tipsen för att skriva trevliga mejl fast du är sur.

Att skriva mejl är en vanlig kommunikationskanal på dagens arbetsplatser, oavsett vilken bransch eller yrkesroll du är verksam inom. Att behärska konsten att skriva trevliga mejl är därför oerhört viktigt. Det är ett sätt för dig att kommunicera med kollegor i organisationen och framföra dina åsikter och synpunkter. Och att kunna skriva mejl på ett trevligt sätt kan komma extra väl till hands de gånger du är frustrerad, irriterad eller rent ut sagt förbannad. Ett otrevligt mejl kan nämligen få förödande konsekvenser, både på ett personligt och ett affärsmässigt plan.

Här förklarar vi varför, och går igenom hur du skriver trevliga mejl (även de gånger du egentligen är sur).

därför ska du inte skriva mejl i affekt

Att skriva mejl i affekt är sällan en god idé och är något som du i möjligaste mån alltid bör försöka undvika. Anledningen till det är att när du är mitt uppe i känslor av ilska, irritation eller frustration, är risken stor att du skriver saker på ett sätt som du kan komma att ångra senare. Det kan också leda till att det hela blir ett större problem än vad det hade behövt bli, och kan komma att kosta tid och energi från både dig och personen du skickar mejlet till.

Din ambition bör istället alltid vara att uttrycka dig trevligt och sakligt, oavsett om kommunikationen sker i ett samtal öga mot öga, eller via mejl. Här underlättar det att ha en god kommunikativ förmåga, något du kan träna upp om du inte redan besitter denna egenskap. Även om ditt mål med mejlet är att framföra konstruktiv kritik, adressera ett problem eller lyfta en konflikt kan du göra detta utan att vara otrevlig. Att lyckas med det är helt klart lättare när du lugnat ner dig och kan se på saken med klarare ögon än när du är uppe i dina känslor. Därför är det viktigt att stanna upp och fundera på mål och konsekvenser innan du varken skriver mejlet eller trycker på skicka-knappen.

att skriva mejl när du är sur – tänk på det här

Har du själv fått ett otrevligt mejl eller haft ett samtal som gjort dig upprörd bör du, istället för att börja hamra på tangenterna, ta ett steg tillbaka och distansera dig från situationen. Ta en kopp kaffe, sätt dig ner och ta ett par djupa andetag. Kom ner i varv och samla dina tankar. 

Är du så pass upprörd att du inte kan lugna ner dig bör du fundera på om du ska mejla över huvud taget. Då kanske det är bättre att försöka träffa personen ansikte mot ansikte eller slå en signal över telefon. Muntlig kommunikation tenderar att bli lite mjukare i tonen och minskar också risken för att det uppstår missförstånd. Det är också lättare för motparten att direkt förklara sig och utrymmena för feltolkning minimeras. 

Om du lyckas lugna känslorna och landar i att mejl är den bästa kommunikationsvägen, finns det flera saker du kan ha i åtanke för att undvika några av de vanliga fallgroparna när det kommer till att skriva mejl i vredesmod. Nedan listar vi fem tips att ta till.

5 tips att tänka på innan du gräver djupare fallgropar

1. sätt dig in i den andra personens situation

Även om du är upprörd och känner att du exempelvis blivit felaktigt behandlad är det viktigt att du försöker att se situationen från motpartens perspektiv. Har personen bara uttryckt sig klumpigt eller misstänker du att hen varit otrevlig av ren illvilja? Det senare är sällan fallet, utan många gånger handlar det om missförstånd och brister i kommunikationen. Att tänka till kring detta kan dels hjälpa dig att lugna dina känslor, dels att kunna bemöta kollegans argument eftersom du bättre förstår dennes synvinkel.

2. fastställ vad målet och syftet med ditt mejl är

Innan du börjar formulera ditt mejl är det viktigt att du funderar över vad det är du vill åstadkomma, och att ställa dig frågan: Hur får jag fram mitt budskap så konstruktivt som möjligt? Svaret på denna fråga ska du sedan ha i åtanke när du skriver ditt mejl. Sådant som inte tjänar syftet kan du stryka. Genom att hålla dig till sak blir ditt budskap tydligare och mer slagkraftigt. 

3. öppna upp för fortsatt dialog

En anledning till att bli upprörd från första början är att du och kollegan har olika uppfattning om någonting. Målet för din kommunikation är då att försöka förstå din motpart och att få denne att förstå dig. Därför är det viktigt att du uttrycker dig på ett sätt som bäddar för förståelse och en öppen dialog. Använd uttryck som “Min uppfattning är…” eller “Som jag tolkat situationen…” och ställ också frågor om hur din motpart ställer sig till detta.

4. håll en respektfull och saklig ton

Att hålla en professionell och vänlig ton är A och O. Oavsett hur irriterad eller upprörd du är finns ingen poäng i att bli otrevlig, det förlorar du ofta mer på än du vinner. Det är också viktigt att hålla dialogen till sak och inte person, gå aldrig till personangrepp och undvik kommandon av typen: “Du måste”. Skriv istället: “Jag förstår din synpunkt, men...”. På så sätt visar du respekt för din motpart och öppnar samtidigt för fortsatt dialog. Är du saklig är det dessutom lättare för motparten att ändra sig. Om du är aggressiv och kritisk når du sällan fram till mottagaren. Var också försiktig med användandet av utropstecknen. Om du överanvänder dem framstår du lätt som onyanserad och hård i din ton.

5. våga be om hjälp

Att skriva trevliga mail när man är sur eller vill framför konstruktiv kritik är inte alltid lätt. För att öka dina chanser att mejlet tas emot väl, och minska risken att det uppfattas som otrevligt, kan du alltid be om hjälp. Be en pålitlig kollega att läsa igenom mejlet och att ge sin syn på hur hen tolkar det. Var också noggrann med att alltid läsa igenom mejlet själv en gång innan du skickar iväg det, för att säkerställa att det verkligen känns bra. 

Vi hoppas att du får användning av tipsen. Här följer en kortfattad sammanställning med de frågor du bör fundera över innan du trycker på skicka-knappen:

Vill du utvecklas inom i din karriär? På Randstad jobbar vi för att du ska få möjligheten att upptäcka din fulla potential. Vi har hundratals utvecklingsmöjligheter i våra lediga jobb.