösning implementeras så att den bidrar till att minska både de direkta och de indirekta personalkostnaderna? Ett område som kan vara värt att fokusera på är rekrytering. Att nyanställa – särskilt enligt en god rekryteringsprocess – kan vara dyrt, så det är ofta ett plus om du kan hitta sätt att minimera nyanställningarna. Ofta kan företagets kompetensbehov tillgodoses genom kompetensutveckling eller omplacering av befintlig personal, något som underlättas av en bemanningslösning.

Att minimera förekomsten av överbemanning, d.v.s. när du betalar för större kapacitet än du behöver och anlitar fler medarbetare än vad som krävs, är också ett sätt för företaget att kontrollera kostnaderna. Ett sätt att minska risken för överbemanning är att analysera hur du utnyttjar personalkapaciteten för att få en tydligare bild av hur effektivt resurserna allokeras, och därefter överväga omallokeringar.

medarbetarnas säkerhet och den fysiska arbetsplatsens framtid

Det säger sig självt att det är bra att medarbetarna känner sig trygga på jobbet, men att erbjuda en säker, ren och konstruktiv arbetsmiljö bidrar också till att upprätthålla deras motivation. En säker, bekväm och stressfri miljö för medarbetarna är en av nycklarna till högre produktivitet. Utöver detta kan en osäker miljö utgöra en stor ekonomisk risk, eftersom skadade medarbetare inte kommer till jobbet och eventuellt kräver ersättning av företaget.

Innan du kan börja arbeta med företagets säkerhet för medarbetarna bör du dock ta reda på hur ni står er mot konkurrenterna. En extern bedömning kan vara första steget mot att integrera en workforce management-strategi i företagets affärsplan och ge insikter som omedelbart kan omsättas i åtgärder för en säkrare arbetsmiljö.

Det är också en bra idé att tänka igenom vilka anpassningar ni kan göra när pandemin nu klingar av och tillverkningsanläggningarna öppnar i allt större skala. Innovativa workforce management-strategier kan vara till hjälp i arbetet med att optimera säkerhetsförfarandena och hitta arbetssätt som främjar både säkerhet och effektivitet.

Att konkurrera på en global marknad är inte lätt. Företag med många medarbetare påverkas av produktionsfluktuationer, säsongsbundna förändringar, produktlanseringar, nya anläggningar och till och med reviderade affärsmodeller när de omgivande villkoren oväntat förändras, så som skedde under pandemin.

Randstad Inhouse Services stöttar företag med stora stora rekryteringsbehov och inom vertikala marknader i branscher som fordon, logistik, tillverkning, läkemedel och kundtjänst-/servicecentraler. Genom ett strategiskt partnerskap skapar vi en flexibel bemanningsmodell på plats hos kunden. Syftet är att utforma strategier för rekrytering och personalhantering som ger kontroll över kostnaderna och ökar effektiviteten.

Storskaliga bemanningslösningar ger fördelar som lägre rekryteringskostnader, högre medarbetarengagemang, skräddarsydda lösningar och möjlighet att dra nytta av HR-teknik. Vi strävar efter att hjälpa våra kunder med att

• få personalen att stanna kvar/minska personalomsättningen
• minska frånvaro och produktivitetsförluster genom effektiv frånvarohantering
• öka medarbetarnas produktivitet och trivsel
• minska övertidskostnaderna
• reducera spill, avseende både arbetstid och material
• tillhandahålla arbetsmarknadsdata, ekonomiska prognoser och mycket mer

Läs mer om hur Randstad Inhouse Services kan vara den rätta lösningen för dig

bemanningsplanering med randstad

Att sätta samman team av medarbetare med de rätta kompetenserna kräver enorma investeringar. Den tid som krävs för att organisera personalstyrkan – särskilt för inhyrd personal – innebär att företagets rekryterande chefer får mindre tid till uppgifter som tillhör kärnverksamheten och som skapar värde för organisationen. Vilken är då den bästa lösningen för företag som vill optimera sin bemanningsplanering?

En lösning som allt fler företag väljer är att outsourca bemanningsplaneringen till Randstad. Tjänsten omfattar ett system för schemaläggning och personalplanering online som förenklar hanteringen av den flexibla personalstyrkan – en process som annars ofta skapar stress.

Genom att outsourca bemanningsplaneringen till Randstad kan du som kund:

• välja mellan utvalda, förhandsgranskade kandidater när du behöver personal,
• snabbt och enkelt öka eller minska din bemanning efter behov,
• föreslå åtgärder och strategier för processförbättring samt
• förbättra kommunikationen med tillfälliga medarbetare och minska frånvaron.

Dessa fördelar är dessutom inte begränsade till tillfälliga medarbetare; vi kan hjälpa till även med din fasta personal. Randstad erbjuder också en rad olika flexibla bemanningslösningar som gör det möjligt för dig som kund att outsourca delar av workforce management-arbetet med Randstad och hitta den balans som fungerar bäst för dig.

att samarbeta med randstad

Randstad är världsledande inom HR-tjänster. Vi har 60 års erfarenhet och nära professionella relationer och expertis som spänner över flera kontinenter och branscher. Genom att erbjuda unika, lokalt anpassade lösningar kan vi möta alla företags behov inom bemanning – i stor eller liten skala, oavsett företagets storlek. Vi erbjuder våra kunder följande:

• Flexibel tillgång till de bästa lokala kandidaterna.
• Djupa kunskaper om de senaste metoderna och trenderna i aktuell bransch.
• Global närvaro och medvetenhet om optimeringsstrategier på frammarsch.
• Databaserade förbättringar och förslag som bygger på de senaste rönen.

Vi på Randstad ger dig tillgång till våra HR-tekniska verktyg, såsom videointervjuer, automatiserad referenskontroll med mera, så att du kan digitalisera viktiga delar av HR-processen. Eller så väljer du att överlåta rekryteringsprocessen i dess helhet till oss.

Det är dags att börja bygga upp bästa möjliga team så att du kan möta framtiden och dess överraskningar med vetskapen om att företaget har vad som krävs för att anpassa sig och nå framgång. Kontakta oss idag om du vill hitta personallösningar i ditt område eller ta reda på mer om hur våra workforce management-lösningar kan vara till nytta för dig.

Nu när du har en tydligare bild av de många fördelar som en workforce management-lösning kan innebära för företaget kan du börja ta fram en strategi för att implementera en sådan. Det bästa tillvägagångssättet är att börja med en inventering av era unika behov och de utmaningar som just ert företag står inför, och sedan uppdatera era personalstrategier så att de ligger i linje med affärsmålen.

Det är ofta en bra idé att följa stegen nedan i tur och ordning.

• fastställ era prioriteringar

Bestäm dig för vad i er nuvarande verksamhet du vill förbättra. Vilka smärtpunkter har orsakat problem den senaste tiden? Finns det några problem som ni dragits med länge? Hur kan du tänka på dessa problem i konkreta termer? Vill du t.ex. helst få fler medarbetare att stanna kvar på företaget eller är du mer intresserad av att attrahera nya kompetenta medarbetare?

• identifiera processer som inte fungerar och åtgärda dem

När du vet vilka problem du vill lösa är det dags att identifiera de befintliga processerna och ta reda på vad som inte fungerar som det ska. Det kan röra sig om en specifik process eller ett övergripande kommunikationsproblem. Exempelvis använder 44 % av alla organisationer tre eller fler interna system för workforce management-processer, vilket naturligtvis kan leda till att saker och ting tappas bort i skarvarna mellan systemen.

• undersök möjliga lösningar

Det finns många olika workforce management-lösningar på marknaden – från plug-and-play-program till strategiska partners med heltäckande bemanningslösningar, såsom Randstad. Du behöver alltså göra grundlig research för att hitta den lösning som passar just ditt företags behov bäst.

att outsourca workforce management

Att anställa medarbetare är i sig en kostsam och tidskrävande process, särskilt för företag med en stor personalstyrka eller många inhyrda medarbetare. Uppgiften kan stjäla uppmärksamhet från mer angelägna frågor, och det är inte säkert att ett personligt engagemang ger bättre rekryteringsresultat.

Men rekrytering behöver inte vara en börda. Genom att outsourca personalhanteringen och samarbeta med ett bemanningsföretag kan du minska stressen och få mer tid att fokusera på företagets kärnverksamhet. Randstads bemanningslösningar är skalbara, flexibla och effektiva, och följer de föränderliga personalbehov som våra kunder har. Kort sagt: med Randstad är du i goda händer.

Och det är inte bara tidsbesparingar du kan uppnå. Vi kan hjälpa dig att tänka holistiskt kring dina mål och tillsammans med dig ta fram robusta, hållbara och kostnadseffektiva lösningar. Med en välhanterad personalstyrka har du alltid bara de resurser du behöver, när du behöver dem – vilket minskar de allmänna omkostnaderna.

vad är workforce management?

I allmänhet kan workforce management omfatta ett brett spektrum av affärsprocesser, såsom tidsplanering, medarbetarengagemang, förmånshantering, schemaläggning och rekrytering. Om en process har att göra med hur personalstyrkan organiseras kan den förmodligen optimeras genom workforce management.

varför behöver jag arbeta med workforce management?

Det är svårt att tänka sig ett företag som inte skulle ha någon nytta av en workforce management-lösning. Workforce management och bemanningsplanering kan hjälpa dig att sänka kostnaderna genom att reducera antalet schemaläggningsfel, minska frånvaron, effektivisera rekryteringsprocessen och begränsa löneinflationen. Med andra ord behöver du en strategi och en lösning för workforce management om du vill spara tid och pengar, samtidigt som du förbereder dig för framtiden.

när är det bäst att införa en workforce management-lösning?

Det korta svaret är: så snart som möjligt. Mer specifikt kan det vara bra att börja investera i en workforce management-lösning om du är intresserad av att förbättra någon av följande processer:

• att förutsäga bemannings- och kompetensbehov på kort och lång sikt
• att analysera din befintliga personalstyrka genom att registrera och analysera resultat för att säkerställa att företaget når upp till riktmärkena
• att övervaka medarbetarnas tid för att kunna organisera arbetstider och löner på ett bättre sätt.

vem har nytta av en workforce management-lösning?

De allra flesta företag och verksamheter kan dra nytta av en workforce management-lösning. Internt kan en strategi och en lösning för workforce management ge stora fördelar för HR-avdelningar, ekonomichefer och personer i ledningen som behöver sammanställa rapporter och för mellanchefer med drifts- och resursansvar.

hur mycket kostar en workforce management-lösning?

Kostnaden beror på ett antal faktorer, men baseras vanligtvis på företagets storlek och antal anställda samt vilka funktioner som omfattas. Det är vanligt att den som tillhandahåller workforce management-lösningen tar ut en avgift per användare alternativt en månads- eller årsavgift.