vilka personuppgifter samlar vi in om dig? varför behöver vi dina personuppgifter? hur länge vi sparar dina personuppgifter?

vilka personuppgifter vi behandlar under din anställning och hur de samlas in

När du är anställd hos Randstad kommer Randstad behandla personuppgifter om dig. De personuppgifter som behandlas när du är anställd hos Randstad är:

  • dina kontaktuppgifter, såsom namn, postadress, e-postadress och telefonnummer.
  • personlig information, såsom födelsedatum, kön, personnummer, samordningsnummer.
  • information du lämnade i samband med din ansökan, såsom CV, testresultat, uppgifter som tillhandahållits av referenter, intyg.
  • information kring din anställning, såsom befattning, anställningsform, facklig tillhörighet och annan avtalsinformation.
  • information kring dina arbetsrelaterade färdigheter, såsom språkkunskaper.
  • information kring ditt uppdrag hos kund, såsom befattning, timmar du har arbetat, information om tidigare placeringar som uthyrd person till kundföretag på en och samma driftsenhet. 
  • information kring din personliga utveckling under din anställning, såsom uppgifter från medarbetarsamtal.
  • finansiell information såsom löneuppgifter och bankkontoinformation. 
  • skatterelaterade uppgifter, såsom löneuppgifter, sjukfrånvaro, tjänstledighet, veckoarbetstid.
  • uppgifter avseende förmåner.
  • information kring ditt medborgarskap, uppehålls- och arbetstillstånd.
  • information kring funktionshinder och hälsorelaterad information.
  • resultat av drogtester, hälsokontroller, kreditkontroller, kontroll av brottsregister och andra bakgrundskontroller som genomförs under din anställning eller genomfördes under din ansökan.
  • övrig information som du frivilligt lämnar till oss, såsom information till anhöriga för nödsituationer.

Vi samlar in och behandlar personuppgifter:

  • Som du själv lämnar i samband med att du har ingått i en anställningsprocess.
  • Som vi inhämtar från dig under den tid du är anställd.
  • Som vi hämtar från andra källor, t.ex. uppgifter från myndigheter, våra kunder eller referenter du angett under din anställningsprocess.

varför behöver vi dina personuppgifter?

det här använder vi personuppgifterna till i samband med din anställning

Randstad behandlar dina personuppgifter endast för följande syften:

  • att kunna fullgöra anställningsavtal mellan dig och Randstad, till exempel att beräkna och betala ut lön och hantera dina förmåner

    Nödvändigt för att uppfylla våra avtalsenliga åtaganden gentemot dig enligt ditt anställningsavtal med Randstad.

  • Att kunna bedriva Randstads verksamhet effektivt som du rimligen kan förvänta dig från randstad

    Till exempel fakturering till Randstads kunder, deltagarlista för interna händelser, (intern) revision, installation av interna system och andra åtgärder som är nödvändiga för att skydda vår konfidentiella information.

    Nödvändigt för vårt berättigade intresse att kunna bedriva Randstads verksamhet effektivt.

  • att hantera förfrågningar som du ställer till vår support

    Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att du kan kommunicera med oss.

  • att genomföra alkoholtester, drogtester och hälsokontroller för att säkerställa en säker arbetsmiljö och efterleva Arbetsmiljölagen

    Nödvändigt för att fullgöra Randstads rättsliga förpliktelse.

  • att genomföra en kreditupplysning om den är nödvändigt för tjänsten eller uppdraget du har sökt

    Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att individen är lämplig kandidat för tjänsten eller uppdraget.

  • att genomföra kontroll av brottsregister och andra bakgrundskontroller

    Uttryckligt godkännande som du är fri att ge vid varje tillfälle.

  • att kunna ge referens efter din anställning hos randstad upphört

    Nödvändigt för vårt berättigade intresse att kunna ge dig referens.

  • att efterleva lagkrav från Bokföringslagen och Lagen om anställningsskydd

    till exempel att säkerställa betalning av dina skatter, och krav från lag och kollektivavtal angående Randstads pensionsåtaganden mot dig

    Nödvändigt för att fullgöra Randstads rättsliga förpliktelse.

  • att kunna hantera randstads skyldigheter gentemot dig eller berörd individ, att hantera ärenden om påstådd diskriminering, betalningskrav och övriga hanteringar av tvister

    Nödvändigt för vårt berättigade intresse att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

  • att utföra marknadsanalyser, systemtester, affärs- och metodutveckling

    Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att tjänsterna och våra system möter anställdas och våra kunders behov över tid.

  • att behandla information om tidigare placeringar av uthyrd person till kundföretag på en och samma driftsenhet

    Nödvändigt för vårt berättigande intresse att bistå med information till både anställd och kund för dess lagliga rättigheter och skyldigheter enligt Uthyrningslagen (2012:854).

  • Att behandla information om diskrimineringsgrunder, frånvaro orsaker, personalomsättning, anställningsformer.

    Nödvändigt för vårt berättigade intresse att som arbetsgivare och för kund för uthyrd person att pro aktivt arbeta med dessa frågor i enlighet med Diskrimineringslagstiftning (2008:567), Arbetsmiljölagstiftning (1977:1160)
    m.m.

  • Utbildning och uppdatering av system/statistiska ändamål. Vissa av de system som vi använder för att tillhandahålla våra Tjänster är baserade på maskininlärningsteknik.

    För att den tekniken ska fungera på ett tillförlitligt sätt behöver den utbildas och uppdateras på grundval av befintliga uppgifter. Vi kan också komma att behandla personuppgifter på ett aggregerat sätt för statistiska ändamål.

    Nödvändigt för vårt berättigade intresse att utbilda och uppdatera våra system. Vi har vidtagit åtgärder för att begränsa effekterna för din integritet, såsom avidentifiering och en enkel opt-out-funktion i dina val.

I samband med din anställning behandlar vi dina personuppgifter för att efterleva lagar och regler, inklusive men inte begränsat till nationell och internationell sanktionslagstiftning, såsom antiterroristdirektiven.

vem vi delar med oss av dina personuppgifter till

Vi kan komma att dela med oss av dina personuppgifter till andra bolag inom Randstad/Koncernen och underleverantörer som tillhandahåller tjänster till oss, t.ex. leverantörer av drift och support av våra system. Randstad är fortsatt ansvarig för den behandling av dina personuppgifter som vi eller underleverantör utför på Randstads uppdrag och underleverantörer får inte använda personuppgifterna för andra ändamål än de vi anger. Delning av personuppgifter inom Randstad eller till underleverantör sker för att uppfylla avtalet mellan oss, dvs. för att vi ska kunna tillhandahålla de överenskomna tjänsterna till dig.

Personuppgifter om dig kommer också att delas med Randstads kund eller dess samarbetspartner i de fall det behövs i samband med uppdrag för kunden. Om vi lämnar dina personuppgifter till vår kund är kunden självständigt personuppgiftsansvarig för sin behandling av dina personuppgifter efter sådant mottagande från oss. 

På grund av rättsliga förpliktelser lämnas uppgifter om inkomst och skatteavdrag till skatte- och pensionsmyndigheterna eller andra myndigheter. Vissa uppgifter behandlas av bolag som har till uppgift att administrera Randstads lönesystem och lönehantering. Dina uppgifter kan komma lämnas till försäkringsbolag och/eller mäklare i syfte att administrera försäkrings- och pensionslösningar.

När vi delar med oss av personuppgifter enligt ovan kan personuppgifter överföras till bolag såväl inom som utom Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (“EES”). All sådan överföring är baserad på gällande lag och om behandlingen görs utanför EES kommer vara föremål för lämpliga skyddsåtgärder i form av t.ex. EU-kommissionens modellklausuler för sådan överföring eller att EU-kommissionen har beslutat att landet har en adekvat skyddsnivå.

hur länge vi sparar dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt med hänsyn till varför personuppgifterna samlades in. Det innebär att olika uppgifter kan komma att sparas olika länge. Randstad lagrar dina uppgifter under den tid du är anställd hos Randstad. Dina personuppgifter kommer att gallras inom 1 år efter din anställning hos Randstad har upphört med undantag för de personuppgifter som måste lagras under längre tid enligt till exempel Bokföringslagen eller på grund av åtaganden mot dig eller kund. Uppgifter som behövs för att ge ut en referens sparas 2 år efter din anställning har upphört. Uppgifter som rör ärenden om påstådd diskriminering, betalningskrav och övriga hanteringar av tvister sparas efter ärenden är nedlagt, förpliktelsen har avslutats samt följer lag och branschstandard. 

säkerhet

Randstad har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. Randstad anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Randstad regler för informations- och IT-säkerhet, interna policys avseende behandling av personuppgifter och andra interna föreskrifter och riktlinjer som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

dina rättigheter

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddsförordningen när det gäller dina personuppgifter: 

  • Rätt till tillgång – Du har rätt att få viss information om vår behandling av dina personuppgifter. Sådan information ges genom detta informationsdokument. Du har även rätt att få tillgång till en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig.   
  • Rätt till rättelse – Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade.  
  • Rätt till radering – Under visa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta brukar kallas “rätten att bli bortglömd”. Rätten till radering är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
  • Rätt till begränsning – Under visa omständigheter har du rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Rätten till begränsning är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
  • Rätt till dataportabilitet – Du har rätt att få ut personuppgifter du lämnat till oss (eller begära överföring av uppgifterna direkt från oss till en ny personuppgiftsansvarig) i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
  • Rätt att invända – Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig en intresseavvägning, om du inte anser att Randstad har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifterna. Rätten att invända gäller också behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring. 

Läs gärna mer om rättigheterna här: https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/de-registrerades-rattigheter/

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet om du anser att Randstad behandlar dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.